Gestion des utilisateurs

Vous pouvez en toute autonomie gérer les accès de vos collaborateurs (ajouter / modifier / bloquer ou réactiver un compte utilisateur), les comptes emails et agendas auxquels ils ont accès ainsi que leurs droits d'accès à chaque fonctionnalité de la plateforme.

Le nombre de comptes utilisateurs disponible est dépendant de votre abonnement.

LISTE DES UTILISATEURS

En accédant à la gestion des comptes utilisateurs, vous obtiendrez la liste des comptes existant.

Depuis cette interface vous pouvez :

Ajouter un nouvel utilisateur. Possible uniquement si vous n'avez pas atteint le nombre maximum de comptes inclus dans votre abonnement. Si la limite est atteinte, l'icône « + » sera remplacée par un cadenas. Pour faire évoluer votre abonnement vous pouvez contacter le service commercial.
Activer / désactiver un compte utilisateur. Les comptes désactivés sont grisés et barrés et ne sont plus comptabilisés dans le nombre de comptes utilisés sur votre abonnement. Note : Un utilisateur ne peut pas désactiver son propre compte. De plus si vous avez atteint le nombre de compte actifs prévu dans votre abonnement, vous ne pourrez pas en activer un autre sans en désactiver un d’abord : une icône “cadenas” s’affichera sur la ligne.
Gérer les accès aux comptes emails. En rattachant des comptes emails à un utilisateur, ce dernier pourra alors accéder à la boite de réception de ces comptes de messagerie, traiter les emails entrant et envoyer des emails depuis ces comptes. Un compte de messagerie peut ainsi être associé à plusieurs utilisateurs. Un utilisateur aura toujours un compte email par défaut. C’est le compte qui sera proposé par défaut lors de l'édition d’un email depuis Modulr. Changez le compte par défaut d’un simple clic sur le bouton “rouage”.
Menu d’actions :
1. Mettre à jour les informations du compte utilisateur (identifiant, mot de passe, nom complet, profil, …).
2. Gérer les encarts du tableau de bord pour ce compte utilisateur. Permet à un administrateur de préconfigurer l'écran d’accueil d’un nouveau collaborateur avec les encarts qui concernent son poste. Voir Tableau de bord.
3. Supprimer le compte utilisateur. Si la suppression n'est pas possible c'est que le compte a déjà servi. Il faut alors le clôturer. Un compte clôturé ne compte plus dans la limite d’utilisateurs de votre abonnement.
Utilisateur API. Signale que cet utilisateur peut exploiter l’API Modulr. Au survol, un lien vers la documentation API est proposé.
Désactivation/ activation impossible. Il est impossible de désactiver votre propre compte, ni de réactiver un compte si vous avez atteint la limite prévue dans votre abonnement.

CRÉER / MODIFIER UN COMPTE UTILISATEUR

Voici le détail des informations pouvant être renseignées sur les comptes utilisateurs :

Identifiant : Identifiant utilisé lors de la connexion.
Mot de passe : Mot de passe utilisé lors de la connexion. Obligatoire lors de la création d’un nouveau compte utilisateur. En cas de mise à jour d'un compte, il est optionnel car si le champ reste vide alors le mot de passe du compte restera inchangé.

Le mot de passe devra toujours respecter les règles suivantes :

8 caractères minimum.
comporter des caractères faisant partie d'au moins deux de ces ensembles : lettres minuscules, majuscules et chiffres.

Si vous changez le mot de passe d’un utilisateur, il devra le modifier dès sa prochaine connexion avec le nouveau mot de passe. Les mots de passe utilisateurs sont cryptés. Personne, pas même Ecilia ne peut y accéder.

En cas d’oubli il est préférable d’utiliser la fonction de mot de passe oublié depuis l'écran de connexion pour en générer un nouveau.

Nom : Nom et prénom du collaborateur. C'est le nom qui apparaît sur les logs d'activité mais également dans différents filtres, exports de données, etc.
Société : Si vous êtes en multi-sociétés, cette liste permet d'indiquer la société dont dépend l'utilisateur. Il aura toute de même accès au portefeuille des autres sociétés.
Agence : Si vous êtes en multi-agences, cette liste permet d'indiquer l'agence dont dépend l'utilisateur. Il aura toute de même accès au portefeuille des autres agences.
Profil : Permet de définir les droits d'accès (voir ci-dessous).
Fonction et Service : Ces informations sont optionnelles, elles peuvent être utilisées dans le publipostage et en signature d'emails.
Email et téléphone : Ces informations sont optionnelles. Notez toutefois que l'email est celui utilisé pour envoyer un lien de renouvellement de mot de passe à l'utilisateur si jamais il l'oublie. Ces informations peuvent être utilisées dans le publipostage et en signature d'emails.
Niveau de confidentialité : Ce privilège est optionnel et permet d’accorder l’accès à certains documents et emails réservés à une audience limitée (voir ci-dessous).
Périmètre : Permet d'appliquer une restriction des fiches clients visibles par le collaborateur dans le cadre de l'utilisation de la segmentation du portefeuille.

Selon votre configuration, les options suivantes peuvent également être utilisées :

Utiliser Google Authenticator : Il s'agit d'une option de sécurité permettant de mettre en place une double authentification. (voir ci-dessous).
Utiliser les services web : Si disponible dans votre abonnement, un accès à l'API REST de Modulr Courtage peut être activé. Activez alors cette option et notez immédiatement la clé secrète qui s’affiche. Cette clé permettra l’exploitation des services exposés sur l’API.

