Types de correspondance
Les types de correspondance sont des “rôles” que vous pouvez attribuer :
aux adresses postales des clients et des compagnies,
à des fiches contacts lorsque vous les associez à des fiches clients, compagnies, ou apporteurs.
Cela vous permet, lors d’un publipostage, de cibler automatiquement les bonnes coordonnées postales en fonction de l’objet du document. Il faut au préalable avoir utilisé les bonnes étiquettes dans le modèle de document.
Dans le cadre d’un envoi d’email depuis une fiche client, compagnie ou apporteur, cela vous permet de cibler automatiquement l’adresse email du contact concerné par l’email, parmi les contacts associés à la fiche.
Paramétrage des types de correspondance
Vous pouvez définir des listes de rôles spécifiques aux :
clients,
compagnies,
apporteurs.
Chacune de ces listes est une liste personnalisée fournie par Modulr, que vous pouvez gérer en autonomie. Ces 3 listes sont fournies sans valeur par défaut : vous devrez ajouter celles qui correspondent aux différents types de destinataires que vous souhaitez cibler.
Vous pouvez tout à fait utiliser exactement les mêmes types de correspondances dans les 3 listes, mais il faut tout de même configurer les valeurs d’une liste pour vous en servir.
Pensez à indiquer sur chaque valeur un code associé. Il vous permettra de cibler les informations des contacts associés et des adresses postales du même type, via les étiquettes de publipostage. Préférez un code court et simple. Tous les codes sont enregistrés en majuscule pour que leur usage soit facilité par la suite. Voir plus bas des exemples d’utilisation lors des publipostages.
Exemple de types de correspondances courants et de codes associés :
Direction (code DIR)
Comptabilité (code CPT)
Souscription (code SCP)
Sinistralité (SIN)
Dans la suite de ce guide, nous reprendrons cet exemple à plusieurs reprises.
Typer les adresses
Les fiches clients et les fiches compagnies proposent chacune 5 blocs d’adresses pouvant être typées.
les adresses des fiches clients peuvent recevoir un type issu de la liste personnalisée “Types de correspondance (clients)”
les adresses des fiches compagnies peuvent recevoir un type issu de la liste personnalisée “Types de correspondance (compagnies)”
A ce jour, les fiches apporteurs ne proposent qu’une seule adresse postale : aucun type ne lui est donc associé.
Pour typer une adresse, ouvrez la fiche en modification et renseignez la liste “Type de correspondance” sur toutes les adresses utilisables :
Typer les adresses vous permettra de cibler automatiquement la bonne adresse postale dans vos publipostages papier, en vous évitant d’utiliser les étiquettes de publipostages propres à chaque bloc. Voir plus bas.
Typer les associations de contacts
Nécessite l’activation de l’option de configuration “Activer les types de correspondance sur les contacts” dans l’onglet “Général”. Vous pouvez activer cette option librement.
Lorsque vous associez une fiche contact à une autre fiche (client, compagnie ou apporteur), vous pouvez déjà préciser la Fonction et le Service occupés par ce contact dans cette structure. Le type de correspondance est une notions similaire, qui peut compléter Service et Fonction, ou se substituer totalement à elle.
Vous pouvez renseigner des types de correspondance sur un contact en même temps que Service et Fonction : lors de son association à une autre fiche. Pour cela, associez d’abord vos contacts à la fiche, puis cliquez sur le bouton “Gérer les types de correspondance” :
La fenêtre ci-dessus s’affiche et vous propose une vue synthétique de la répartition des rôles pour l’ensemble des contacts associés à votre fiche.
Case vide : le contact ne sera pas impliqué dans une correspondance de ce type.
Etoile jaune : indique le contact principal pour ce type de correspondance. Tous les autres contacts liés à ce type de correspondance seront les contacts secondaires.
Etoile grise : indique un contact secondaire pour ce type de correspondance.
Répartissez librement tous les rôles disponibles, puis cliquez sur le bouton vert pour valider vos modifications et refermer la fenêtre.
Le contact principal
Il s’agit de la personne contactée par défaut pour un type de correspondance donné. Pour chaque type, un seul contact peut être le contact principal.
Ce rôle est attribué par défaut au premier contact associé à un type.
Dès que vous disposez d’au moins 2 contacts pour un même type de correspondance, le rôle de contact principal peut être réattribué à l’un de ces contacts en cliquant sur l'étoile grise.
Les contacts secondaires
Tous les contacts d’un même type qui ne sont pas le contact principal seront les contacts secondaires. Leur seule utilité est de pouvoir être ajoutés en copie des emails destinés au contact principal (voir plus bas).
Vous pouvez ainsi relier un même contact à plusieurs types de correspondance : en effet une même personne peut intervenir dans plusieurs domaines à la fois.
Utilisation dans un publipostage
Lors d’un publipostage, utiliser les types de correspondance aura 2 utilités :
Cibler automatiquement le bon bloc d’adresse postale sans vous soucier de cibler l’adresse 1, 2, 3, 4 ou 5 avec les étiquettes de publipostage. Si vous ciblez l’adresse Souscription, peut importe dans quel bloc elle est saisie sur les différentes fiches : Modulr choisira automatiquement le bon bloc du moment que l’adresse est typée.
