Edition en ligne des documents Word et Excel
En partenariat avec Microsoft, Modulr intègre Office Online, permettant l'édition de vos documents Word ou Excel directement en ligne, au lieu de devoir télécharger une autre version préalablement modifiée sur votre PC.
Pour pouvoir utiliser l'édition en ligne, vous devez activer l’option Activer l'édition en ligne avec Office des documents Word et Excel.
De plus, chacun de vos utilisateurs doit disposer d'une licence Microsoft 365 valide pour utiliser la suite Office Online et éditer les documents.
Lorsque l’option est activée, il est possible d'éditer directement la plupart* des documents Word et Excel à partir du menu situé en bout de ligne dans la GED de chaque fiche :
* Les documents liés à une quittance (en général les avis d'échéances) ne sont pas éditables pour des contraintes règlementaires qui n’autorisent pas la modification de documents comptables. Le choix Editer dans le menu n'apparait donc pas sur ces documents.
Un nouvel onglet s’ouvre alors dans votre navigateur pour ouvrir en édition votre document dans le portail Office Online.
Toute modification effectuée par ce biais est automatiquement enregistrée dans la GED de Modulr sans qu'il ne soit nécessaire de télécharger le fichier.
En complément, un document ainsi édité dispose alors de plusieurs versions qui apparaissent à côté du nom du document dans la GED (exemple : v2).
Au clic sur un document versionné, le fichier n’est plus directement téléchargé : une fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez visualiser les utilisateurs Modulr ayant édité le document et à quelle date.
Les actions possibles concernent chaque version existante :
Télécharger la version du document
Rétablir la version du document : cela crée une nouvelle version du document dont le contenu est rétabli à la version voulue.
Supprimer la version du document (la dernière version ne peut pas être supprimée par ce biais).
Un délai variable peut s’appliquer avant que le numéro de version de votre document ne soit modifié dans Modulr et que les anciennes versions ne soient disponibles. En revanchce, le document accessible dans la liste de la GED est toujours la dernière version enregistrée depuis Office Online.