Relances sur les bordereaux de sinistres
Modulr propose un suivi des bordereaux de sinistres impayés pour vous permettre de relancer les assureurs et ainsi accélérer vos remboursements.
Principes généraux
La date limite de paiement d’un bordereau est sa date de création : en d’autres termes, il est considéré dû dès qu’il est enregistré dans le système. A partir de cette date, il existe 3 niveaux de relance, associés aux 3 délais en jours indiqués en configuration globale (voir plus haut) :
« En retard » : le bordereau n’a pas fait l’objet de relances, et il a dépassé sa date de paiement du nombre de jours défini par l’option « Délai avant de considérer les bordereaux de sinistres en retard de paiement »
« En attente de première relance » : le bordereau n’a pas fait l’objet de relances, et a dépassé la date de retard du nombre de jours défini par l’option « Délai de première relance pour les bordereaux de sinistres compagnies »
« En attente de seconde relance » : le bordereau a été relancé une première fois, et il a dépassé la date de la première relance du nombre de jours défini par l’option « Délai de seconde relance pour les bordereaux de sinistres compagnies »
Paramétrage
Pour débloquer ces fonctionnalités, activez l’option de configuration « Activer les relances sur les bordereaux de sinistres compagnies ». Cela débloque 5 autres options que vous devrez renseigner pour exploiter pleinement les relances :
Si un délai n’est pas renseigné en configuration (ou s’il vaut 0), le niveau de relance correspondant est ignoré. Ainsi, si vous souhaitez utiliser uniquement une relance 1 et une relance 2, renseignez un délai de 0 jours dans l’option « Délai avant de considérer les bordereaux de sinistres en retard de paiement ».
En outre, dès que l’option « Activer les relances sur les bordereaux de sinistres compagnies » est activée, les fonctionnalités suivantes apparaissent dans Modulr :
Dans la fiche compagnie, l’onglet « Compte » possède maintenant deux sous-sections : un sous-onglet « Commissions » qui permet de saisir vos commissions réglées (c’est l’affichage habituel) et un sous-onglet « Règlements de sinistres » qui permet de saisir vos remboursements de sinistres réglés.
Dans la page Bordereaux de sinistres, onglet Bordereaux, ajout d’un filtre sur le niveau de relance.
Dans cette même page, ajout du bouton « Envoyer les relances »
Enfin, l’encart de tableau de bord « Bordereaux de sinistres impayés » peut être activé dans votre tableau de bord personnel.
Encart de tableau de bord pour les bordereaux à relancer
Une fois activé dans votre tableau de bord, cet encart affiche le nombre de bordereaux de sinistres ayant atteint une date de relance. Cliquer sur un total vous renvoie sur la liste des bordereaux de sinistres, filtrée selon le niveau de relance correspondant.
Filtrer les bordereaux par niveau de relance
Dans la liste des bordereaux de sinistres, un nouveau filtre apparaît : « Niveau de relance ». Il permet de ne faire apparaître que les bordereaux ayant atteint une date de relance donnée. Il est indispensable de filtrer les bordereaux selon un des niveaux de relance afin de pouvoir envoyer des relances.
Relancer les bordereaux de sinistres impayés
Le bouton « Envoyer les relances » apparaît désormais en bas de page, à côté du bouton « Envoyer par email ». Le bouton est grisé et inactif par défaut : il ne peut être utilisé pour envoyer des relances que si vous avez préalablement filtré les bordereaux par « Niveau de relance ». Il s’applique alors à tous les bordereaux affichés à l’écran.
Dès qu’une relance est envoyée pour un bordereau :
La date de la prochaine relance est calculée à partir de la date du jour et du délai en jours correspondant dans la configuration de Modulr (voir « Paramétrage », plus haut).
Le nombre de relances effectuées est mémorisé : ainsi, un bordereau qui aura fait l’objet d’une première relance ne sera plus ciblé par le filtre « Niveau de relance » = 1ère relance à effectuer.
Une modification des délais en configuration n’est pas rétroactive sur les bordereaux déjà créés : ils conservent leur date de prochaine relance.