Cibler les informations d’un contact précis à la place des informations du client. Si aucun contact de ce type n’est associé à la fiche client/compagnie/apporteur, alors la donnée est recherchée sur la fiche client/compagnie/apporteur.
En fonction de l’Entité choisie pour le modèle de document, vous serez limité à un type de correspondance : client, compagnie ou apporteur :
Entité du modèle d’email | Type de correspondance disponible pour la recherche des destinataires |
|---|---|
Client | client |
Devis | client |
Contrat | client |
Sinistre | client |
Règlement de sinistre | - |
Réclamation | client |
Apporteur d’affaires | apporteur |
Compagnie | compagnie |
Bénéficiaire | client |
Contact | - |
Pour cibler les données de contact d’un type précis associé à une fiche, il suffit d’utiliser le Code correspondant dans les étiquettes de publipostage.
Si le contact est associé à une fiche… | … je dois utiliser les types de correspondance… | … et mes étiquettes s'écriront… |
|---|---|---|
Client | Client | {{cl.CODE.xxxx}} |
Apporteur | Apporteur | {{pr.CODE.xxxx}} |
Compagnie | Compagnie | {{com.CODE.xxxx}} |
Exemple :
On souhaite adresser une lettre au directeur d’une grosse société cliente. Au lieu d’intégrer le Nom et le Prénom de la fiche client (qui ne seront généralement pas renseignés dans le cas d’une entreprise non personnelle), on cible les civilité, nom et prénom du directeur.
Supposons que le directeur, Monsieur Albert DUPONT, soit une fiche contact associée à la fiche client, en tant que contact principal pour le type de correspondance “Direction” (code DIR).
Dans le document, la formule d’ouverture pourra être écrite comme ceci :
{{cl.DIR.letter_title}} {{cl.DIR.last_name}}, En réponse à votre demande… |
Dans le document final on aura donc :
Monsieur DUPONT, En réponse à votre demande… |
Si demain Monsieur DUPONT cède sa place de directeur à Madame LAMOUREUX, et que cette dernière devient le nouveau contact principal pour le type de correspondance “Direction”, les futures correspondances de ce type seront automatiquement adressées à Mme LAMOUREUX, sans nécessiter la modification du modèle de document.
Utilisation à l’envoi d’un email
Dans le cadre d’un email vous devez travailler à partir d’un modèle d’email prédéfini.
Vous disposez des mêmes possibilités offertes par les étiquettes de publipostage que dans un modèle de document : lors de l'édition de votre modèle d’email vous pouvez utiliser des étiquettes Client, Apporteur, ou Compagnie et y insérer le Code du type de correspondance souhaité. Les mêmes règles que pour les modèles de documents s’appliquent (voir ci-dessus).
Exemple :
En complément, utiliser un type de correspondance va permettre à Modulr de proposer comme destinataire principal l’adresse email du ou des contacts concernés, au lieu de l’adresse email propre à la fiche client/compagnie/apporteur.
A cette fin, vous êtes limité dans votre choix du type de correspondance en fonction de l’Entité choisie sur le modèle d’email (exactement comme pour les modèles de documents) :
Lorsque vous générez un email à partir d’un modèle utilisant un type de correspondance, Modulr remonte jusqu'à la fiche client / compagnie / apporteur concernée par l’email ; s’il existe un contact de ce type associé à la fiche, on propose son adresse email comme destinataire principal.
Astuce
Vous pouvez aussi activer l’option “Ajouter automatiquement les contacts secondaires d'un type de correspondance en copie des emails générés“ dans la configuration générale. Cela permet d’ajouter automatiquement l’adresse email des contacts secondaires de ce type en copie carbone (CC) à l’email.
Types de correspondance selon les types de contrats
Vous pouvez aller encore plus loin pour vos communications destinées aux clients sur leurs contrats et leur sinistralité : il est possible de définir sur les types de contrats un type de correspondance à privilégier. Plutôt que d’utiliser systématiquement le même type de correspondance (clients), vous pouvez prévoir sur chaque type de contrat un type de correspondance différent :
Dès lors que vous avez effectué ce réglage sur un type de contrat, vos modèles d’emails vous proposent un nouveau choix pour paramétrer le type de correspondance : “Selon le type de contrat".
Ce choix n’est possible que si votre modèle est lié à l’une des Entités suivantes : Contrat, Sinistre, Règlement de sinistres, Bénéficiaires.
Lors de son envoi, l’email sera adressé au(x) contact(s) dont le type de correspondance est indiqué sur le type de contrat. Si aucune fiche contact de ce type n’est détectée sur la fiche client, c’est le client qui est contacté sur son adresse email.
Pensez à renseigner le type de correspondance sur tous les types de contrats qui doivent faire l’objet d’un email issu de votre modèle.
Seul les types de correspondance liés au client sont proposés sur le type de contrat pour personnaliser les communications. Pour vos communications à destination des compagnies ou apporteurs, vous devrez préciser dans le modèle d’email un type de correspondance précis comme indiqué plus haut dans cet article.