Version 14.2

Ergonomie de la GED

AMÉLIORÉ

Nous avons apporté de nombreuses améliorations dans la nouvelle interface de GED plein écran :

• Adaptation dynamique de l’espace d’aperçu

  • Vous pouvez déplacer la zone d’aperçu vers la gauche ou la droite pour agrandir ou réduire la taille de ces aperçus.

• Aperçu complet des PDF

  • Les PDF s’affichent désormais complètement dans la zone d’aperçu en utilisant le lecteur PDF de votre navigateur. Il est donc possible de le consulter complètement, rechercher à l’intérieur etc.

  • Vous pouvez revenir à l’ancien aperçu si nécessaire via les options générales.

• Aperçu des fichiers .MSG (Outlook) ou .EML

  • Ceux d’entre vous qui enregistrement parmi les documents de type emails (.msg ou .eml), nous proposons également l’aperçu de ces documents.

  • Note : Vous ne pouvez toutefois pas répondre à ces emails comme avec ceux qui sont gérés dans Modulr, il s’agit simplement de l’aperçu du document de la GED.

• Ajout de plusieurs documents communs en même temps

  • Vous pouvez rapidement ajouter plusieurs documents issus d’un dossier commun dans la GED d’un client ou d’un contrat (la sélection devient multiple).

Extraction de pages de PDF

NOUVEAU

Une nouvelle fonctionnalité est disponible sur les documents PDF (hors documents signés électroniquement) permettant d’extraire des pages. Vous pouvez saisir une plage de pages et un nouveau PDF sera créé avec les pages demandées.

Étiquettes spécifiques de documents

NOUVEAU

Vous avez désormais la possibilité de créer des étiquettes de GED thématiques spécifiques à un client, contrat, sinistre, etc. Les documents peuvent ensuite être rangés à la fois dans les étiquettes globales et dans les étiquettes spécifiques.

Ces étiquettes spécifiques sont exclusives à l’élément sélectionné lors de leur création (par exemple un contrat). Elles peuvent être utilisées par exemple pour créer une étiquette lors d’un avenant d’un contrat, et ranger des documents concernant cet avenant.

Archivage et suppression ou anonymisation des clients

NOUVEAU

Nous avons mis en place une nouvelle fonctionnalité pour faciliter la conformité RGPD permettant d’archiver des fiches clients (dans un premier temps) puis de les supprimer ou anonymiser. Le fonctionnement est le suivant :

• Vous pouvez définir des délais d’inactivité pour chaque élément de la fiche client (mise à jour du client, événements de la fiche, devis, projets, contrats, sinistres, réclamations), exprimées en années.

• Un filtre dans la liste des clients permet d’identifier les clients “archivables”, c’est à dire ceux qui ont dépassés tous les délais d’inactivité configurés et n’ont plus de devis, projets, contrats, sinistres ou réclamations actives.

• Vous pouvez ainsi archiver ces fiches clients si vous le souhaitez en les sélectionnant et en choisissant d’archiver depuis les actions sur sélection.

  • Note : vous pouvez aussi choisir d’archiver n’importe quelle fiche, même si Modulr ne la considère par archivable, à votre discrétion, à condition d’avoir le droit d’effectuer cette action (configurable).

• Vous pouvez définir des utilisateurs comme était “DPO” qui sont alors les seuls à pouvoir accéder à un filtre spécial de la liste des clients “Clients archivés” leur permettant deux actions :

  • Corriger l’action d’archivage par erreur en “désarchivant” une fiche.

  • Combiner la recherche des clients archivés + un nombre d’années d’archivage et à partir de là choisir sur la sélection une action de suppression ou anonymisation des fiches. Les prospects seront complètement supprimés, alors que les clients seront anonymisés à la place car nous devons conserver les données de contrat pour des raisons techniques. Dans les 2 cas, tous les documents de la GED sont mis à la corbeille également.

Vous trouverez la documentation complète de cette fonctionnalité dans Archivage et suppression des clients inactifs (RGPD).

Export global de flotte de véhicules

AMÉLIORÉ

Depuis l’export de flotte de véhicules disponible dans le menu Exports, nous avons ajouté la possibilité de ne pas choisir de client et ainsi exporter toutes les flottes de tous les clients. Dans ce cas les informations de client sont ajoutées dans le fichier exporté.

Ajout de la date comptable dans l’export des règlements de sinistres

AMÉLIORÉ

Nous avons ajouté une colonne avec la date comptable dans l’export des sinistres avec règlements de sinistres. Elle se définit ainsi :

• Si c’est une indemnisation ou un recours client : elle correspond à la date de règlement enregistrée dans le règlement de sinistre.

• Si c’est un remboursement ou recours compagnie : elle correspond à la date du dernière encaissement ayant soldé le règlement de sinistre. Elle est vide si le règlement n’est pas encore soldée (pas d’encaissement par exemple).

Améliorations issues des demandes de l’espace club

• AMÉLIORÉ Nous avons ajouté salarié dans les catégories de bénéficiaires lors de l’ajout sur un contrat.

• AMÉLIORÉ L’icône d’activation de l’extranet client est amélioré avec un code couleur pour distinguer l’extranet non encore activé, activé par le client ou bloqué par le courtier.

• NOUVEAU Nous avons ajouté une nouvelle méthode d’association rapide d’email par référence de contrat. En saisissant la référence du contrat, l’email est alors immédiatement affecté au client et contrat concerné (si trouvé et unique).

• AMÉLIORÉ Nous avons ajouté des infobulles à côté des paiements rejetés et des dettes permettant de voir dans les 2 cas les informations liées :

  • Voir sur le paiement rejeté si la dette correspondante est soldée ou non.

  • Voir sur la dette de quel paiement elle provient.

• AMÉLIORÉ Comme nous l’avions fait pour les contrats, nous avons ajouté le nombre de sinistres ouverts dans l’onglet des sinistres de la fiche client.

Configuration des emails

AMÉLIORÉ

Nous avons étendu l’authentification Office 365 / Exchange de Microsoft à la connexion au services d'envoi d'emails (SMTP) en plus de la réception. Vous pouvez modifier ces réglages dans la gestion des comptes de messageries de Modulr.

Modifications API, exports ou imports

Cette section décrit les éventuelles modifications qui impactent les appels ou contrôles de l’API, ou encore les formats de fichiers d’import ou d’exports.

L’export global des flottes de véhicules (depuis le menu Exports) est modifié pour ajouter des colonnes de client.

L’export des règlements de sinistres est ajouté pour ajouter la date comptable.