Modèles de documents

Pour profiter de cet article, il est vivement conseillé d'être familiarisé avec les bases de Modulr et notamment avec la Gestion électronique des documents (GED) et les Publipostages. Vous aurez également besoin de vous référer aux Étiquettes pour le publipostage afin de rédiger vos modèles.

Lorsque vous ajoutez des documents dans Modulr, vous pouvez les télécharger depuis votre PC, ou bien les générer depuis des modèles ; ces modèles se présentent comme le document final, au format Word (.DOCX), à ceci près que les données métier peuvent être totalement dynamisées grâce à des champs de fusion que nous appellerons dans Modulr des étiquettes de publipostage.

Ces modèles de documents sont utilisés lorsque vous ajoutez manuellement un document dans une GED :

Ils peuvent aussi être exploités par des processus automatisés, comme par exemples notre système de relance automatique sur les impayés, ou l’appel des documents attendus, qui vont nécessiter le paramétrage de modèles spécifiques afin de pouvoir remplir leur mission.

L’accès aux modèles de documents se trouve dans le menu principal, si vous en avez le droit.

Tous les modèles existants sont empilés dans cet écran, qui est paginé. Les informations affichées sont :

• Le nom du modèle (par défaut celui du fichier téléchargé, mais peut être renommé depuis le menu en bout de ligne)

• L’entité associée qui va donner le contexte dans lequel le document pourra être créé, et celui des étiquettes de publipostage disponibles.

• La date d’ajout dans le système.

• Si le document final est partagé automatiquement sur l’extranet client, un oeil vert apparaît.

• Si le document final est généré directement au format PDF depuis le modèle Word ou Excel, l'icone “PDF” apparaît.

• Si le document final est un PDF protégé contre l'édition, une icone “cadenas” apparaît à côté de l’icône “PDF”.

• Le menu en bout de ligne vous offre de nombreuses fonctions pour finaliser vos modèles téléchargés, les tester en mode “bac à sable” ou les supprimer. Voir le chapitre Paramétrage des modèles pour le détail de ce menu.

Ecrire un modèle de document

C’est l'étape la plus importante. Le plus simple est de disposer d’un spécimen du document final, avec des données client, contrat, etc… Vous devez utiliser Word 2007 ou ultérieur et enregistrer votre travail au format .docx. Un document au format .doc ou .dot ne fonctionnera pas.

Il est également possible d’ajouter des modèles au format Excel (XLSX), afin de créer des tarificateurs personnalisés, par exemple. Dans ce cas, veillez à n’utiliser qu’une seule étiquette de publipostage par cellule. Si vous devez agréger plusieurs données sur une même cellule, ou créer de champs calculés à partir de plusieurs données publipostées, il est conseillé d’alimenter individuellement autant de cellules que nécessaire avec des étiquettes de publipostage, et de calculer le résultat final dans une cellule à part.

Intégrer les étiquettes de publipostage (champs de fusion)

Vous devez ensuite écrire dans votre document des champs de fusion à l’endroit où Modulr devra insérer une donnée. Ces champs de fusion sont appelés étiquettes de publipostage dans Modulr. Ils se présentent sous la forme d’un intitulé en anglais commençant par {{ et se terminant par }}. L’intitulé se compose généralement de deux éléments séparés par un point (il s’agit de la nature de la donnée : client, contrat, apporteur… et de la donnée en elle-même). Ainsi, pour avoir le nom du client, vous devrez écrire {{cl.last_name}}, sans le moindre espace.

La liste complète des étiquettes de publipostage est disponible sur la page Étiquettes pour le publipostage. Il est conseillé de garder cette page ouverte pour vous y référer en continu lorsque vous écrivez vos modèles.

Prenons par exemple ce paragraphe :

Bonjour {{cl.title}} {{cl.first_name}} {{cl.last_name}},

Afin de mettre à jour votre dossier, nous vous remercions de bien vouloir nous communiquer votre dernier chiffre d’affaires H.T. connu ainsi que l’effectif actuel de votre entreprise.

