Journal comptable
La majorité des opérations comptables effectuées dans la plateforme (saisie d'un paiement, d'une quittance, génération d'un bordereau, etc.) donnent lieu à l'enregistrement d'écritures comptables dans un journal de comptabilité. Il est ensuite possible d'exporter ces écritures pour les importer dans un logiciel de comptabilité tiers.
Pour fonctionner il faut que votre plan comptable soit paramétré, complet, et que la comptabilité soit activée. Les comptes à indiquer et la validation du paramétrage est à effectuer avec/par votre comptable ou cabinet comptable. L'assistance Modulr Courtage n'est pas en mesure de valider le paramétrage comptable de votre société.
Modulr Courtage ne fait pas de comptabilité générale. Seules les opérations liées aux traitements effectués dans Modulr entrainent une écriture comptable.
Seules les opérations effectuées à partir de la date d'activation de la comptabilité pourront être exportées, sans possibilité de générer les écritures comptables des anciennes opérations.
Principe général
A compter de la date d'activation du journal comptable, la plateforme enregistre automatiquement dans un journal les écritures comptables avec les lignes de débits et crédits correspondant aux opérations effectuées par les collaborateurs (saisie d'une quittance, enregistrement d'une commission, saisie d'un paiement, génération d'un bordereau, etc.).
Pour que ces écritures comptables soient enregistrées, il faut impérativement avoir configuré vos numéros de comptes dans le paramétrage de la plateforme et valider l'activation du journal comptable.
Dès lors qu'un bordereau comptable est généré, tous les éléments rattachés aux écritures de ce bordereau (quittances, paiements, bordereaux, etc.) sont figés et ne pourront plus être supprimés ni même modifiés dans la plateforme. Il conviendra alors de passer manuellement les écritures inverses ou d'utiliser les boutons d'annulation lorsqu'ils sont disponibles. Ces liens d'annulation (sur les quittances et bordereaux compagnies par exemple), génèrent en un clic les écritures inverses pour vous. Le prochain bordereau comptable contiendra donc une écriture d'annulation.
La comptabilité de Modulr est à l’émission. L’écriture comptable de la quittance est enregistrée dès l’émission de celle-ci. Par défaut, concernant les quittances dont la date d’effet est future, la comptabilité de Modulr considère que la date comptable de celle-ci est égale à sa date d’effet.
Par exemple, dans Modulr, pour une quittance saisie en décembre 2020 mais dont la date d’effet est en janvier 2021, la date comptable sera la date d’effet de la quittance donc janvier 2021.
Si la quittance n’est pas dans le futur, mais est du jour même, ou dans le passé, la date comptable correspond à la date de création de la quittance. Par exemple une quittance créée en janvier 2021 avec une date d’effet en décembre 2020, la date comptable sera janvier 2021. Cette quittance n’est alors pas considérée dans l’arriéré client au 31/12/2020.
Une option est disponible dans la Configuration > Onglet assurance : « Comptabiliser les quittances à date d'émission même si la date d'effet est future »
Celle-ci permet de modifier ce comportement par défaut.
Attention lorsque vous utilisez cette option alors que votre comptabilité est déjà activée. En effet, toutes les quittances saisies avant la modification, même celles qui ne sont pas encore dans un bordereau comptable, ont une date comptable selon la précédente méthode. La modification n’est applicable que pour les quittances nouvellement créées après le changement.
Nous vous invitons en tout état de cause à réaliser un bordereau comptable (par société) avant d’activer cette option.
Configuration du journal comptable
Activer la comptabilité
L'interface de configuration du journal comptable vous permet d'activer ou de désactiver le journal comptable. Avant de pouvoir être activé, il faut impérativement renseigner l'ensemble des comptes demandés, même si certains ne vous sont pas utiles. Après avoir renseigné les numéros de comptes, pensez-bien à cliquer sur le bouton d'activation de la comptabilité qui apparaitra.
Les opérations saisies dans la plateforme (quittances, paiements, etc.) ne généreront aucune écriture comptable si cette configuration n'est pas complète et validée. Même après configuration et validation, seules les nouvelles opérations saisies seront journalisées.
Modifier le paramétrage comptable
Si vous souhaitez modifier un numéro de compte, il d'abord désactiver temporairement la comptabilité. La désactivation de la comptabilité n'est possible qu'à partir du moment ou il n'y a plus aucune écriture en attente d'extraction. Il faut donc générer un bordereau comptable qui contiendra toutes les écritures en attente, jusqu'à la date du jour au minimum. Une fois ce bordereau généré, vous pourrez désactiver la comptabilité, modifier le paramétrage comptable, puis réactiver la comptabilité.
