Agendas
Selon votre formule d'abonnement à Modulr, il est possible de créer un certain nombre d’agendas qui peupleront votre calendrier Modulr. Ces agendas peuvent être synchronisés sur vos tablettes et smartphone mais pas avec Google Agenda et les agendas d'Outlook. Les agendas sont accessibles par les collaborateurs autorisés depuis la zone de notification dans le bandeau en haut à gauche de chaque page de la plateforme.
Configuration des agendas
Dans la page d’Administration, les utilisateurs autorisés peuvent gérer la liste des agendas disponibles pour l’ensemble des collaborateurs.
Depuis cette interface, vous pouvez :
Ajouter un nouvel agenda.
Utiliser le menu d’actions, qui offre les options suivantes :
Une synthèse des informations utiles pour synchroniser l’agenda avec votre smartphone :
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 | Accès des collaborateurs ayant accès à l’agenda. Voir ci-dessous plus de détails sur cette fonctionnalité. |
 | Modifier l’agenda. Voir ci-dessous plus de détail sur l'édition des agendas. |
 | Supprimer l’agenda. |
Consulter le nom et la couleur des agendas, tels qu’ils seront affichés dans la section Agendas (voir plus bas pour leur utilisation au quotidien).
Ajouter / modifier un agenda
Cet écran vous permet d'éditer les éléments suivants :
Le nom de l’agenda.
La couleur de l’agenda, qui sera utilisée pour tous les événements associés dans le calendrier global.
Une description facultative
Un mot de passe qui sera utilisé pour synchroniser votre agenda avec votre smartphone.
Gérer les accès des collaborateurs
Depuis le menu d’un agenda vous pouvez accéder à une fenêtre de gestion qui permet de donner accès ou de retirer l'accès à chaque collaborateur. Il s'agit d'un accès en lecture et écriture. Par défaut, un nouvel agenda n’est ouvert à aucun collaborateur.
Depuis cette fenêtre, vous pouvez :
Définir l’agenda comme étant l’agenda principal de l'utilisateur.
Supprimer l'accès de l'utilisateur à l’agenda.
Ajouter un nouvel accès utilisateur.
Utilisation des agendas
Depuis le calendrier global (section Agendas), vous avez la possibilité d'ajouter, modifier ou supprimer des événements dans chacun des agendas auxquels vous avez accès. Ces événements sont partagés avec tous les utilisateurs ayant accès à l’agenda sélectionné.
L'ajout d'un événement se fait en cliquant sur une date. Une fenêtre s'affiche vous permettant de renseigner les informations suivantes :
La date et heure de début et la date et heure de fin de l'évènement. L'heure est grisée si vous cochez la case indiquant que l'évènement dure toute la journée.
L'objet de l'événement.
L’agenda dans lequel enregistré l'évènement (si vous en avez plusieurs).
Un éventuel client à rattacher à l'événement.
Une fois l'événement ajouté, celui-ci s'affiche dans le calendrier avec la couleur définie pour cet agenda. En cliquant dessus, une fenêtre s'affiche vous permettant de modifier ou de supprimer l'événement.
Les utilisateurs ayant configuré l’agenda sur leur Smartphone verront alors se synchroniser ces évènements.
Configuration pour iPhone
Pour synchroniser vos agendas sur iPhone, rendez-vous dans le menu Réglages / Mots de passes et comptes puis cliquez sur Ajouter un compte. Sélectionnez le type Autre puis Ajouter un compte CalDav et renseignez les informations en suivant la capture d'écran ci-dessous et en remplaçant le nom d'utilisateur par celui affiché dans Modulr Courtage au survol des 3 petites barres sur la ligne de l’agenda que vous souhaitez synchroniser.
Configuration pour Android
Sur Android, il vous faut télécharger dans un premier temps un adaptateur CalDAV (exemple : aCalDAV). Rendez-vous ensuite dans les paramètres de votre appareil, section Comptes, puis cliquez sur Ajouter compte / aCalDAV.
Renseignez les informations présentes dans le module de gestion de vos agendas sur Modulr Courtage afin de démarrer la synchronisation de vos données. À noter que selon l'adaptateur utilisé, l'URL du serveur peut varier, les parties entre crochets pouvant être obligatoires pour certains :
[http://]cal.modulr.fr[/cal.php]
Envoyer une invitation Outlook
Lorsque vous créez ou modifiez un rendez-vous sur le calendrier, vous avez la possibilité d'envoyer une invitation par email aux différents participants. Pour activer cette fonctionnalité, cochez la case située en bas de la fenêtre de saisie du rendez-vous :
En renseignant les différents champs de saisie proposés, vous pourrez faire parvenir une invitation par email au format .ICS à tous les destinataires sélectionnés. Bien que seul Outlook soit mentionné, ce format est supporté par tous les webmails et clients de messagerie courants. Ainsi, à l'ouverture de l'email, quelle que soit la messagerie utilisée, il sera proposé à l'utilisateur d'enregistrer le RDV dans l'agenda associé à cette messagerie (Outlook, GMail, Yahoo…).
Paramétrage de l'invitation Outlook
Organisateur : sélectionnez l'utilisateur Modulr à l'origine de la réunion
Compte email : liste des comptes emails de l'organisateur ; sélectionnez l'identité à utiliser pour émettre l'invitation.
Destinataires
Par défaut, l'invitation parviendra au client sélectionné pour la réunion. Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter des participants. Ils seront choisis parmi les contacts associés au client ou les autres utilisateurs Modulr ; en outre vous pourrez aussi ajouter des adresses emails manuellement. Tous ces destinataires seront en copie de l'invitation.
Contacts du client : Vous devez avoir sélectionné un client dans la réunion ; une fois un client renseigné, cette liste propose toutes les fiches contacts qui lui sont associées ; vous pouvez sélectionner tout ou partie de ces contacts ; ils seront tous en copie de l'invitation.
Collaborateurs : hormis l'organisateur, d'autres collaborateurs de Modulr peuvent être invités ; vous pouvez sélectionner tout ou partie de ces utilisateurs ; ils seront tous en copie de l'invitation.
Autres adresses : cette zone de saisie libre vous permet de renseigner manuellement des adresses emails additionnelles, en les séparant par des points-virgules ”;”.
Description
Cette zone de saisie multilignes vous permet d'ajouter un descriptif optionnel à la réunion.
Soumission
En soumettant votre saisie, un email type est envoyé à chaque participant, avec un fichier .ICS en pièce jointe contenant l'invitation.
Exemple GMail :
