Règlement de sinistres confiés
Dès que l’option « Activer la gestion confiée des sinistres » est cochée sur un contrat, tous les règlements créés sur un sinistre de ce contrat disposent d’une case à cocher supplémentaire « Gestion confiée ? ». Par défaut la case est cochée (ils sont donc considérés confiés) mais vous pouvez la décocher pour renseigner un règlement à titre informatif (par exemple si la compagnie rembourse directement le client).
Un règlement confié voit son formulaire d’édition quelque peu modifié par rapport à un règlement non confié. Notamment, le champ « Assureur » disparaît totalement.
Chaque indemnisation du client ou d’un tiers doit faire l’objet d’un règlement séparé dans Modulr. Nous verrons plus loin comment procéder. Voici la composition globale du formulaire de saisie d’un règlement, en mode confié :
Nature de l’opération : commencez par choisir quelle opération vous souhaitez réaliser. Chaque opération s’accompagne de règles spécifiques sur les champs de saisie suivants.
Indemnisation : pour régler l’assuré ou un tiers
Demande de remboursement : pour recouvrer un trop payé auprès de l’assuré ou d’un tiers
Recours compagnie : pour recouvrer un montant auprès d’un tiers responsable qui sera reversé à l’assureur. A utiliser si l’assuré a été réglé en amont du recours par vous ou l’assureur.
Recours client : pour recouvrer un montant auprès d’un tiers responsable qui sera reversé directement à l’assuré. A utiliser si l’assuré n’a pas été réglé en amont du recours.
Libellé : intitulé du règlement, il est conseillé d’être aussi précis que possible
Tiers bénéficiaire / Tiers payeur : permet de renseigner une fiche contact de Modulr comme bénéficiaire d’une indemnisation (assuré responsable) ou comme débiteur dans le cadre d’un recours
Garantie concernée : précisez ici la garantie principale impliquée dans le sinistre ; il n’est pas possible d’indiquer plusieurs garanties.
Montant attendu / à recouvrer / à recouvrer et à régler : indiquez ici le montant demandé par le bénéficiaire, ou le montant à recouvrer auprès d’un tiers.
Franchise appliquée : si la garantie principale renseignée sur le sinistre possède une franchise, celle-ci est rappelée sur le règlement
Montant à régler : indiquer ici le montant qui sera finalement réglé au client ou au tiers ; c’est ce montant qui apparaît en comptabilité ; le bouton « calculatrice » permet de déduire le montant régler du montant attendu et de la franchise.
Honoraires d’expert : indiquer ici le montant des honoraires d’expert
Mode de paiement : deux modes sont possibles : virement ou chèque. Les virements seront émis dans un bordereau de type virement. Les chèques seront émis dans un bordereau de type chèque. Il est donc indispensable que vous sachiez quel mode de paiement sera utilisé pour ce règlement, dès sa saisie
Date de paiement : date à laquelle vous programmez l’émission effective du règlement ; cette date peut être utilisée comme filtre dans la constitution d’un bordereau de règlements, ce qui permet de retarder l’émission d’un règlement. Par défaut, la date est positionnée à aujourd’hui.
Commentaires : saisie multilignes permettant par exemple de préciser un historique d’interventions ligne par ligne.
N° de dossier : utile notamment dans le cas d’un recouvrement, s’il fait l’objet d’un dossier numéroté en interne.
Référence de règlement : si le règlement possède une référence administrative dans votre gestion interne ou celle de l’assureur, vous pouvez l’indiquer ici
Corporel ? : information indicative
Dès lors qu’un règlement est dans un bordereau de règlements, un bordereau de sinistres, ou un bordereau comptable, il n’est plus possible de le modifier.
L’onglet « Règlements » d’un sinistre affiche la liste de ses règlements. En gestion confiée, l’onglet dispose d’informations additionnelles :
Synthèse des montants confiés impliqués sur le sinistre
Les règlements confiés sont identifiés par une icône bleue
Les règlements confiés qui n’ont pas encore été émis dans un bordereau sont affichés en attente (sablier). Ceux qui ont été émis disposent d’une coche verte et sont effectivement décaissés comptablement.
Différents cas de figure
Pour illustrer toutes les utilisations possibles des règlements de sinistres, nous allons suivre le scénario suivant et intégrer toutes ses étapes dans Modulr.
L’entreprise de livraison ECILIA TRANSPORT dispose d’une petite flotte de véhicules, assurée chez ALPTIS ; le courtier a délégation pour régler les sinistres sur ce contrat.
Au cours d’une course, un livreur a eu un accident de la route impliquant un autre conducteur, Henry DUPONT. Les torts sont partagés à 50% par chaque conducteur. Le véhicule du livreur peut reprendre la route, mais nécessite le remplacement du pare-chocs avant. Les autres dommages pourront être pris en charge plus tard.
Dans l’urgence, pour pouvoir reprendre sa course, le livreur avance les frais de remplacement du pare-chocs à un garage à proximité du lieu de l’accident qui accepte de le dépanner en urgence. Le montant des réparations s’élève à 875€. Le courtier prend immédiatement en charge l’indemnisation du client, en appliquant sa franchise dommages de 200 € par sinistre. Il règle donc 675 € au client.
Le lendemain, le gérant d’ECILIA TRANSPORT confie le véhicule sinistré au Garage JULIEN pour terminer les réparations, estimées à 2500 €. Le courtier règle la totalité de la somme au garage sur devis (la franchise étant déjà appliquée sur le première règlement). Le montant total du sinistre réglé par le courtier est donc de 3175 €.
Le courtier entame alors les démarches pour recouvrer 50% de cette somme auprès de l’assureur du tiers responsable, Henry DUPONT. Il récupère la totalité de la somme attendue, soit 1587.50 €.