Après avoir effectué vos modifications, pensez-bien à cliquer sur le bouton d'activation de la comptabilité qui apparaitra.
Avant de désactiver la comptabilité, prévenez bien l'ensemble des vos collaborateurs. Tous les éléments (quittances, paiements, etc.) saisis durant la période de désactivation de la comptabilité ne seront pas enregistrés en comptabilité, même après sa réactivation.
Comptes du plan comptable à paramétrer
Compte | Valeur d'exemple | Obligatoire | Précisions |
|---|---|---|---|
Compte d'espèces des agences | 531000 | Oui | Visible uniquement si les paiements par espèces sont activés. |
Compte banque | 512000 | Oui | Dépôt des chèques en banque, bordereaux de prélèvements, … |
Compte chèques | 511000 | Oui | Compte d'encaissement de chèques |
Compte des clients | 411000 | Oui | solde du client, en débit : dettes quittances et factures et en crédit : ces paiements |
Compte des remboursements clients en attente de décaissement | 471000 | Oui | A renseigner uniquement si vous avez activé les bordereaux de remboursements. Les paiements affectés à “remboursement” transitent alors par ce compte avant d'être décaissés. |
Compte des commissions compagnie | 706000 | Oui | Commissions confiées et non confiées reçues de la compagnie |
Compte des commissions à encaisser | 706100 | Non | Facultatif : compte d'attente pour les commissions à percevoir. Si ce compte n'est pas renseigné, toutes les commissions se retrouvent dans le compte des commissions compagnies sans distinction Uniquement pour les quittances confiées |
Compte des compagnies | 401000 | Oui | Part compagnie des primes |
Compte des frais de courtage | 706001 | Oui | Visible uniquement si les frais de courtage sont activés. |
Compte des frais d'intermédiation | 706005 | Oui | Visible uniquement si les frais d'intermédiation sont activés. |
Compte des dettes | 471000 | Oui | Compte de transition entre la dette et l’avance |
Compte des gestes commerciaux | 706004 | Oui | Visible uniquement si les gestes commerciaux sont activés. |
Compte des honoraires soumis à TVA | 706003 | Oui | Il s'agit uniquement des factures des contrats d'honoraires |
Compte des honoraires non soumis à TVA | 706002 | Oui | Honoraires sur les quittances |
Compte intermédiaire pour les virements internes | 580 | Oui | Concerne les paiements de type virement interne |
Compte de charges diverses de gestion courante (pertes) | 658000 | Oui | Comprend les paiement de type pertes et profits pour solder une quittance ou une dette ou pour rembourser un client |
Compte des gestionnaires | 403001 | Oui | Alimenté avec les rétrocessions de commission pour les gestionnaires |
Compte des apporteurs d'affaires | 403000 | Oui | Alimenté avec les rétrocessions de commission pour les apporteurs d'affaires |
Compte de rémunération des apporteurs | 622000 | Oui | Alimenté avec les commissions intégrées dans un bordereau partenaires |
Compte de produits divers de gestion courante (profits) | 758000 | Oui | Affectation d'un paiement à profit |
Compte de TVA | 4457000 | Oui | Pour les contrats d'honoraires uniquement, alimenté avec le montant de la TVA des factures (TTC - HT) |
Compte des frais de rejet de paiements | 706004 | Non | Uniquement en cas d’application de frais de rejet de paiement |
L'option « Date de comptabilisation des règlements bancaires (Virement, prélèvement, CB) » peut être réglée sur les valeurs suivantes :
Date d'enregistrement
Date de paiement
En plus de cette configuration, chaque fiche compagnie et chaque fiche apporteur d'affaires dispose d'un champ « Code tiers ». Il est donc possible de n'indiquer que le préfixe dans le compte compagnie par exemple (401) et d'aller spécifier la terminaison du compte sur chaque fiche compagnie (001 sur une compagnie, 002 sur une autre, etc.). Le journal comptable exporte les deux valeurs.
Options générales
Ces options s’appliquent même si la comptabilité n’est pas activée pour votre société.
Contrôle des paiements saisis dans un exercice clôturé
Modulr Courtage ne bloque pas la saisie de paiements antidatés dans la période d’un exercice comptable clôturé. Néanmoins, il peut vous alerter lorsque vous tentez de le faire. Cela nécessite le paramétrage des deux options suivantes :
Date de début de l’exercice comptable (jour / mois)
Délai de tolérance pour la saisie des paiements dans le précédent exercice comptable (en jours)
Si ces éléments sont configurés, Modulr affichera un avertissement en cas de saisie d’un mouvement antidaté correspondant à un exercice précédent, en tenant compte du délai éventuellement permis.
