Gestion électronique des documents (GED)

La GED Modulr n’est pas proposée comme une arborescence unique : il n’existe pas une vue globale unique regroupant les documents de tout votre portefeuille. Chaque fiche client, compagnie, apporteur ou contact dispose de sa propre GED. Dans tous les cas, le fonctionnement de la GED est rigoureusement le même.

Les GED des différentes fiches ne sont pas nécessairement dissociées les unes des autres : vous verrez plus bas qu’il est tout à fait possible de faire apparaître un même document ou email dans plusieurs fiches simultanément.

Quel que soit le type de fiche concernée, l'onglet Communication de la fiche vous permet de gérer tous les éléments de communication qui la concernent. Il s'agit :

des documents,
des emails (reçus et envoyés),
et des SMS envoyés (sous réserve de disponibilité dans votre plateforme).

Un affichage plein écran est également disponible pour la GED. Voir l’article Affichage étendu de la GED.

Les documents

Ajouter un document

Il est possible d’ajouter un document de diverses manières :

Générer un document : permet de générer un document à partir de modèles de documents configurés sur votre plateforme. Le courrier généré sera automatiquement enregistré sur la fiche.
Ajouter un document : permet d'ajouter des documents à partir de fichiers présents sur votre ordinateur, avec le classique bouton Parcourir, ou bien en le sélectionnant parmi les dossiers de documents communs de Modulr (il s'agit des dossiers de partage qui sont gérés depuis le menu Dossiers. Voir Dossiers).
Scanner un document : permet de scanner un document directement dans la GED de la fiche via un logiciel utilitaire à télécharger et à installer (plus d'informations sur le scanner).
Par glisser déposer depuis votre explorateur de fichiers sur la zone Déposer des documents ou bien directement dans la liste de documents elle-même.

Il est également possible de Générer un document directement depuis le menu d’actions des fiches suivantes :

un projet / un contrat
un sinistre
un devis
une quittance (modèles Contrat)
un avenant (modèles Contrat)

Le document est alors classé automatiquement sur la fiche concernée (sur le Contrat dans le cas des documents quittances / avenants).

La taille maximale des documents que vous pouvez intégrer est limitée à 50 Méga-octets.

Liste des documents

La liste des documents affiche le nom du document et sa date de création.

Certaines icones peuvent apparaître :

étiquette : accès aux fonctions de classement (voir plus bas)
agent secret : indique si l’email est confidentiel (voir plus bas)
œil : indique si le document est visible sur l’extranet. Un clic sur l’icone active (vert) ou désactive (gris) la visibilité sur l’extranet.
bouclier : indique si le document est fait l’objet d’un niveau de confidentialité pour les autres utilisateurs, en fonction de la couleur :

	Gris pour les documents nécessitant un niveau de confidentialité 1 ou supérieur.
	Bleu pour les documents nécessitant un niveau de confidentialité 2 ou supérieur.
	Violet pour les documents nécessitant un niveau de confidentialité 3 ou supérieur.
	Orange pour les documents nécessitant un niveau de confidentialité 4.

cloche : indique la présence d’une tâche de rappel concernant cet email. Au survol, une infobulle affiche un aperçu de la tâche et permet d’accéder au détail à la prise en charge de la tâche.

Le menu en bout de ligne permet d’effectuer les actions suivantes :

Convertir le document en PDF si son format le permet. La version PDF apparaît au même endroit que l’original, et dispose exactement des mêmes règles de classement et de restriction.
Protéger le PDF : si le document est au format PD, vous pouvez alors activer un maximum de verrous contre l'édition et l’impression en PDF. Cela vous permet toujours d’imprimer le PDF sur papier, de remplir les champs éditables qu’il contient, et de le signer électroniquement. Cette opération est définitive. les documents PDF qui sont protégés contre l'édition en affichent la mention dans leur menu d’actions.
Accéder aux fonctions de classement.
Renommer le document.
Supprimer, si vous en avez le droit, le document. Envoie le document dans la Corbeille des documents.

Edition en ligne : si vos collaborateurs disposent d’un compte Office 365, ils pourront éditer les documents de la GED Modulr directement en ligne, depuis le menu d’actions. Pour en savoir plus : Edition en ligne des documents Word et Excel.

Actions en masse

Plusieurs actions en masse peuvent être réalisées. Pour cela, cochez les éléments que vous souhaitez traiter, puis cliquez sur l’action à effectuer dans la liste déroulante. Pour les traitements disponibles sont :

Envoyer par email les documents cochés en pièces jointes.
Suppression des éléments cochés.
Classer les éléments cochés : affiche la fenêtre de classement dont les modifications seront appliquées à toute la sélection.
Extraire une archive des documents sélectionnés.

Les emails reçus

Les emails reçus, après avoir été rangés dans une fiche (voir l'article « Emails ») sont listés en étant triés par date dans l'onglet Emails reçus. Un clic sur la ligne permet de consulter l'email.

Plusieurs icones peuvent être affichées sur la ligne :

étiquette : accès aux fonctions de classement (voir plus bas)
agent secret : indique si l’email est confidentiel (voir plus bas)
oeil : indique si le document est visible sur l’extranet. Un clic sur l’icone active (vert) ou désactive (gris) la visibilité sur l’extranet.
bouclier : indique si le document est fait l’objet d’un niveau de confidentialité pour les autres utilisateurs, en fonction de la couleur (voir Documents, plus haut, pour le détail).
infobulle : indique quel utilisateur a classé l’email.
cloche : indique la présence d’une tâche de rappel concernant cet email (voir Documents, plus haut).

