Contrats avec assiettes

Certains contrats sont tarifés à partir de données annuelles et révisables du client : masse salariale, surface des bâtiments, chiffre d’affaires, etc…Si vous avez délégation de gestion des encaissements, vous créez certainement vos quittances au lieu de télécharger les primes émises par l’assureur. Dans ce cas vous pouvez avantageusement gérer les assiettes de cotisation dans Modulr pour les contrats concernés. Les avantages sont multiples :

• Vous pouvez effectuer un suivi des déclarations manquantes par année civile.

• Vos clients peuvent déclarer directement depuis leur espace client.

• Vos primes peuvent être calculées automatiquement à partir des derniers montants d’assiettes déclarés.

• Vous pouvez calculer automatiquement les montants des primes annuelles de régularisation, opération souvent fastidieuse.

Si vous utilisez les contrats d’honoraires dans Modulr, le montant des factures d’honoraires peut également être calculé à partir des assiettes de cotisation.

Activation

Au préalable, vous devez débloquer ces fonctionnalités dans Modulr en activant l’option de configuration « Activer la tarification sur base d'assiettes de cotisation ». Cette option se situe dans l’onglet Assurance.

Paramétrer la liste complète des assiettes

Les assiettes de cotisation qui pourront être utilisées sur les contrats doit être définie dans la liste personnalisée “Assiettes de cotisation”.

Notons que les valeurs de cette liste peuvent être restreintes à un ou plusieurs types de contrats.

Ainsi la liste d’assiettes proposées sur un contrat Protection Juridique, par exemple, ne sera pas polluée par des assiettes propres à un contrat Dommages aux Biens ou Protection Statutaire.

Paramétrage du type de contrat

Ensuite vous devez les activer individuellement pour chaque type de contrats concerné. Rendez-vous dans la page d’Administration, puis dans la liste des Types de contrats, et modifiez le type concerné.

Cochez ensuite la case « Autoriser la tarification sur base d'assiettes de cotisation » et validez.

Tous les contrats de ce types (futurs et existants) sont maintenant pourvus de la gestion d’assiettes.

Cela active essentiellement 2 nouvelles données sur vos contrats :

• La gestion des assiettes et de leurs montants déclarés, sur le contrat.

• Un taux global qui sera appliqué à la somme des montants déclarés pour calculer les primes annuelles. Ce taux est géré sur l’avenant.

Gestion des assiettes sur le contrat

Un nouvel onglet « Assiettes » est à présent disponible sur le contrat :

Il permet de gérer la liste des assiettes de cotisation, ainsi que les montants déclarés chaque année par le client.

Gestion de la liste des assiettes

Pour accéder à la liste des assiettes, survoler le menu ≡ et cliquez sur « Gérer les assiettes de cotisation ».

Une fenêtre s’ouvre et vous permet d’ajouter des assiettes.

1. Liste des assiettes du contrat. Vous pouvez supprimer une assiette uniquement si aucun montant n’a été déclaré pour elle.

2. Le bouton « + » permet d’ajouter une assiette. Au clic, les éléments ci-dessous apparaissent.

3. Choix de l’assiette à ajouter, parmi les assiettes paramétrées dans Modulr.

4. Cochez cette case pour indiquer que les montants déclarés pour cette assiette ne seront pas comptabilisés dans le calcul de la prime. Leur déclaration restera néanmoins obligatoire.

5. Permet d’indiquer que les montants de cette assiette seront automatiquement déduits d’une autre assiette. Choisissez ici la base de référence à partir de laquelle les montants seront calculés.

6. Indiquez ici à quel pourcentage des montants de la base de référence se rapportent les montants de cette base.

Exemple :

Pour une assurance de santé collective, on peut avoir les assiettes suivantes :

• Masse salariale

• Charges patronales = 10% de la masse salariale

Dans ce cas pour renseigner la base calculée, ajoutez d’abord l’assiette Masse salariale, puis ajouter l’assiette « Charges patronales » et indiquez « masse salariale » comme base de référence, et « 10 » comme pourcentage de la base de référence.

Préparamétrage

Vous pouvez pré-paramétrer vos assiettes depuis les produits : les nouveaux contrats créés sur la base de ces produits disposeront alors d’assiettes déjà paramétrées. Pour cela, accédez à la liste des produits dans la page d’Administration, recherchez le produit concerné, et ouvrez le en modification depuis le menu ≡. Recherchez alors la section « Assiettes de cotisation » pour découvrir des fonctionnalités identiques à celles de la fenêtre décrite ci-dessus.

Déclaration des montants d’assiettes

Depuis l’onglet « Assiettes » du contrat vous pouvez gérer directement les montants déclarés par el client.

Lors de la création du contrat prenant effet l’année N, vous pouvez renseigner les montants N-2, N-1 et N selon ce dont disposait le client lors de la souscription.