Ce paragraphe, une fois les étiquettes remplacées par le système, pourra donner :

Bonjour M. Gérard DUPONT,

Afin de mettre à jour votre dossier, nous vous remercions de bien vouloir nous communiquer votre dernier chiffre d’affaires H.T. connu ainsi que l’effectif actuel de votre entreprise.

Remarques importantes

• Les fichiers Excel intégrés aux fichiers Word ne sont pas gérés.

• Les étiquettes doivent être correctement écrites, sans espace, sans faute de frappe, sans coupure et sans saut de ligne. Vérifiez minutieusement vos modèles. Attention notamment aux espaces que Word pourrait être tenté d’insérer entre les {{...}} et l'intitulé.

• Certains espaces sont parfois coupés lors du remplacement automatique des étiquettes. Si c’est le cas, il suffit bien souvent d’effacer l’espace dans le modèle et de le retaper. Puis d’envoyer à nouveau le modèle et de le tester. Si le problème persiste, essayez de mettre 2 espaces puis d’enlever le premier.

• Certains éléments ne peuvent pas être utilisés. C'est notamment le cas des zones de texte ou des formes permettant de créer des flèches, traits, encadrés (préférez les tableaux) etc.

Mise en forme du document et des étiquettes

Il est possible d’appliquer des styles aux étiquettes : gras, couleur, italique, souligné, type et taille de police… Toutefois cela s’accompagne d’une restriction : l'étiquette entière doit être écrite dans le même style. Il n’est pas possible par exemple d’utiliser deux couleurs pour la même étiquette.

Ainsi, dans un en-tête de document lié à un contrat :

N° de police : {{co.ref}}

Ne conservera pas la mise en forme après la fusion. En revanche :

N° de police : {{co.ref}}

Conservera le numéro de police en gras car le style a été appliqué à toute l'étiquette.

La mise en forme de votre document est conservée lors de la fusion. Modulr se borne à remplacer les étiquettes par la donnée correspondante à l’endroit où elle se trouve, sans altérer la structure du document. Si la donnée correspondant à l'étiquette n’est pas renseignée ou est introuvable, Modulr remplace l'étiquette par un espace vide. Ainsi, si vous aviez décalé l’étiquette vers la droite, le décalage sera toujours là, même si aucune information n’a été écrite.

Il existe des techniques pour éviter d’afficher des lignes vides ou pour appliquer des mises en forme spécifiques à certaines données (par exemple les données numériques ou encore les dates).

Ceci n’est qu’un bref aperçu des possibilités offertes par l'écriture des modèles. Pour plus de détails, nous vous invitons à explorer la page Étiquettes pour le publipostage.

Ajouter le nouveau modèle à Modulr

Pour ajouter un nouveau modèle, cliquez sur le bouton +. Cela fait apparaître les champs de saisie suivants :

Un nouveau modèle ne nécessite que deux choses :

• L’Entité associée : cela permet d’indiquer à Modulr dans quel contexte peut être créé le document, et d’en déduire comment alimenter les étiquettes de publipostage du modèle. Un modèle de contrat à signer devra être lié à l’Entité “Contrat”, ce qui vous permettra d’utiliser des étiquettes de publipostage liées au contrat depuis lequel vous créez le document, ainsi que celles liées aux données du client (coordonnées, état de compte, etc…).

• Le fichier au format DOCX ou XLSX.

Le Type ne concerne que des modèles impliqués dans des traitements spécifiques (voir le chapitre Types de modèles spécifiques).

A ce stade vous pouvez indiquer que les documents issus de ce modèle doivent être générés au format PDF. Cela revient à activer en avance l’option Conversion automatique en PDF présente dans le menu d’action des modèles (voir ci-dessous).

