Demandes d'attestations

Vos clients ayant accès à l'extranet peuvent effectuer des demandes d'attestations en autonomie pour les différents contrats qui leurs sont accessibles. Les attestations peuvent concerner un contrat en général, ou cibler un bénéficiaire (personne, véhicule, ou immeuble).

Voici comment leur ouvrir ce droit et comment configurer un processus de validation préalable.

Activer la fonctionnalité

Pour activer la possibilité de faire des demandes d'attestation pour un contrat, il suffit de paramétrer au moins 1 modèle d'attestation sur le produit associé.

Remarque : cela requiert l'utilisation des produits dans vos paramétrages contrats.

1. Choix d’un modèle d'attestation

Les modèles d'attestation disponibles sont à choisir parmi tous les modèles de documents existants qui respectent ces deux conditions :

• De type “Attestation”

• Liés à l'entité “Contrat” ou à l’entité “Bénéficiaire”.

Pensez à bien choisir ces paramètres lors de l'ajout d'un nouveau modèle d'attestation :

Pour ajouter un modèle au produit, cliquez simplement sur le nom du modèle dans la liste déroulante.

Notez que vous pouvez associer plusieurs modèles à un même produit. Cela permettra au client de choisir le modèle de son choix, en fonction de ses besoins déclaratifs.

Dans le même esprit, vous pouvez créer des zones de saisie sur la déclaration que le client remplira lui-même au moment de la demande. Pour ce faire, il suffit de créer dans le modèle d'attestation des étiquettes inconnues à l'endroit de chaque zone de saisie.

Veillez bien à activer sur vos modèles d'attestations l'option “Conversion PDF automatique”, sinon les documents seront générés au format Word.

2. Titre pour l'extranet (facultatif)

Indiquez ici l'intitulé qui sera affiché au client s'il a la possibilité de choisir entre plusieurs modèles. Si vous n’indiquez pas de titre pour l’extranet, les modèles d'attestations proposés afficheront le nom du modèle. Si vous ne proposez qu’un seul modèle sur le produit, l’attestation sera générée directement sans que le client ait le choix du modèle, et aucun titre ne sera donc affiché.

3. Supprimer un modèle de la liste

Cliquez sur la poubelle pour retirer un modèle de la liste. Cela ne supprime par le modèle de Modulr.

Vos ajouts et suppressions de modèles, ainsi que les titrages, ne seront pas validées tant que vous n'aurez pas cliqué sur le bouton de validation en bas de page pour enregistrer les modifications apportées au produit.

Effectuer une demande d’attestation depuis l’extranet client

Une fois cette première étape effectuée, le client dispose d'un nouveau bouton sur l'onglet “Documents” de chaque fiche contrat dépendant du produit que vous venez de configurer. Ce bouton n'est cliquable que sous les conditions suivantes :

• Le contrat est en cours

• La date du jour est couverte par une quittance entièrement soldée

Il n'est donc pas possible de faire une demande d'attestation pour un contrat résilié ou n'ayant pas encore été facturé.

Ces conditions sont ignorées si vous avez mis en place une validation préalable (voir plus bas).

En cliquant sur le bouton le client ouvre un peut formulaire de demande qui lui permet de :

• Indiquer si l’attestation concerne un bénéficiaire précis (personne, véhicule ou immeuble selon le type de contrat).

• Choisir le modèle d'attestation parmi ceux renseignés sur le produit.

  • S’il a renseigné un bénéficiaire juste avant, la liste ne propose que les modèles liés à l’entité “Bénéficiaire”.

  • Sinon la liste propose tous les modèles liés à l’entité “Contrat”.

Puis il peut valider son choix en cliquant sur “Envoyer la demande”.

Astuce : si vous avez intégré des étiquettes inconnues dans le modèle, le client disposera à ce moment-là de zones de saisies lui permettant de renseigner des informations liées à son devoir déclaratif. Par exemple, pour proposer une attestation dédiée à un événement temporaire, vous pouvez insérer des étiquettes {{motif}}, {{date_debut}} et {{date_fin}}. Chacune affichera un champ de saisie avec l’intitulé approprié. Pour configurer les intitulés, et même proposer des valeurs par défaut, utilisez l’action “Configurer le modèle” dans le menu du modèle de document.

A ce moment, deux cas de figure sont possibles :

• Vous n'avez pas configuré de validation préalable : dans ce cas l'attestation est générée depuis le modèle (directement au format PDF si vous avez activé la conversion automatique), déposée dans les documents du contrat, et partagée au client sur son extranet. Il peut alors immédiatement la télécharger depuis l'onglet “Documents” de sa fiche contrat.

• Vous avez configuré une validation préalable : le document est généré depuis le modèle d'attestation mais n'est pas partagé sur l'extranet ; il est en attente de validation de votre part et n'est accessible que sur l'intranet. Un message indique au client que la demande vous a été transmise pour traitement.

Validation préalable des demandes d’attestation

Si vous le souhaitez, ces demandes peuvent nécessiter votre validation préalable avant la mise à disposition d'une attestation sur l'extranet du client. Dans ce cas, la demande du client ne lui donnera pas immédiatement accès à son attestation : un message lui indiquera que la demande va être traitée par vos services.

Pour configurer cette validation préalable, il est nécessaire de créer un modèle de tâche spécifique à cet usage. Rendez-vous dans la section “Modèles de Tâches” et créez un nouveau modèle de tâche en utilisant les paramètres suivants :

1. Type de tâche : “Validation (action extranet)”

2. Elément déclencheur : ouvrir la catégorie “Sur une action client depuis l'extranet client” et choisir le déclencheur “Demande d'attestation depuis l'extranet client”

Remplissez les autres paramètres à votre convenance.

Au moment où le client finalisera sa demande d'attestation, et si une tâche de validation existe, Modulr générera une tâche de validation dans l'intranet pour les destinataires spécifiés :

1. La tâche propose un liens cliquable vers l'attestation générée pour une consultation immédiate.

2. Si vous cliquez sur “Valider”, l'attestation PDF est immédiatement partagée sur l'extranet.

3. Si vous cliquez sur “Refuser”, l'attestation est détruite sous toutes ses formes (Word et/ou PDF selon les cas).