Bordereaux de règlements de sinistres

Les règlements créés sur des sinistres ne sont pas encore émis, au moment de leur création. Ils sont dans un état transitoire. Pour les rendre effectifs, et les décaisser en comptabilité, ils doivent être placés dans un bordereau de règlement de sinistres.

Vous accédez à la gestion des bordereaux de règlements de sinistres depuis le menu de gauche :

La page se compose de 2 onglets :

• « Règlements » : pour associer des règlements en attente dans un nouveau bordereau

• « Bordereaux » : pour accéder aux bordereaux existants

Onglet règlements : créer un bordereau

1. Filtrez les règlements à émettre

   • C’est ici que vous devez définir si vous émettez des virements ou des chèques, selon le mode de paiement que vous avez indiqué sur vos règlements.

2. Sélectionnez les règlements à émettre

   • Les règlements déjà émis dans un bordereau de sont plus disponibles ici

   • Si le destinataire d’un règlement n’a pas de compte bancaire valide, une icône d’avertissement vous le rappelle en bout de ligne

3. Créez un bordereau avec votre sélection de règlements

Reverser des recours clients

Un règlement négatif de type recours « client » émis à l’attention d’un tiers doit être entièrement recouvré par des encaissements, avant d’être reversé au client.

Dès qu’il est soldé, il apparaît dans la liste des règlements disponibles sous la forme d’un règlement positif que vous pouvez inclure dans un bordereau pour le reverser au client.

Solder une demande de remboursement sur sinistre par compensation

Le règlement peut alors être ajouté à un bordereau de règlement et son montant vient en déduction des montants devant être réglés au client. Cela n’est possible que si le règlement négatif respecte les conditions suivantes :

• Aucun encaissement ne doit avoir été saisi sur le règlement négatif.

• Son montant négatif doit être entièrement compensé par la somme des règlements positifs du client.

• Un règlement négatif peut être compensé par des règlements d’autres sinistres, à condition qu’ils concernent des contrats de même type et le même client. Ainsi, un règlement sur le sinistre d’un contrat PJ ne pourra pas compenser un règlement négatif sur le sinistre d’un contrat Auto.

• Si les types de règlements sont utilisés, le règlement négatif doit être entièrement compensé par le total des règlements positifs du même type que lui.

Pour un même destinataire, il n’est pas possible d’obtenir un montant total à régler négatif. Un bordereau de règlements sera donc toujours positif, quoiqu’il arrive.

Onglet bordereaux : gérer les bordereaux existants et notifier les destinataires

Une fois généré, un bordereau de règlements de sinistres est visible immédiatement dans le second onglet « Bordereaux ».

1. Filtrez vos bordereaux

2. Consultez vos bordereaux. Depuis la liste vous disposez des indicateurs suivants :

   • La nature des règlements du bordereau (chèques ou virements)

   • L’état du fichier de virement SEPA : icône rouge s’il n’est pas généré, verte s’il est disponible au téléchargement.

   • L’état d’envoi des notifications par email aux différents destinataires : si un seul destinataire n’a pas pu recevoir d’email, une croix rouge est affichée, sinon une coche verte.

3. Envoyez les notifications par email aux destinataires

Menu d’action des bordereaux

Depuis le menu d’action en bout de ligne vous accédez aux actions suivantes :

• « Télécharger le fichier SEPA » : pour récupérer le fichier SEPA normalisé au format XML, que vous déposerez ensuite sur la plateforme de votre banque.

• « Générer le fichier SEPA » : si les coordonnées bancaires des destinataires ont changé, ou si le fichier SEPA n’avait pu être généré, cette action recrée de toutes pièces le fichier SEPA du bordereau à partir des coordonnées bancaires des destinataires du bordereau.

• « Effacer le bordereau » : possible uniquement si les règlements ne sont pas déjà dans un bordereau sinistres compagnie ou un bordereau comptable, et si le bordereau en lui-même n’est pas dans un bordereau comptable.

Envoi des notifications par email

En cliquant sur ce bouton « Envoyer les notifications », vous lancez la notification de tous les destinataires ayant des règlements non notifiés. Modulr tient compte de tous les bordereaux affichés à l’écran, c’est-à-dire tous les bordereaux filtrés. Si un client ou un contact a déjà été notifié pour certains règlements, il ne recevra pas de nouvelle notification à leur sujet.

Modulr génère un email pour chaque destinataire, à partir du modèle d’email défini en configuration globale ; il est possible de définir 1 modèle pour les clients et 1 autre pour les tiers (contacts). Dans vos modèles vous pouvez utiliser l'étiquette suivante : {{claim_payment_email_submit}} qui permet de récupérer dans l'email les règlements de sinistre qui doivent être notifiés. 

Vous pouvez en outre préciser sur chaque fiche client et sur chaque fiche contact un modèle spécifique à utiliser pour cette fiche, à la place du modèle défini en configuration globale. En l’absence d’un modèle spécifique, on utilisera le modèle défini en configuration.

Les emails sont créés dans les fiches clients et contacts correspondantes, puis sont soumis à l’envoi, via le compte email défini en configuration.

Si un problème survient lors de l’envoi, les emails sont toujours présents dans les fiches clients et contacts.

Enfin, à la fin du traitement, une notification est envoyée à tous les membres de la liste de destinataires « Gestion des sinistres ».

Veillez à bien être membre de cette liste si vous souhaitez recevoir les notifications d’envoi et le rapport d’exécution.

La notification comporte un rapport d’exécution au format CSV, qui liste tous les envois d’emails et les éventuels problèmes rencontrés. En cas d’erreur (majoritairement dûs à un paramétrage avec le compte SMTP que vous aurez renseigné), le rapport précise la nature du problème pour vous permettre d’y remédier. Vous pouvez alors renvoyer les emails individuellement depuis chaque fiche client et chaque fiche contact concernée, en utilisant la fonction « Renvoyer ».