1. Liste des assiettes du contrat : chaque année civile rappelle la liste des assiettes. Les assiettes calculées rappellent l’assiette de référence ; les assiettes « pour information » sont en italique.

2. Montants déclarés : pour modifier ou saisir des montants il faut d’abord activer le champ de saisie en cliquant sur l’icône « crayon ». Les assiettes calculées étant déduites automatiquement de leurs bases de référence, leurs montants ne sont pas modifiables.

3. Validation des montants : les montants renseignés, soit par vous, soit depuis l’espace client, doivent être contrôlés et validés pour être utilisés dans le calcul des primes. Survolez l’icône d’un montant pour obtenir la liste des états de validation. Les assiettes calculées prennent le même état de validation que leur assiette de référence. Lorsqu’une année est entièrement validée, la ligne correspondante affiche une coche verte. Ses déclarations peuvent alors être utilisées pour calculer une prime provisionnelle ou une régularisation annuelle.

Total des assiettes pour la facturation : somme indicative des montants déclarés pour les assiettes qui ne sont pas « pour information ». On appliquera le taux global à cette somme pour obtenir la prime annuelle de l’année concernée.

Déclaration depuis l’espace client

L’extranet clients est disponible avec un abonnement Premium uniquement.

Lorsque vous créez un nouveau contrat dans Modulr, vous devez renseigner les montants d’assiettes que le client vous a fournis lors de la souscription. Tant que les premiers montants ne sont pas renseignés dans le contrat, le client ne peut pas déclarer de révisions sur ces montants depuis son espace client.

A la fin de la première année civile, il disposera de montants définitifs pour l’année de sa souscription. Il pourra alors déclarer ces montants révisés depuis son espace client, si vous avez activé cette option dans la configuration de l’extranet client et uniquement pour les contrats marqués comme révisables annuellement.

Le client dispose ainsi d’un écran « Déclaration d’assiettes de cotisation » qui permet de consulter toutes les déclarations passées de l’ensemble de ses contrats et permet de déclarer les années passées non encore validées, ou l’année en cours à partir du 15/12, uniquement sur les contrats actifs ou résiliés au cours de l’année courante ou précédente.

Les déclarations effectuées par le client apparaissent de votre côté dans l’état « A valider ».

Note : sur l’extranet client, si plusieurs contrats du même client possèdent les mêmes assiettes de cotisation, la saisie d’un montant pour une assiette donnée répliquera automatiquement le montant saisi sur les autres contrats de la même assiette et pour la même année, sauf si l’année en question a déjà été validée sur les contrats en question.

Suivi et relances

Vous pouvez suivre depuis le tableau de bord les déclarations effectuées par le client, grâce à l’encart « Eléments à valider » :

Pour obtenir la liste des contrats pour lesquels une déclaration est manquante, rendez-vous dans la page « Contrats » et filtrez par « Etat des déclarations d'assiettes » en choisissant « Non déclaré »

Quel que soit le traitement que vous effectuez, vous pouvez ensuite alerter vos clients par le biais d’un courrier publiposté ou d’un email prédéfini. A cette fin vous pouvez exploiter les étiquettes de publipostage dédiées aux contrats tarifés par assiettes.

Gestion du taux global sur l’avenant

Taux ou montant unitaire global

Cette information est portée par les avenants du contrat. Vous y accédez donc par le sous-onglet « Modifications » du contrat. Vous pouvez indiquer un taux, en précisant les unités « Pourcent » et « Pourmille » (pours les assiettes indénombrables comme la masse salariale), ou bien opter pour un montant unitaire (pour les assiettes dénombrables comme le nombre de salariés ou la surface en m²).

Détail du taux par garanties

Pour calculer les primes, on applique le taux global à la somme des déclarations d’assiettes d’une année validée.

Le taux / montant unitaire est globalisé, mais vous pouvez détailler sa composition selon les garanties du contrat. Indiquez en face de chaque garantie concernée la fraction du taux / montant unitaire qu’elle représente.

Ce tableau est purement indicatif ; il peut être publiposté dans un email ou un document.

Toutefois, si la somme des fractions que vous avez indiquées n’est pas strictement égale au taux/montant unitaire, ce tableau ne sera pas publiposté. Dans ce cas un indicateur d’avertissement s’affiche au niveau du total pour signaler une incohérence dans les montants.

Calcul de la prime

Termes

Dès lors que votre taux global est renseigné, et qu’au moins une année de déclaration est entièrement remplie et validée, Modulr peut calculer les primes du contrat. Lorsque vous créez un nouveau terme, Modulr commence par calculer le montant de la prime HT annuelle :

[Somme des déclarations de la dernière année validée ⩽ début de la quittance] x [taux ou montant unitaire global de l’avenant applicable au début de la quittance]

Puis ce montant annuel est ramené au fractionnement du contrat (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel) pour calculer la prime HT de la quittance.