Le courtier sollicite alors ALPTIS pour être remboursé des sommes décaissées, en tenant compte de ce qu’il a recouvré auprès du tiers responsable. Il demande donc à l’assureur le remboursement de 1587.50 € soit la moitié du coût du sinistre.
L’assureur lui signale alors avoir également pris en charge le sinistre, à cause d’une erreur de gestion chez ECILIA TRANSPORT. En effet le client a déjà reçu de sa part un remboursement de 675 € sur la réparation du pare-chocs. Le courtier demande donc au client de lui rembourser le trop-perçu de 675 €.
Tous les cas de figure décrits ci-dessus peuvent être gérés dans Modulr. Nous allons voir comment.
Opération : Indemnisation (de l’assuré)
Champs obligatoires : Libellé, Mode de paiement, Date de paiement
Le courtier règle 675 € directement au client pour les frais de réparations qu’il a avancés au garage.
C’est le cas le plus simple. Pour régler un client, vous devez renseigner au moins les informations suivantes :
Tiers bénéficiaire : non renseigné, laissez le champ vide
Montant à régler : indiquez le montant à régler
Date de paiement : indiquez à quelle date est programmée l’émission du règlement
Mode de paiement : indiquez virement ou chèque selon ce qui est prévu
Opération : Indemnisation (d'un tiers)
Champs obligatoires : Libellé, Mode de paiement, Date de paiement
Le courtier règle au garage la facture de réparations de 2500 €
Régler un tiers fonctionne de la même façon qu’un règlement de client, à un détail près :
Tiers bénéficiaire : renseigner la fiche contact correspondant au tiers
Montant à régler : indiquez le montant à régler
Date de paiement : indiquez à quelle date est programmée l’émission du règlement
Mode de paiement : indiquez virement ou chèque selon ce qui est prévu
Un tiers est une fiche contact Modulr. Pour pouvoir régler un tiers, sa fiche contact doit être préalablement associée au sinistre :
De plus, si vous souhaitez pouvoir régler des tiers par virement bancaire, leurs coordonnées bancaires doivent être dûment renseignées. Sans cela, il ne sera pas possible de générer un ordre de virement SEPA depuis Modulr. L’option de configuration « Activer les comptes bancaires des contacts » doit être activée pour débloquer l’onglet « Comptes bancaires » sur les fiches contacts :
Attention : Il faut impérativement renseigner une valeur dans le champ "Titulaire du compte" pour le compte bancaire du contact afin que celui-ci apparaisse dans le fichier SEPA si vous utilisez les fichiers SEPA de règlement des sinistres.
Opération : Demander un remboursement
Champs obligatoires : Libellé
Le courtier demande au client de lui rembourser le trop-perçu de 675 €
Si un client ou un tiers doit rembourser une somme au courtier dans le cadre d’un sinistre, celui-ci peut renseigner cette dette par le biais des règlements de sinistres à recouvrer. Voici comment le saisir :
Tiers payeur :
Si le client doit rembourser, laisser vide
Si un tiers doit rembourser, renseigner la fiche contact correspondant au tiers
Montant à recouvrer : indiquez le montant à recouvrer
Les règlements à recouvrer peuvent être soldés lorsque vous recevez un paiement de la part du client ou du tiers concerné. Pour gérer ces encaissements, vous disposez d’une nouvelle action de menu sur le règlement à recouvrer : « Gérer les encaissements ».
Lorsque vous recevez un paiement, vous pouvez le saisir dans cette fenêtre. Vous pouvez renseigner plusieurs encaissements pour solder une même dette. Cependant il n’est pas possible de saisir un total d’encaissements supérieur au montant du règlement attendu.
Les demandes de remboursements sur sinistres peuvent avoir une destinée différente selon qu’elles sont soldées ou non :
Partiellement soldée : le règlement à recouvrer ne peut être reversé pour le moment.
Non soldée : le règlement à recouvrer ne peut être reversé pour le moment.
Soldée : le règlement peut être reversé à l’assureur.
Solder une demande de remboursement sur sinistre par compensation
Alternativement, si le débiteur est le client, le règlement à recouvrer peut être soldé par compensation des autres règlements du client. Voir l'article « Bordereau de règlements de sinistres ».
Opération : Recours compagnie
Champs obligatoires : Libellé, Tiers payeur
Le courtier recouvre les 1587.50 € correspondant aux 50% du coût du sinistre, auprès du conducteur Henry DUPONT, responsable à 50% de l’accident.
Un recours compagnie est un règlement à recouvrer attendu de la part d’un tiers. Il s’apparente à une demande de remboursement :
uUn recours compagnie ne peut pas être reversé tant qu’il n’a pas été entièrement soldé par des encaissements.
Une fois soldé, le recours compagnie peut être reversé à la compagnie dans une bordereau de sinistres compagnie.
Opération : Recours client
Champs obligatoires : Libellé, Tiers payeur, Mode de paiement, Date de paiement
Le courtier recouvre les 1587.50 € correspondant aux 50% du coût du sinistre, auprès du conducteur Henry DUPONT, responsable à 50% de l’accident.
Un recours client est un règlement à recouvrer attendu de la part d’un tiers que l’on prévoit de reverser intégralement à l’assuré. C’est le cas lorsque l’assuré n’est pas indemnisé en amont ni par l’assureur ni par le courtier : il est indemnisé uniquement lorsque le montant est recouvré auprès du tiers payeur.
Un recours client ne peut pas être reversé à l’assuré tant qu’il n’a pas été entièrement soldé par des encaissements.
Une fois soldé, le recours client peut être reversé au client dans un bordereau de règlements comme n’importe quelle indemnisation.