Événements (Notes)

Affichage depuis les fiches

La plateforme vous permet de suivre l'historique de chaque opération et de chaque échange effectué en rapport avec une fiche. Les fiches concernées par cet historique sont :

• Les fiches de clients et groupes.

• Les fiches de contacts.

• Les fiches de partenaires (apporteurs d'affaires et gestionnaires).

• Les fiches de dossiers.

• Les fiches de compagnies.

Cet historique des événements se présente sous la forme d'un ensemble de messages courts, empilés du plus récent au plus ancien, qui présentent l'activité de la fiche. Certains de ces éléments sont automatiquement générés, mais vous avez la possibilité d'en saisir de nouveaux manuellement pour laisser des notes sur un dossier à l’attention de vos collaborateurs. Des éléments d'historique sont automatiquement générés lors des événements suivants :

• Changement d'adresse d'un client, d'un contact, ou d'un partenaire.

• Changement de statut d'un contrat.

• Résiliation automatique d'un contrat. Chaque jour, la plateforme vérifie l'ensemble des contrats et résilie tous les contrats arrivés à expiration, c'est à dire dont la date d'expiration est passée ou correspond à la date du jour.

• Changement de statut d'un sinistre.

• Réouverture d'un sinistre clôturé.

• Association d'un email reçu à un client, un devis, un contrat, un sinistre, un contact, un partenaire, un dossier, ou une compagnie.

• Envoi d'un email depuis la fiche d'un client, d'un contact, d'un partenaire, d'un dossier, ou d'une compagnie.

• Toutes les tâches en cours associées à la fiche sont également affichées dans l’historique des événements. Elles apparaissent alors comme des événements assortis d’un rappel sous la forme d’une icone de cloche.

Pour chacun des événements, vous pouvez visualiser :

• L'utilisateur à l'origine de l'événement.

• La date de création de l'événement.

• Le type d'événement (courrier, appel, visite, etc…).

• Le devis, contrat, ou sinistre éventuellement concerné (pour les fiches de clients uniquement).

• Le détail concernant l'événement.

Si un élément de l'historique des événements fait l'objet d'un rappel, une icône colorée apparaît à côté de celui-ci pour indiquer l'état du rappel :

	Orange pour indiquer un rappel non traité vous concernant.
	Bleu pour indiquer un rappel non traité concernant un autre utilisateur.
	Vert pour indiquer un rappel traité.
	Si le rappel est en retard, cette icône s'affiche également, vous permettant d'être immédiatement averti.

Une fenêtre pop-up de suivi du rappel s'affiche au survol de la souris sur l'icône de rappel, vous permettant de visualiser différentes informations sur le rappel :

• Le nom de l'utilisateur concerné par ce rappel.

• La date limite de traitement de ce rappel.

• Le détail de l'événement concerné.

En cliquant sur “Détail et traitement de la tâche”, vous accéder à l’interface de la tâche associée (voir l’article Liste des tâches).

Filtrer les événements

Les événements générés par le système peuvent être envahissants, ou bien vous pouvez rechercher l’ensemble des notes concernant des appels clients, par exemple. A cette fin, vous disposez de deux fonctions de filtrage :

• Le bouton vert situé au-dessus de la liste permet de masquer ou d’afficher les événements systèmes.

• La liste déroulante située juste en dessous, qui permet de filtrer par type de notes.

Gérer les notes

Pour ajouter une note manuellement, utilisez le bouton “+”. Celui-ci vous permet d’ajouter une Note ou une Tâche. Cet article n’aborde que les Notes. Pour les Tâches, référez-vous à l’article Liste des tâches.

Pour renseigner une Note, remplissez simplement :

• Le type d'événement (courrier, appel, visite, etc…).

• Le devis, contrat, ou sinistre éventuellement concerné (disponible sur les fiches de clients uniquement).

• La description de l'événement.

Vous pouvez également sélectionner un message prédéfini au préalable, ce qui vous permet de renseigner automatiquement le texte de la partie « Détails ». Les messages prédéfinis sont configurables depuis le menu d'administration de la plateforme (voir l'article « Gestion des messages prédéfinis »).

Le menu d’actions d’un événement vous permet d’effectuer les actions suivantes :

• Modifier l'événement, grâce à une fenêtre similaire à celle permettant d’ajouter un événement.

• Supprimer l'événement.

• Déplacer / copier l'événement sur une autre fiche client.

Ce dernier point affiche une fenêtre qui vous propose de rechercher une autre fiche client dans le système dans laquelle vous pourrez enregistrer une copie de cet événement, ou bien l’y déplacer. Vous pouvez également choisir un dossier de la fiche destinataire parmi ses devis, contrats, sinistres, et réclamations, pour y rattacher l'événement.

Exemple : quelqu’un a notifié un appel client sur une fiche A, alors qu’elle concernait une fiche client B. Vous pouvez déplacer la Note vers la fiche B au lieu de supprimer et de la ressaisir.

Affichage depuis les listes

L'historique des événements est également accessible depuis les listes suivantes :

• La liste des clients et groupes.

• La liste des contacts.

• La liste des partenaires (apporteurs d'affaires et gestionnaires).

• La liste des dossiers.

• La liste des compagnies.

• La liste des devis (depuis la fiche client).

• La liste des contrats (depuis le menu principal et la fiche client).

• La liste des sinistres (depuis la fiche client uniquement).

Un clic sur l'icône de l'historique des événements vous permet d'ouvrir une fenêtre pop-up récapitulative des éléments de l’historique. L'affichage des éléments se fait de la même manière que pour l'affichage depuis les fiches, y compris pour l'icône vous informant de la présence d'un rappel associé à un événement.

La couleur de l'icône de l'historique des événements dépend des rappels associés aux événements de l'entité en question :

	Noir s'il n'existe aucun rappel ou si tous les rappels sont déjà traités.
	Bleu s'il existe au moins un rappel non-traité concernant un autre utilisateur.
	Orange s'il existe au moins un rappel non-traité vous concernant, indépendamment du nombre de rappels non-traités concernant un autre utilisateur.

Une fenêtre pop-up s'affiche au survol de la souris sur l'icône de l'historique des événements, vous permettant de visualiser directement :

• Le nombre de rappels à traiter vous concernant.

• Le nombre de rappels à traiter concernant les autres utilisateurs.

Cette icône s'affiche à gauche de l'icône de l'historique des événements si au moins un rappel associé à un événement de cette entité est en retard.