On en déduit ensuite la prime TTC, la commission, et les éventuels frais de courtage.

Ceci présente le cas de figure le plus classique et le plus simple. Il peut être potentiellement plus complexe si vous faites intervenir des proratas, indices, ou encore des lignes de détail de prime.

Exemple :

Soit un contrat de santé collective trimestriel dont l’échéance principale est le 1^er janvier. On dispose des déclarations complètes pour l’année 2019 seulement (pour un total de 500000). Suite à une évolution des garanties du contrat, on a créé un avenant d’évolution tarifaire pour l’année 2021 afin de préciser le nouveau taux global applicable, qui est désormais de 10%. La prochaine échéance principale étant le 01/01/2021 on souhaite créer le terme de cette nouvelle période (le contrat étant trimestriel, la période de la quittance ira du 01/01/2021 au 31/03/2021).

La prime HT de la quittance trimestrielle sera calculée à partir :

• Des assiettes 2019 : 500000€

• Du taux global du dernier avenant en vigueur au 01/01/2021 : 10%

Soit Prime HT = 500000 x 10% / 4 = 12500€ HT

La prime étant calculée à partir de montants d’assiettes d’une année passée, elle est donc dite « provisionnelle ».

Régularisations annuelles

Si des primes ont été calculées pour une année donnée, à partir de montants d’assiettes d’années précédentes (primes provisionnelles), ces montants devront être révisés à la fin de l’année concernée. Les montants définitifs de l’année concernée seront déclarés en fin d’année par le client. Si ces montants ont changé par rapport à l’année qui avait servi à calculer les primes provisionnelles, il faudra régulariser les montants provisionnés.

Pour créer une quittance de régularisation annuelle sur une contrat tarifé par assiettes, rendez-vous dans l’onglet « Quittances » du contrat, et choisissez « Régularisation » dans le menu « + » :

Choisissez ensuite la période à régulariser. Si l’échéance principale du contrat a changé au fil des avenants, Modulr ne pourra pas calculer de régularisation et il faudra remplir les montants à la main.

Le calcul se fait alors automatiquement en suivant ces étapes :

• Calcul de la prime annuelle à partir des derniers montants d’assiettes disponibles pour cette période

• Soustraction de toutes les primes des quittances déjà créées pour cette période

• Le résultat est la prime HT de la quittance de régularisation annuelle.

• On en déduit les autres montants (prime TTC, commission, frais de courtage…). Selon l’évolution des montants d’assiettes par rapport à ceux utilisés dans les primes provisionnelles, la régularisation peut donc être positive (reste à payer) ou négative (ristourne).

Exemple :

Reprenons le contrat de santé collective trimestriel de l’exemple précédent. Les 4 termes trimestriels ont déjà été créés. Au 31/12/2021, le client connaît les chiffres définitifs de sa masse salariale, et vous les fournit aussitôt : suite à des licenciements / démissions, sa masse salariale a baissé de 500000 € à 440000 €. Ces montant sont saisis dans Modulr et validés. Vous créez alors une quittance de régularisation pour 2021.

Le contrat ayant une échéance principale au 1^er janvier, Modulr vous propose une période du 01/01/2021 au 31/12/2021, que vous choisissez. Les montants de la quittance sont alors remplis comme suit :

• Prime HT annuelle théorique = 440000 x 10% = 44000 €

• Primes HT provisionnelles = 12500 x 4 = 50000 €

• Prime HT annuelle régularisée = 44000 – 50000 = -6000 €

Votre cabinet étant en gestion confiée, il doit rembourser 6000 € au client. Cette prime négative sera ensuite déduite des reversements de primes effectués vers l’assureur, ou bien l’assureur vous remboursera. Le cas échéant, si le client était en retard de paiement pour le dernier trimestre, vous pourrez affecter la ristourne de 6000 € à la quittance terme impayée pour la solder partiellement.

Publipostage

• La liste des assiettes de cotisation d’un contrat peut être publipostée par une étiquette spéciale.

• Chaque assiette peut être publipostée individuellement, par le biais du code indiqué dans la liste personnalisée “Assiette de cotisation”.

• Les déclarations des assiettes de cotisation peuvent être publipostées :

  • Individuellement, par le biais du code indiqué dans la liste personnalisée “Assiettes de cotisation”

  • Le total des montants facturables (montants des assiettes qui ne sont pas “pour information”)

  • Dans les deux cas, l'étiquette par défaut renvoie le dernier montant saisi sur le contrat.

  • On peut néanmoins préciser dans l'étiquette l’année de déclaration que l’on souhaite publiposter.

La liste des étiquettes disponibles présentée ci-dessous est issues de la page Étiquettes pour le publipostage (section “Contrat”).