Attention, une fois le compte enregistré, il ne sera plus possible, pas même pour les services Ecilia, de connaître votre clé secrète. Pour régénérer une clé, il faut décocher puis recocher la case (et bien sûr enregistrer la modification sur le compte). Voir l’article Authentification (la clé secrète est le paramètre client_secret).

Limiter l'utilisation des API aux seules routes suivantes : Ce champ permet de renseigner les routes de l’API auxquelles l’utilisateur est limité. Si elle est vide, l’utilisateur peut interroger toutes les routes de l’API Modulr. Sinon, elle est limitée aux routes renseignées.
L'écriture de cette restriction se fait sous la forme [Verbe HTTP] nom de la route. Par exemple, pour limiter l’accès à la route de recherche client, on écrit POST /clients/search et pour limiter l’accès à la récupération d’un client par id, on écrit GET /clients/$.
Pour limiter l’accès à plusieurs route, il suffit de les écrire à la suite, avec un retour à la ligne entre chaque.
Documents et emails restreints : cet ensemble de trois options permet de gérer les droits d’accès et de gestion que possède l'utilisateur concernant les documents et emails considérés comme confidentiels. C’est un privilège complémentaire au niveau de confidentialité, destiné à limiter l’accès à des documents encore plus sensibles. C’est tout ou rien : soit on y accède soit on n’y accède pas. Voir Gestion électronique des documents (GED).

Profils utilisateurs

Les profils utilisateurs définissent les menus et onglets auxquels auront accès les utilisateurs mais également les droits en lecture / modification / suppression des fiches. Les droits correspondant à chaque profil peuvent être personnalisés dans la configuration des droits des utilisateurs. Les profils suivants sont proposés par défaut. Vous pourrez en ajouter à loisir, et même modifier ou supprimer les profils Invité, Utilisateur et Gestionnaire. En revanche le profil Administrateur est intouchable : il vous permet d’utiliser votre compte utilisateur initial, qui a tous les droits, et ainsi de configurer votre plateforme à tout moment.

Voici les autorisations par défaut de chaque profil :

Invité : L’invité accède aux fonctionnalités principales de la plateforme mais ne peut pas modifier les données, à l’exception de ses propres rappels et emails. Il peut accéder aux mêmes données qu’un utilisateur à l’exception du publipostage. Il dispose d’un accès limité aux rappels et aux emails.
Utilisateur : L’utilisateur peut utiliser les fonctions courantes de la plateforme présentes dans le menu principal et notamment tout ce qui concerne la gestion des clients, contacts, apporteurs d'affaires, dossiers, publipostages, … Il dispose d’un accès complet aux rappels et aux emails.
Gestionnaire : Le gestionnaire dispose de la possibilité de travailler avec tous les outils de la plateforme, à l’exception des outils d’administration. Il a accès à toutes les fonctionnalités d’un utilisateur, mais également au menu secondaire comprenant bordereaux, imports, exports, statistiques et états, …
Administrateur : L’administrateur dispose de toutes les fonctionnalités de la plateforme. Il a accès à toutes les fonctionnalités du gestionnaire, mais également au menu d'administration.

Le paramétrage par défaut de ces différents profils peut être personnalisé depuis le panneau de configuration, dans la section « Droits utilisateurs ». Seul le profil Administrateur est non modifiable : il conserve toujours tous les droits.

Niveau de confidentialité

Certains documents et emails peuvent être réservés à une audience limitée dans votre organisation : on leur aura donc attribué un niveau de confidentialité. Le niveau de confidentialité d’un utilisateur indique quels documents et emails il aura le droit de consulter. Ce réglage est indépendant de la notion de profil.

Pour en savoir plus, consultez l’article Gestion électronique des documents (GED).

Exemple

Imaginons une équipe dédiée à la gestion sinistre et composée de 3 membres : un responsable (profil Gestionnaire), un opérateur (profil Utilisateur) et un stagiaire (profil Invité).

On veut que seuls l’opérateur et le responsable puissent accéder à certains justificatifs confidentiels (certificats médicaux ou résultats d’analyses médicales par exemple).

Le responsable et l’opérateur auront donc un Niveau de Confidentialité plus élevé que le stagiaire et pourront ainsi consulter des documents confidentiels dont le Niveau est inférieur ou égal au leur.

Google Authenticator

Google Authenticator est une fonctionnalité visant à mettre en place une authentification en deux étapes. L'activer pour un utilisateur imposera alors à celui-ci de renseigner un second code après avoir renseigné son identifiant et son mot de passe pour se connecter à Modulr. Ce code est généré aléatoirement et change toutes les 60 secondes. Vous devez entrer et valider le code affiché à l'écran avant qu’il n’expire et ne soit aussitôt remplacé par un nouveau code :

Si vous activez cette option pour un compte utilisateur, il faut impérativement aller jusqu'au bout de la procédure sous risque de ne plus pouvoir vous connecter au compte utilisateur.

Voici la marche à suivre pour activer Google Authenticator sur un compte utilisateur :

Cocher l'option « Utiliser Google Authenticator ».
Télécharger et installer l'application Google Authenticator sur votre smartphone.
Créer sur l'application un nouveau compte en indiquant un nom et en recopiant la clé affichée par Modulr Courtage.
Validez dans l'application smartphone. Celle-ci génère désormais un code qui expire puis se renouvelle automatiquement.
Validez l'activation de l'option dans Modulr Courtage.

Désormais, à chaque connexion avec ce compte utilisateur, une étape intermédiaire entre la validation de votre identifiant et mot de passe et l'accès à la plateforme vous demandera de saisir le code généré par l'application à cet instant.