Depuis le menu d'action en bout de ligne, les actions suivantes sont possibles :

Classement : accès aux fonctions de classement (voir plus bas)
Répondre : ouvre la création d’un email en réponse à celui-ci, destiné uniquement à l'émetteur.
Répondre à tous : ouvre la création d’un email en réponse à celui, en conservant tous les destinataires indiqués sur l’email d'origine.
Transférer : ouvre la création d’un email (TR) destiné à être transféré à des destinataires que vous devrez renseigner.
Ajouter une note : permet d’ajouter ou modifier un commentaire qui apparaîtra sous l’objet de l’email dans la liste.
Supprimer : si vous en avez le droit. Envoie l’email dans la Corbeille des documents.
De changer le mail de boîte aux lettres si vous en avez plusieurs.
De transférer à l'adresse externe indiquée en configuration.

Actions en masse

Plusieurs actions en masse peuvent être réalisées. Pour cela, cochez les éléments que vous souhaitez traiter, puis cliquez sur l’action à effectuer dans la liste déroulante. Pour les traitements disponibles sont :

Suppression des éléments cochés.
Classer les éléments cochés : affiche la fenêtre de classement dont les modifications seront appliquées à toute la sélection.

Les emails envoyés

Après envoi d'un email depuis une fiche, ce dernier est automatiquement rangé dans le sous-onglet Emails envoyés de l'onglet Communication de cette fiche. Un clic sur une ligne permet de consulter un email.

Plusieurs icones peuvent être affichées sur la ligne :

pause : indique la présence d’un brouillon d'email créé en réponse à celui-ci.
étiquette : accès aux fonctions de classement (voir plus bas)
agent secret : indique si l’email est confidentiel (voir plus bas)
oeil : indique si le document est visible sur l’extranet.
bouclier : indique si le document est fait l’objet d’un niveau de confidentialité pour les autres utilisateurs.
infobulle : indique quel utilisateur a classé l’email.
cloche : indique la présence d’une tâche de rappel concernant cet email.

Le menu d'actions permet :

Classement : accès aux fonctions de classement (voir plus bas)
Renvoyer : ouvre la création d’un email en réponse à celui-ci, destiné uniquement à l'émetteur.
Transférer : ouvre la création d’un email (TR) destiné à être transféré à des destinataires que vous devrez renseigner.
Ajouter une note : permet d’ajouter ou modifier un commentaire qui apparaîtra sous l’objet de l’email dans la liste.
Supprimer : si vous en avez le droit. Envoie l’email dans la Corbeille des documents.

Actions en masse

Plusieurs actions en masse peuvent être réalisées. Pour cela, cochez les éléments que vous souhaitez traiter, puis cliquez sur l’action à effectuer dans la liste déroulante. Pour les traitements disponibles sont :

Suppression des éléments cochés
Classer les éléments cochés : affiche la fenêtre de classement dont les modifications seront appliquées à toute la sélection.

Les SMS

Après envoi d'un SMS de manière individuelle ou en masse, ce dernier est automatiquement rangé dans le sous-onglet « SMS envoyés » de l'onglet « Communication » de la fiche correspondante. Les SMS envoyés sont listés en étant triés par date.

Classement et restrictions d’accès des documents et des emails

Les documents générés à partir d’un modèle de document peuvent être automatiquement classés si le modèle contient des règles à cet effet. Voir Modèles de documents.

Fenêtre de classement

Il existe plusieurs moyens de classer et de qualifier les documents et les emails. La plupart sont regroupés dans la fenêtre de classement accessible par le bouton “étiquette” disponible dans la liste des éléments, ou l’action “Classement” du menu en bout de ligne :

Les différents modes de classements disponibles sont complémentaires :

L’arborescence des étiquettes thématiques : d’usage similaire aux dossiers d’un explorateur de fichiers. Voir Gestion des étiquettes thématiques.
Les différents dossiers de la fiche : vous pouvez relier l'élément à un contrat, un sinistre, un devis, un projet ou une réclamation. Ces dossiers sont affichés en haut de la fenêtre et peuvent être décochés pour un déclassement immédiat.
Les autres fiches : compagnies, clients, contacts, apporteurs, ou dossiers communs.
Les niveaux de confidentialité de 1 (le plus bas) à 4 (le plus haut). Ces niveaux sont attribués à chaque utilisateur par votre administrateur (voir Gestion des utilisateurs). Un document requérant un niveau de confidentialité ne s’affichera dans la liste que si vous possédez le niveau nécessaire et un bouclier de couleur vous avertira qu’il est à accès limité pour les utilisateurs de moindre niveau :

Documents confidentiels

En complément de cette fenêtre, l'icone d’agent secret présente sur chaque élément de GED permet de rendre le document confidentiel, indépendamment des niveaux de confidentialité. Si l’icone est verte, le document est retreint, sinon il ne l’est pas.

Seuls les utilisateurs possédant le privilège spécial “Peut accéder aux documents et emails restreints“ pourront le lire. Le fichier apparaîtra néanmoins dans la liste avec son titre.
Seuls les utilisateurs possédant le privilège spécial “Peut marquer un document ou un email comme étant restreint” pourront activer cette restriction.
Seuls les utilisateurs possédant le privilège spécial “Peut retirer le marquage restreint d'un document ou un email” pourront désactiver cette restriction.

Rechercher des documents et des emails

Vous disposez de plusieurs moyens pour isoler vos documents et vos emails :

Grâce aux dossiers dans lesquels ils ont été classés au préalable : devis, projet, contrat, sinistre ou réclamation. Certains de ces éléments peuvent ne pas s’afficher en fonction des modules activés sur votre plateforme Modulr.
En saisissant tout ou partie du nom (document) ou de l’objet (email).
En fonction de la date d’ajout dans Modulr (il s’agit de la date de réception ou d’envoi pour un email).
En cochant
1. des étiquettes thématiques
2. des niveaux de restriction
3. des règles de confidentialité