Paramétrage des modèles

Vous avez ajouté votre modèle de document, mais il peut automatiser bien plus que les données qu’il contient. Grâce au menu d’actions situé en bout de ligne, vous allez pouvoir préparer plus finement le document final et préparamétrer son comportement, le préclasser, ou le partager automatiquement sur l’extranet :

• Tester le modèle : il n’est pas nécessaire de générer un vrai fichier dans une GED pour vérifier le bon fonctionnement de vos étiquettes de publipostage. Cela pourrait perturber les utilisateurs et, dans certains cas, déclencher des automatismes malvenus (notifications par email, par exemple). Pour tester votre modèle, vous pouvez utiliser cette action : le système vous propose de choisir un dossier lié à son contexte (Entité) parmi une sélection aléatoire de votre portefeuille. Un document final est alors généré, mais il n’est pas ajouté dans la GED de Modulr : il est directement proposé au téléchargement et vous devrez l’ouvrir sur votre PC pour contrôler son contenu.

  

• Renommer : par défaut le modèle s’intitule comme le fichier téléchargé. C’est ce titre qui sera affiché dans les listes de modèles proposés aux utilisateurs. Il peut être pertinent d’adopter une nomenclature claire qui les aidera à s’y retrouver. A cette fin, vous pouvez renommer vos modèles librement.

• Conversion automatique en PDF : le document final sera généré directement au format PDF. Lorsque la conversion automatique est activée, une icone PDF apparaît dans la liste à hauteur du modèle. En cliquant une fois de plus sur cette action, vous désactivez le paramétrage. Il est possible de générer un PDF à partir d’un fichier Word, mais aussi à partir d’un fichier Excel. En activant l’option, le système vous propose alors de préciser quels feuillets du tableur vous souhaitez publier (utile pour émettre un devis depuis un tarificateur à partir d’un feuillet “Devis”, par exemple). Les feuillets sont alors publiés à la suite les uns des autres. Attention, la conversion PDF prévoit un format A4 en sortie : un feuillet Excel pourrait tenir avec difficulté dans les limites de ce format ; tenez-en compte en rédigeant votre modèle.

  

• Protéger automatiquement le PDF : Si la conversion automatique en PDF est activée sur le modèle de document, cette option apparaît. Elle indique à Modulr de protéger le document PDF final contre l'édition. Si vous activez cette option, un cadenas apparaîtra par-dessus l’icone PDF du document généré, ainsi que sur le modèle de document. Sur le document final il sera toujours possible :

  • de l'imprimer sur papier,

  • de remplir ses champs éditables,

  • de le signer électroniquement.

• Partager sur l'extranet : Une fois généré, le document final sera automatiquement rendu visible sur l’extranet du client sans qu’il soit nécessaire de cliquer sur l’icone oeil dans la GED. Lorsque le partage sur l'extranet est activé, une icone oeil vert apparaît dans la liste. En cliquant une fois de plus sur cette action, vous désactivez le paramétrage.

• Etiquettes : Choisissez des étiquettes de classement thématique dans la liste pour classer automatiquement le document final dans la GED.

  

• Restreindre aux types de contrat indiqués : vous permet de cibler les modèles proposés aux utilisateurs en fonction des types de contrats concernés. Vous pouvez ainsi adapter votre communication en fonction des types d'affaires. Cela vous permet en outre de créer plusieurs versions du même document en ne proposant aux utilisateurs que les versions pertinentes pour l’affaire sur laquelle ils travaillent.

  

• Configurer l'encart de signature électronique : si vous avez activé un partenaire pour la signature électronique, vous pouvez configurer l’emplacement du bloc signature dans le document généré, comme expliqué dans la fenêtre qui s’affiche. Si vous n’indiquez rien, le bloc signature ne sera pas affiché dans le corps de texte (mais ceci n’est qu’un ajout cosmétique : la véritable signature numérique est toujours intégrée dans les métadonnées du fichier).

  

• Configurer le modèle : si vous avez intégré des étiquettes de publipostage de type “note”, celles-ci ne seront pas alimentées automatiquement par Modulr : l’utilisateur se verra proposer autant de champs de saisie lors de la génération du document. Cette action vous permet de donner un titre à chacune afin de le guider dans la saisie, et même de proposer une valeur par défaut aux champs affichés. Cette étape n’est pas obligatoire mais vivement conseillée.

