Dématérialisation de factures sous Chorus Pro
Chorus Pro est une plateforme de gestion de factures numériques utilisée exclusivement par le secteur public. Elle a été déployée pour faciliter l’émission des factures des entreprises et ainsi réduire leur temps de traitement.
Si vous souhaitez activer cette option sur votre base, il est nécessaire de contacter notre service commercial préalablement pour mettre en places certains réglages sur votre base et vous guider dans le reste du paramétrage.
Les émetteurs de factures (prestataires, courtiers, assureurs…) peuvent déposer leurs factures directement sur cette plateforme, et de leur côté les structures publiques peuvent les gérer et les régler directement depuis Chorus Pro.
Les échanges peuvent se faire par dépôt de fichiers ou par API. Modulr utilise un raccordement par API. Les émissions de quittances et factures d’honoraires peuvent se faire manuellement mais il est également possible de configurer une émission automatique dans Chorus Pro, à fréquence quotidienne.
Ce que fait Modulr
Emission manuelle et automatique des factures dans Chorus Pro.
Ce que Modulr ne fait pas
Prise en compte de l’état des factures dans Chorus Pro.
Solder les factures automatiquement si elles sont réglées dans Chorus Pro
Paramétrage
Vous devez activer la dématérialisation de factures dans l’onglet « Assurances » : option « Activer la dématérialisation de facture ». Une fois réalisé, les options de paramétrage seront disponible dans l’onglet “Système”.
Paramétrages
Renseigner les données de raccordement dans l’onglet « Système » :
Le champ “Identifiant utilisateur courant” est facultatif et sera au format numérique si vous souhaitez le renseigner.
Le champ “Identifiant fournisseur” est à récupérer par un appel API à la méthode “recuperer/structures/actives/fournisseur” de PISTE. Soit votre prestataire informatique est en mesure de réaliser cette requête, soit contacter notre service commercial pour qu’il fasse la demande auprès de notre service production.
Les délais pour la dématérialisation sont facultatifs et ne concernent que la dématérialisation automatique si vous avez demandé son activation :
Par défaut, les quittances et factures sont dématérialisées le soir-même.
Si des délais sont renseignés, les quittances et factures ne seront dématérialisées qu’après le délai indiqué en jours, à compter de leur création.
Enfin, vous devez activer la dématérialisation de factures dans l’onglet « Assurances » : option « Activer la dématérialisation de facture ».
Pour éviter de reprendre tout l'historique des quittances sur les contrats dont vous avez activé Chorus Pro', il est possible de renseigner la date à partir de laquelle vous souhaitez que les quittances soient transmises à Chorus : “Chorus - Ne pas dématérialiser automatiquement les quittances et factures dont la date de saisie est antérieure ou égale au”. Par exemple, vous renseignez la date du 31/12/2021, les quittances créées à partir du 01/01/2022 seront soumises à la dématérialisation.
Tant que cette option de configuration est vide, l’automate quotidien de 19h00, permettant d’envoyer automatiquement les quittances de la journée vers Chorus Pro, ne fonctionnera pas.
La tâche planifiée s’arrêtera avec une erreur, aucun rapport d’exécution ne sera produit car l’action n’aura même pas été lancée.
Liste de destinataires
Les dématérialisations de factures se font en tâches de fond. Lorsqu’elles sont terminées, Modulr affiche une notification adressée aux utilisateurs membres de la liste « Administrateurs Chorus ». Pensez donc à ajouter les utilisateurs concernés dans cette liste. Pour y accéder : page d’Administration, section « Destinataires et déclencheurs des tâches ». Puis cliquez sur l’icône « utilisateur » pour ajouter des utilisateurs :
Société
Pour que vos dématérialisations permettent un règlement direct par le client depuis Chorus Pro, vous devez indiquer vos références Chorus Pro de vos comptes bancaires. A cette fin, vous disposez de 2 nouveaux champs sur chaque compte bancaire de vos sociétés :
Code du service du fournisseur
Code du compte bancaire fournisseur
Client
La dématérialisation ne peut concerner que des structures du secteur public, le client doit donc être de type Entreprise.
En outre, il est indispensable de renseigner le SIRET du client pour qu’il puisse être identifié dans Chorus Pro.
Contrat
Enfin, il faut activer la dématérialisation sur chaque contrat, individuellement. Lors d’une création/modification de contrat, cherchez la section suivante :
Cochez la case « Activer Chorus Pro ? ».
Remplissez les 3 autres champs : ces données peuvent être obligatoires si le client l’a spécifié pour sa structure dans Chorus Pro. Par exemple si le client requiert le Code service et que vous ne l’avez pas renseigné, toutes les factures envoyés à ce client seront refusées par Chorus Pro, et la raison (code service non renseigné) sera mentionnée dans le rapport d’erreurs en fin de traitement.
Emettre une facture dans Chorus Pro
Dès lors que Chorus est activé sur un contrat et que toutes les données associées sont renseignées, vous disposez d’une nouvelle option sur une quittance Modulr.
Commencez par créer votre quittance comme d’habitude. Depuis une quittance existante, vous disposez maintenant d’une nouvelle action dans le menu de la quittance :
Cette action n’est disponible que si les conditions suivantes sont vérifiées :
Un avis d'échéance doit exister pour cette quittance. En effet, l’avis PDF sera joint à la facture Chorus Pro au titre de pièce principale.
Le numéro SIRET doit être renseigné sur le client.
Le code service doit être renseigné sur le contrat.
Une demande de dématérialisation ne doit pas déjà être en cours pour cette quittance.
La quittance ne doit pas être corrompue.
