Rappel des quittances impayées avant la date limite de paiement
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Afin d’éviter à vos clients un retard de paiement, ce qui pourrait impacter vos propres commissionnements, vous pouvez effectuer un premier rappel des sommes dues, à titre de courtoise, avant que la quittance ne soit considérée en retard. Modulr vous permet d’automatiser ces communciations en envoyant un email de rappel à tous les clients ayant une quittance à régler avant une date future. Ce rappel peut intervenir au dernier moment, ou quelques jours avant la date limite, en fonction d’un délai que vous pouvez configurer pour l’ensemble des clients.
Cette fonctionnalité ne concerne que les quittances n’ayant pas encore atteint leur date limite de paiement. Au-delà de cette limite, c’est le système de suivi et de relance automatiques qui peut être utilisé. Pour en savoir plus : Suivi et relance des impayés
Fonctionnement
Dès lors que le système des rappels est configuré (voir plus bas), Modulr Courtage vérifie chaque jour l’ensemble des quittances confiées, impayées, n’ayant pas déjà fait l’objet d’un rappel, et n’ayant pas encore atteint leur date limite de paiement. Si la date du jour correspond à la date limite de paiement, moins le délai en jour indiqué en configuration, ou si cette date a été dépassée sans qu’un rappel n’ait été envoyé, un rappel est envoyé automatiquement par email au client, à partir d’un modèle unique prédéfini.
Les quittances non confiées, en attente de validation, ou pour information, ne sont pas prises en compte.
Paramétrage
Options de configuration
Activer l’option : “Activer l'email automatique de rappel avant date limite de paiement d'une quittance” en tout premier lieu pour activer le système de rappel et afficher les deux options suivantes.
[facultatif] Indiquer un nombre de jours pour le “Délai avant la date limite de paiement pour envoyer le rappel (en jours)”. Si vous indiquez 0 ou rien du tout, le délai est considéré nul.
Indiquer le “Compte de messagerie à utiliser pour l'envoi des rappels” parmi ceux configurés dans Modulr.
Modèles d’emails pour les rappels automatiques
Le système de rappel étant activé, vous pouvez désormais configurer le modèle d’email prédéfini qui sera utilisé pour les envois automatiques.
Dans la section Administration / Messages prédéfinis, créez un nouvel email prédéfini à votre convenance, en veillant à renseigner les informations suivantes :
Entité : Contrat
Type : Quittances impayées - Rappel
Si vous utilisez les Factures dans Modulr Courtage, vous devrez également configurer un email prédéfini à leur usage, même si son contenu est identique à celui des quittances. Le menu Type des messages prédéfinis vous proposera alors un autre type lié aux rappels de factures. Les emails automatiques des rappels des quittances et des factures sont traités indépendamment l’un de l’autre.