Messages prédéfinis

Les messages prédéfinis vous permettent d'enregistrer des modèles de messages. Ainsi, un message utilisé fréquemment peut être enregistré comme modèle et réutilisé dès que nécessaire sans avoir à le retaper au clavier, ce qui permet un gain de temps et une uniformisation de la communication de l'ensemble de vos collaborateurs vis-à-vis de vos clients et partenaires. De plus, les messages prédéfinis pour les emails peuvent utiliser les étiquettes des champs de fusion du système de publipostage (voir l'article « Publipostage »).

Gestion des messages prédéfinis

La liste recense tous les messages prédéfinis configurés dans la plateforme en indiquant, à côté du titre, s'il s'agit d'un message voué à être utilisé dans les évènements de l'historique d'une fiche ou lors de la rédaction d'un email.

Les messages prédéfinis de type emails peuvent utiliser l'ensemble des étiquettes disponibles dans le système de génération de document afin de générer dynamiquement le message à envoyer en utilisant des informations issues des fiches clients, compagnies, contrats, sinistres, etc... Pour savoir comment utiliser ce système, reportez-vous à l'article « Étiquettes pour le publipostage ».

À partir de cette interface, vous pouvez :

1. Ajouter un nouveau message prédéfini.

2. Modifier un message prédéfini.

3. Supprimer un message prédéfini.

Le formulaire d'ajout / modification d'un message prédéfini contient les champs suivants :

• Type de message : Pour indiquer si le message pourra être utilisé dans les événements ou pour l'envoi d'emails.

• Titre du message : Pour identifier et sélectionner depuis une fiche le message à générer.

• Objet du message : Dans le cas d'un message de type « email », pour préremplir l'objet de l'email à envoyer.

• Entité : Dans le cas d'un message de type « email », pour indiquer depuis quelle fiche le message peut être généré. Cette information est facultative si le corps de l'email prédéfini ne contient pas d'étiquettes de publipostage.

• Type : utilisé dans des cas de figure bien spécifiques d’envois d’emails automatisés (relances de quittances, relances sur documents attendus, etc…), pour indiquer à Modulr quels modèles d’email utiliser dans chaque processus automatisé. Inutile pour un envoi d’email classique.

• Contenu du message : Corps du message. Il utiliser les champs du publipostage dans le cas du type « email ».

• Pièces jointes : permet d’ajouter des documents qui seront automatiquement associés en PJ sur les messages générés depuis ce modèle. Utile par exemple pour envoyer des formulaires types à remplir, ou des conditions particulières.

Une fois le message prédéfini créé, il apparaîtra dans la liste des messages prédéfinis lors de la rédaction d'un email ou la création d'un événement depuis une fiche.

Pour un message de type « email », s'il contient des étiquettes de publipostage afin d'être généré dynamiquement avec des informations issues des fiches, il faut obligatoirement indiquer l'entité sur laquelle porte votre message.