Si l’action est disponible, vous avez ensuite la possibilité de rajouter des documents de la fiche client à votre facture :
Notez que l’avis d’échéance ou la facture d’honoraires sera ajoutée automatiquement en tant que pièce jointe principale.
Cet écran vous permet d’ajouter des pièces secondaires facultatives. Il n’existe pas de limite au nombre de pièces pouvant être ajoutées par ce biais, cependant Chorus Pro limite la taille des fichiers envoyés :
Chaque pièce jointe ne peut dépasser une taille de 10 Mo.
La taille cumulée de toutes les pièces jointes à une même facture ne peut dépasser 120 Mo.
Lorsque vous lancez la demande de dématérialisation, celle-ci se déroule en tâche de fond :
Modulr constitue la facture Chorus Pro en ajoutant l’avis d’échéance en tant que pièce jointe principale, et les documents choisis par vos soins en tant que pièces jointes secondaires.
La facture est envoyée sur Chorus Pro
En retour, Chorus Pro valide la réception des pièces jointes, et l’enregistrement de la facture.
Modulr affiche une notification lisible par tous les membres de la liste « Administrateurs Chorus ».
Si un problème est survenu, un rapport CSV est joint à la notification et précise le problème. De plus, la quittance est de nouveau dématérialisable.
Si la facture est bien réceptionnée, la notification le précise et la quittance ne sera plus dématérialisable.
Une quittance dématérialisée doit ensuite être soldée comme une quittance confiée classique : par insertion d’un encaissement client, puis affectation de cet encaissement à la quittance. Cette opération n’est pas gérée automatiquement si le client règle par Chorus.
Emettre des factures en masse dans Chorus Pro
Dans l’éventualité où la dématérialisation automatique n’est pas activée, vous pouvez manuellement envoyer des quittances en masse à Chorus Pro. Pour cela, rendez-vous dans la page « Quittances » ; effectuez une sélection des quittances concernées. Vous disposez pour cela des filtres habituels.
Si vous sélectionnez une quittance qui est déjà dématérialisée ou en cours de dématérialisation, elle ne sera pas renvoyée dans Chorus Pro.
Utilisez ensuite l’action sur sélection « Dématérialisation Chorus Pro » :
L’utilisation de cette action ne permet pas d’adjoindre un document de la GED, comme on pouvait le faire lors d’une dématérialisation individuelle.
Une confirmation vous sera demandée avant tout traitement.
L’envoi des quittances et factures va alors se faire en tâche de fond. Pendant le traitement, toutes les quittances et factures concernées seront en cours de dématérialisation, et ne pourront pas être renvoyées dans Chorus.
Lorsque le traitement se terminera, vous recevrez une notification en haut de votre écran Modulr, avec un rapport CSV téléchargeable contenant le résultat de toutes les dématérialisations. Si vous aviez pris par erreur des quittances déjà dans Chorus Pro, cela sera signalé. De même, si Chorus Pro refuse une quittance, l’erreur remontée par Chorus Pro sera lisible dans le fichier.
Dématérialisation automatique
Dès lors que la dématérialisation est activée et que les paramétrages de base sont corrects, une tâche de fond récurrente est créée automatiquement pour s’exécuter chaque jour à 19h. Chaque jour, pour les le contrats autorisant les dématérialisations, Modulr identifie toutes les quittances et factures d’honoraires non dématérialisées, et dont la date d’effet est atteinte ou dépassée.
Rappel sur les dates d’effet :
quittances terme à échoir : date d’effet = date de début
quittances terme échu : date d’effet = date de fin
factures d’honoraires : date d’effet = date de création
Ainsi, une quittance émise le 15/11/2021 pour le 01/01/2022 ne sera pas dématérialisée immédiatement : Chorus attendra le 01/01/2022.
Toutefois, vous pouvez définir une règle pour émettre les quittances et les factures dans Chorus avant leur date d’effet normale. Dès lors que la dématérialisation est activée en configuration, vous disposez de 2 nouvelles options dans l’onglet « Système » :
Chorus - Délai en jours pour la dématérialisation automatique des primes d’assurance
Chorus - Délai en jours pour la dématérialisation automatique des factures d’honoraires
Ces options permettent de définir avec quelle avance en jours une quittance ou une facture doit être envoyée à Chorus Pro.
Attention toutefois : une quittance ou une facture dématérialisée prend une date d’effet dans Chorus égale à la date de sa dématérialisation !
Exemple
Si vous définissez un délai de 30 jours pour les quittances d’assurance, une quittance du 01/01/2022 sera envoyée automatiquement à Chorus 30 jours avant, soit dès le 02/12/2021.
Les quittances et factures en cours de dématérialisation suivent les mêmes mécanismes que ceux décrit plus haut pour des dématérialisations manuelles.
La tâche de fond automatique renvoie la même notification de fin de traitement que lors des envois manuels.
Saisie des paiements par n° de facture Chorus
L’écran de saisie de paiement, qui permet de solder rapidement une quittance ou une facture, demande de renseigner un numéro de quittance ou de facture. Celles qui ont été dématérialisées possèdent un numéro supplémentaire issu de Chorus Pro.
Dès lors que la dématérialisation est activée en configuration, l’écran de saisie des paiements prend également en charge le n° de facture Chorus pour identifier les dettes à solder.
Pour ce faire, renseignez simplement le N° Chorus de votre facture et cochez la case « Il s’agit d’un n° interne CHORUS Pro » qui s’affiche désormais. Il ne vous reste plus qu’à poursuivre la procédure d’affectation de paiement classique.
Filtrage des quittances et factures par n° de facture Chorus
Dès lors que la dématérialisation est activée en configuration, les pages Quittances et Factures proposent un filtre additionnel permettant de filtrer par n° Chorus Pro.