Par exemple, si votre exercice commence le 01/01 et que vous inscrivez un délai de tolérance de 5 jours, vous pourrez saisir un paiement à date du 27/12 au 31/12 de l'année précédente. Au-delà, Modulr lèvera une alerte lors de la saisie, sans pour autant vous bloquer dans la saisie.
Les mouvements contrôlés par cette option sont les suivants :
Paiements reçus des clients, selon la date d’encaissement saisie.
Règlements de sinistres confiés, selon la date de règlement saisie.
Encaissements reçus sur des sinistres (recours ou demandes de remboursements) sur des sinistres, selon la date d’encaissement saisie.
La gestion confiée des indemnisation de sinistres est décrite ici : Gestion confiée des règlements de sinistres
Options du journal comptable
Ces options ne s’applique QUE si la comptabilité est activée.
Option : Alimenter la colonne “code tiers” avec…
Vous pouvez choisir ce qui doit apparaitre dans la colonne code tiers de vos bordereaux comptables. Les choix sont les suivants :
Pour les clients : référence ou numéro interne.
Pour les compagnies et les apporteurs : code tiers renseigné dans la fiche, référence, ou numéro interne.
Option : Activer les écritures comptables des affectations de paiement sur quittances
Cette option permet de fabriquer des écritures qui vont du compte client vers le compte client et du montant de l'affectation (donc ça s'annule en comptabilité). Mais cela permet de faire figurer une référence de quittance sur la ligne de crédit et une référence de paiement sur la ligne de débit, ce qui peut permettre un lettrage si votre logiciel de comptabilité sait le gérer.
Option : Activer les écritures détaillées pour les bordereaux
Cette option permet de découper les lignes en autant de lignes de détail. Par exemple pour un bordereau de chèques avec 2 chèques de 500€ et de 1000€, si l'option n'est pas activée, l'écriture sera la suivante :
1500€ au débit sur le compte 512 et 1500€ au crédit sur le compte 511
Avec l'option écriture détaillé, cela produira :
1500€ au débit sur le compte 512
2 lignes (500€ et 1000€ au crédit sur le compte 511.
Option : Activer les écritures comptables des affectations de paiements sur quittances
L’opération d’affectation de paiements aux quittances est comptablement neutre, c’est-à-dire qu’elle débite et crédite le même compte. Elle n’apparaît donc pas dans le bordereau comptable, mais vous pouvez forcer son apparition si votre comptable le demande pour faciliter le pointage. Les colonnes code tiers ou référence interne pourront alors être utilisées à cet effet.
Utiliser un compte comptable différent par compte bancaire au lieu d'un code tiers
Vous pouvez disposer d'un compte banque différent et d'un code journal différent pour chaque compte bancaire plutôt qu'un seul compte banque unique et qu'un seul code journal unique.
Sur chaque compte bancaire qui doit redéfinir le compte banque et/ou le code journal, il faut saisir dans le champ Compte comptable banque les deux informations en les séparant par le caractère : /.
Pour y accéder, allez dans le panneau d’administration > Menu Sociétés> Onglet Comptes bancaires> Modifier un compte bancaire
Par exemple, si dans la configuration de votre journal comptable, le compte bancaire est 512200 et que le code journal banque est BQ mais qu'un compte bancaire en particulier doit utiliser le compte banque 512450 et le code journal banque BQ2, il faut modifier ce compte bancaire pour indiquer dans le champ Compte comptable banque la valeur 512450/BQ2.
S'il est juste souhaité de modifier le compte banque (et donc de conserver le Code du journal comptable pour les opérations de type Banque déjà configuré), il suffit d'indiquer le nouveau compte banque dans le champ Compte comptable banque.
Bordereau comptable
Le menu “Bordereau comptable” n’apparaît que si la comptabilité est activée.
À la création d'un bordereau comptable, toutes les écritures passées depuis l'activation de la comptabilité (ou depuis la génération du précédent bordereau comptable) et dont la date de création est antérieure ou égale à la date de référence saisie par l'utilisateur seront incluses dans ce nouveau bordereau. Une fois le bordereau créé, vous avez la possibilité de l'exporter au format CSV compatible Excel pour l'importer dans un logiciel de comptabilité.
Les éléments rattachés aux écritures de ce bordereaux (quittances, paiements, bordereaux, etc.) sont figés et ne pourront plus être supprimés ni même modifiés dans la plateforme.