Archivage et suppression des clients inactifs (RGPD)

Selon les préconisations du RGPD, les données personnelles de vos clients et prospects ne devraient pas être conservées indéfiniment. Passé un certain délai d’inactivité, elles pourront être archivées, puis supprimées totalement de Modulr ou bien simplement être anonymisées. Ces opérations sont des privilèges qui peuvent être accordés à certains utilisateurs dans votre structure.

Pour fluidifier la lecture dans le reste de cet article, lorsqu’il n’est fait mention que des clients, il est question des clients, des groupes, et des prospects.

Paramétrage

Droits utilisateurs

Avant d'être supprimées ou anonymisées, les fiches doivent préalablement être archivées, c’est-à-dire masquées à a plupart des utilisateurs. Pour donner à un groupe d’utilisateurs le droit d’archiver des clients, utilisez le droit Archiver les clients.

Par défaut, ce droit est accordé aux groupes ‘Administrateur’ et ‘Gestionnaire’.

Utilisateurs DPO

L'étape suivante consiste à nommer au moins un utilisateur comme Délégué à la Protection des Données (DPO). Seul un DPO est habilité à consulter les fiches archivées, puis supprimer les données personnelles préalablement archivées. Dans la gestion des utilisateurs, il suffit de cocher la case suivante :

Les utilisateurs DPO apparaissent dans la liste des utilisateurs avec la mention “DPO” :

Délai d’inactivité

Vous devez ensuite définir des délais d’inactivité en années pour les fiches clients proprement dites, ainsi que tous les dossiers qui peuvent leur être rattachés : clients, prospects, devis, projets, contrats, sinistres, réclamations.

Ces délais se configurent dans la configuration générale, onglet Général, section RGPD.

Vous pouvez définir pour chaque cas un délai compris entre 1 et 100 années. Ils vont vous servir à identifier les clients inactifs qui doivent être archivés, avant suppression par un DPO.

Filtrer les clients inactifs

Sur la page des Clients et sur celle des Groupes, le filtre suivant vous permettra d’isoler les clients actifs ou inactifs :

Ce filtre n’est accessible qu’aux utilisateurs disposant du droit Archiver les clients.

Le client est considéré comme comme archivable s’il n’a aucun devis, projet, contrat (souscripteur ou bénéficiaire), sinistre, réclamation actifs et s’il a dépassé tous les délais configurés :

Date de dernière modification la plus récente d’un de ses devis + délai configuré pour les devis.
Date de dernière modification la plus récente d’un de ses projets + délai configuré pour les projets.
Date de dernière modification la plus récente d’un de ses contrats (ou contrats dans lesquels il apparait comme bénéficiaire) + délai configuré pour les contrats.
Date de dernière modification la plus récente d’un de ses sinistres + délai configuré pour les sinistres.
Date de dernière modification la plus récente d’un de ses réclamations+ délai configuré pour les réclamations.
Si c’est un client (au moins un contrat ou ancien contrat) :
- Date de dernière modification la plus récente de la fiche ou d’un de ses événements ou tâches + délai configuré pour les clients.
Si c’est un prospect (aucun contrat ou ancien contrat) :
- Date de dernière modification la plus récente de la fiche ou d’un de ses événements ou tâches + délai configuré pour les prospects.

Archiver des clients

En masse

Archiver un client consiste à le masquer aux utilisateurs (même ceux disposant du droit Archiver les clients). Il est alors en attente de suppression ou d'anonymisation par un DPO. L’utilisateur DPO peut retrouver cette fiche uniquement en recherchant explicitement via le filtre Client anonymisé ou archivé.

Après avoir isolé des clients inactifs sur la page Clients ou Groupes, un utilisateur disposant du droit Archiver les clients peut utiliser l'action Archiver sur une sélection de fiches :

Une popup de confirmation vous rappelle le nombre de clients que vous vous apprêtez à archiver.

L’archivage est un traitement asynchrone pouvant être assez long, qui se déroule en tâche de fond. Les conséquences d’un archivage sont multiples :

Les fiches des clients archivés ne sont plus accessibles pour les non DPO. Les DPO peuvent les retrouver en recherchant explicitement via le filtre Client anonymisé ou archivé, mais un avertissement en haut de page indique qu’elles sont archivées.
Les clients archivés n’apparaissent plus dans la liste des clients / groupes.
Les clients archivés ne peuvent plus remontrer par une recherche globale.
Les clients archivés n’apparaissant plus dans l’historique des fiches récemment consultées.
Les contrats, devis, projets, réclamations, sinistres, quittances des clients archivés n’apparaissent plus dans les listes, les listes intuitives (mails) et par la recherche globale
Les clients archivés ne peuvent pas être fusionnés avec d’autres clients (fusion de fiche)
Les clients archivés n’apparaissent pas sur le fichier de l’export client (sauf utilisateur DPO)
Un évènement apparaît sur les clients archivés mentionnant l'utilisateur qui a réalisé l’action d’archivage : “Client archivé le [dd/mm/yyyy] à [hh:mm]”
L’accès à l’extranet des clients archivés est désactivé.
Lorsque vous créez un nouveau client et qu’il existe un doublon parmi les clients archivés, vous ne recevez aucune alerte à ce sujet.

