Publipostages

Liste des publipostages

La liste des publipostages affiche l’ensemble des générations de publipostages effectuées par l’ensemble des utilisateurs de la plateforme. Pour chaque publipostage, vous pouvez visualiser directement depuis la liste :

• Le nom du document.

• Son numéro d'identification généré par la plateforme.

• Sa date de création.

Si un document est en attente de validation, un sablier orange est affiché en bout de ligne. Les documents peuvent être mis en attente de validation lorsqu’une tâche de validation a été paramétrée sur ce modèle. Voir le tutoriel Tâches prédéfinies.

Vous pouvez télécharger le document directement en cliquant sur son nom. Ce document contient tous les documents individuels du publipostage dans un seul et même document, avec autant de pages que nécessaire. Il est prêt à être imprimé pour l’envoi. Si le document à produire contient un nombre de pages élevé, le téléchargement du fichier Word global est alors proposé par fractions. Le nombre limite de pages utilisé pour le découpage en plusieurs fichiers est personnalisable sur la page de configuration de la plateforme (voir l'article « Configuration de la plateforme »).

Chaque publipostage dispose d'un menu d’actions qui propose les actions suivantes :

1. Envoyer les documents par email au client.

2. Modifier le nom d'un document.

3. Supprimer un document.

Enfin la liste des publipostage propose les plus récents en premiers. La liste est paginée : vous pouvez retrouver les publipostages les plus anciens en parcourant les pages de résultats suivantes.

Création de publipostage

Les publipostages peuvent être générés depuis les interfaces suivantes :

• Liste des clients.

• Liste des contacts.

• Liste des apporteurs et des gestionnaires.

• Liste des compagnies d'assurance.

• Liste des contrats et des projets.

• Liste des réclamations.

• Liste des devis.

• Liste des sinistres.

• Liste des quittances.

• Liste des factures.

Après avoir sélectionné au moins un élément dans une de ces listes, vous pouvez sélectionner « Publipostage » dans la liste des actions pouvant être réalisées sur la sélection. Une fenêtre pop-up apparaît vous permettant de sélectionner le modèle de document qui servira à la génération du publipostage (voir l'article Modèles de documents). Vous pouvez changer le nom du document final avant de valider le formulaire.

Les modèles de documents peuvent être de différents types : « Message de relance », « Avis d'échéance », « Relance pour les quittances impayées »… auquel cas un traitement particulier sera déclenché en même temps que la génération du document final (voir l'article Relance et échéance).

La plateforme vous permet d'utiliser des champs prédéfinis dans vos modèles de documents, mais vous pouvez également utiliser des champs personnalisés (voir l'article Modèles de documents). Si des champs personnalisés ont été renseignés dans le modèle de document, une nouvelle fenêtre pop-up apparaît afin que vous puissiez indiquer leur valeur. Une fois le document généré, vous être redirigé vers la liste des publipostages depuis laquelle vous pouvez télécharger ce nouveau document.

Publipostages par email

Un publipostage peut être imprimé d’un bloc pour un envoi postal, mais vous pouvez également faire parvenir les documents par email aux différents destinataires.

Plusieurs contraintes existent :

• Cela ne peut concerner que les clients. Le document doit donc être généré depuis un modèle qui peut accéder aux données du client.

• Seuls les documents PDF peuvent être envoyés de cette façon. Il faut donc avoir effectué un publipostage depuis un modèle qui réalise une conversion PDF automatiquement au moment de la génération (voir plus bas).

Modulr Courtage propose un certain nombre de conversions PDF inclus (par an) dans l’abonnement. Au delà, vous devez disposer d’un abonnement à ConvertAPI pour réaliser un publipostage PDF (voir le tutoriel Souscrire à ConvertAPI).

Attention aux SPAM !
Ces envois peuvent parfois concerner des centaines de clients à la fois. Il est indispensable que votre compte de messagerie SMTP utilisé soit adapté aux envois en volume, sans quoi vos emails risquent fort de terminer dans les SPAM de vos clients, voire d'être bloqués par les FAI pendant un temps indéfini.

Voir l’article Puis-je utiliser mon compte de messagerie habituel pour des envois en masse ?.

Préparer le modèle de document

Préparez votre modèle de document comme décrit dans l’article Modèles de documents, mais veillez à activer la Conversion automatique en PDF depuis le menu d’actions du modèle :

Au delà du maximum de conversions PDF incluses (par an) dans l’abonnement, vous devez disposer d’un abonnement à ConvertAPI pour réaliser un publipostage PDF. Cette conversion des documents en PDF est requise pour les envois par email depuis la section Publipostages.

Préparer le modèle d’email

La réalisation de votre modèle d’email suit la procédure décrite dans l’article Messages prédéfinis.

Le modèle d’email doit pouvoir accéder aux données du client pour retrouver l'adresse email à contacter. Il doit doit être lié à une Entité liée au client : client, contrat…

Astuce
Vous pouvez également utiliser un type de correspondance sur le modèle d’email pour cibler l’adresse email du contact concerné, parmi les contacts associés au client.

Envoi des documents par email

Dès que vous disposez d’un publipostage PDF, depuis la section Publipostages vous pouvez utiliser l’action de menu “Envoyer les documents par email au client”.

Vous devez ensuite indiquer :

• Le compte de messagerie à utiliser pour l’envoi de l’email, parmi ceux auxquels vous avez accès.

• Le modèle de l'email qui sera envoyé à chaque client avec son document en pièce jointe.

Modulr effectue alors les envois en tâche de fond, puis vous envoie une notification :

Dans la liste des publipostages, votre publipostage PDF a été remplacé par 1 ou 2 publipostages de même nom :

• Un publipostage regroupant tous les documents qui ont pu être envoyés par email. Son intitulé porte la mention “envoyé par email”.

• Un publipostage regroupant tous les documents n’ayant pas pu être envoyés. Son intitulé porte la mention “non envoyé par email”.

Vous pouvez ainsi corriger les adresses email défectueuses, et renouveler l’envoi uniquement pour les clients concernés.

Pour cela, ouvrez le menu d’actions du publipostage intitulé “… (non envoyé par email).pdf” et utilisez à nouveau l’action “Envoyer les documents par email au client”.