  

Modifier un modèle de document

A ce jour il n’est pas possible de modifier un modèle de document en ligne. Modifier un modèle revient à en ajouter une nouvelle version à la liste. Pour modifier un modèle, vous devrez :

• Télécharger le modèle à modifier en cliquant dessus.

• L’ouvrir sur votre PC pour le modifier.

• Une fois enregistré sur votre PC, le télécharger à nouveau sur Modulr par la fonction d’ajout décrite ci-dessus.

• Le cas échéant, supprimer l’ancienne version du modèle si elle est obsolète.

Types de modèles spécifiques

En temps normal il n’est pas utile de préciser un Type pour vos modèles, lorsque vous les ajoutez dans Modulr. C’est requis dans certains cas.

Avis d'échéance et Facture

Si votre modèle concerne un avis d'échéance de quittance d’assurance, ou bien une facture d’honoraire, il est vivement conseillé de lui donner le type associé. De cette façon, le document généré sera associé à la quittance ou à la facture, et cela sera pris en compte dans le suivi des encours. Ainsi l’utilisateur pourra filtrer les quittances ayant déjà un avis d'échéance et ne pourra pas être générer par erreur un nouvel avis sur une quittance qui possède déjà un.

Le système de relance automatique des impayés, ainsi que le rappel des quittances impayées avant la date limite de paiement, nécessitent que ces documents soient correctement reliés à leurs quittances et leurs factures, grâce à ce type de modèle.

Attestation

Concerne la fonctionnalité décrite dans cet article : Demandes d'attestations.

Les documents de type Attestation permettront à vos clients de générer des attestations d’assurance à la demande depuis leur extranet, si toutefois vous leur avez donné les droits nécessaires. Veillez à bien positionner l’Entité Contrat sur de tels documents.

Relance des impayés

Concerne la fonctionnalité décrite dans cet article : Suivi et relance des impayés.

Le système de relances automatiques sur les impayés effectue jusqu'à deux relances sur les impayés avant que l’impayé ne passe en contentieux. Il utilise deux types de communication :

• Par email (à partir de modèles d’emails prédéfinis construits de façon similaire aux modèles de documents).

• Et surtout par publipostage courrier, une fois par semaine, pour tous les clients n’ayant pas d’adresse email renseignée.

Ce publipostage est généré automatiquement à partir de deux modèles de document spécifiques :

• un modèle pour les premières relances

• un modèle pour les secondes relances

Pour configurer votre système de relance, il convient donc de créer un modèle générique pour chaque type :

• Quittances impayées - relance niveau 1

• Quittances impayées - relance niveau 2.

Ici aussi, veillez à bien indiquer l'Entité Contrat pour que Modulr accède aux données de facturation.

Rejets de prélèvements

Concerne la fonctionnalité décrite dans cet article : Bordereaux de prélèvements.

De la même façon que pour les impayés, les rejets de prélèvements automatiques peuvent faire l’objet de deux relances successives qui pourront être émises par courrier auprès des clients sans adresse email. Là encore il vous faudra préparer un modèle générique de chaque type :

• Quittances - Rejet de paiement par prélévement (premier)

• Quittances - Rejet de paiement par prélévement (second).

Appel et relance des documents attendus

Concerne la fonctionnalité décrite dans cet article : Appel et relance des documents attendus.

De la même façon que pour les impayés, le système de relance automatique des documents attendus exploite plusieurs modèles de documents pour ses relances par courrier. Ici on distingue les relances de documents attendus sur les contrats, et ceux attendus sur les sinistres.

Pour chaque contexte, vous devrez configurer jusqu'à 3 modèles (un par type) en fonction du nombre de relances que vous prévoyez :

• L’appel initial (niveau 0), souvent réalisé le jour même de l'ajout de documents attendus sur un dossier

• La première relance (niveau 1).

• La seconde relance (niveau 2).

Pour les modèles de relance liés aux documents de contrats, indiquez l’Entité Contrat, pour ceux liés aux sinistres, indiquez l’Entité Sinistre.