En fin de traitement, l’utilisateur responsable de l’archivage reçoit une notification assortie d’un rapport téléchargeable. Ce rapport contient des informations sur tous les clients archivés / et les erreurs éventuelles qui ont pu empêcher l’archivage de certaines fiches.

Individuellement

Il est également possible d’archiver une fiche individuellement. Les utilisateurs disposant du droit Archiver les clients disposent d'un bouton "Archiver" en bas de la fiche client :

Son fonctionnement est similaire à l’archivage en masse décrit plus haut mais ne concerne que cette fiche.

L'archivage individuel est également un traitement asynchrone qui est réalisé en tâche de fond. En fin de traitement, le DPO reçoit une notification contenant un rapport téléchargeable qui mentionne le client traité.

Supprimer ou anonymiser des clients

Dès lors qu’une fiche a été archivée, elle peut être supprimée ou anonymisée par un DPO. Ce dernier dispose de nouveaux filtres dans les pages Clients et Groupes afin d’isoler les fiches archivées :

Nous vous conseillons fortement de supprimer ou anonymiser uniquement les fiches archivées depuis au moins 1 an (pour laisser le temps de rectifier d'éventuelles erreurs avant suppression irréversible).

Puis il peut utiliser l’action Anonymiser ou supprimer qui lui est réservée :

Cela propose une popup de confirmation rappelant le nombre de fiches destinées à la suppression ou à l’anonymisation. Une deuxième popup est alors ouverte pour lui demander de renseigner son mot de passe de connexion à Modulr :

Si la procédure est confirmée :

Les fiches prospects sont totalement supprimées du système, sauf si elles contiennent des paiements ou sont liées à des véhicules (contrats de flottes), auxquels cas on les considère comme des fiches clients.
Les fiches clients et les prospects contenant des paiements ou liés à des véhicules sont, elles, conservées, mais leurs données personnelles sont à la fois supprimées et anonymisées :
- Effacement des données suivantes : nom, prénom, civilité, complément du nom, nom de naissance, date de naissance, situation matrimoniale, profession, nom du conjoint, prénom du conjoint, email du conjoint, téléphone mobile du conjoint, date de naissance du conjoint, tous les champs des adresses postales, téléphone domicile, téléphone bureau, téléphone mobile, fax, email, email secondaire, site internet, facebook, twitter, tous les champs personnalisés notés comme contenant des données personnelles.
- Remplacement des Nom, Prénom, Société par la mention “Client supprimé”.
- Suppression des documents dans la GED du client qui ne sont pas liés à des données comptables de Modulr.

La suppression / archivage est un traitement asynchrone réalisé en tâche de fond. En fin de traitement le DPO reçoit une notification assortie d’un rapport d’erreurs téléchargeable. Ce rapport d’erreurs ne mentionne QUE les fiches ayant échappé au traitement.

Filtrer les clients archivés (ou anonymisés)

Les clients archivés peuvent être retrouvés, afin d'être supprimés par un DPO, ou bien désarchivés. Sur les pages Clients et Groupes, deux filtres réservés aux DPO vont vous y aider :

Etat d'activation : Archivé ou Anonymisé.

Les fiches totalement supprimées ne peuvent plus être retrouvées dans le système, même par un DPO. En revanche, les clients anonymisés sont toujours là, même si la plupart de leurs données sont effacées. Ce cas de figure est également géré par ce même filtre.

Archivé depuis au moins (nombre d'années) : entrez un nombre compris entre 1 et 100 pour retrouver des fiches archivées depuis un certain temps.

Exemple : si nous sommes le 10/01/2023 et que je filtre les clients archivés depuis au moins 2 ans, je trouverai les clients archivés depuis au moins le 10/01/2021 inclus.

Désarchiver des clients

Seuls les DPO peuvent désarchiver un client. Comme pour l’archivage, ils peuvent procéder en masse sur une sélection de clients archivés, ou bien individuellement sur chaque fiche.

En masse

Sur les pages Clients et Groupes, l'action “Désarchiver” permet d’agir sur une sélection de clients préalablement filtrés. Cela ouvre une fenêtre de confirmation :

Le désarchivage est un traitement asynchrone qui est réalisé en tâche de fond. En fin de traitement, le DPO reçoit une notification contenant un rapport téléchargeable qui mentionne tous les clients traités et les erreurs éventuelles.

Les clients désarchivés se comportent de nouveau comme des clients non archivés. En outre, un évènement apparaît sur la fiche des clients désarchivés mentionnant : “Client désarchivé le [dd/mm/yyyy] à [hh:mm]”.

Individuellement

De même que pour l’archivage, sur une fiche client déjà archivée, le DPO trouvera un bouton Désarchiver le client. Ce dernier se comporte exactement comme l’action en masse Désarchiver, à ceci prêt qu’il ne concerne que cette fiche client.

Le désarchivage individuel est également un traitement asynchrone qui est réalisé en tâche de fond. En fin de traitement, le DPO reçoit une notification contenant un rapport téléchargeable qui mentionne le client traité.