Tâches prédéfinies

Au préalable, il est recommandé d'être familiarisé avec les notions évoquées dans l’article Liste des tâches et les événements en général (notes et tâches) dans l’article Événements (Notes).

Les tâches prédéfinies sont des « modèles de taches » qui vont vous permettre de créer des tâches plus rapidement en pré-renseignant leurs informations, et même en automatisant leur création selon certains critères.

Les modèles de tâches se paramètrent dans le menu d'administration de Modulr :

Quelques modèles de tâches sont livrés en standard dans Modulr et utilisés principalement pour superviser certaines opérations réalisées par les clients sur leur extranet.

Création d'une tâche prédéfinie

Plusieurs types de tâches sont proposés, chacun s'accompagnant d'options différentes. Avant toute chose, identifiez quel type de tâche vous comptez créer à partir de votre futur modèle :

notification : pour afficher un simple rappel ou une information.
action : si une action est attendue dès que possible avant la date d'échéance (exemple : répondre à une réclamation client)
attente : si une action est attendue à une date précise (exemple : RDV téléphonique convenu avec le client)
validation : dans certains cas un document ou un email peut nécessiter une relecture avant d'être envoyé ; ce type de tâche permet de mettre en attente les éléments à contrôler et vous propose de les valider ou de les refuser.
validation (action extranet) : similaire au précédent, ce type de tâche concerne exclusivement la validation d'éléments générés depuis l'extranet client (exemple : demande d'attestation).

Ces différents types sont détaillés plus bas, accompagnés d'exemples d'utilisation courants.

Description de l’interface

Objet de la tâche : Obligatoire. Intitulé synthétique décrivant la tâche.
Assigner cette tâche à : Facultatif ; permet de cibler le ou les utilisateurs qui verront la tâche. Si vous n'indiquez rien, tous les utilisateurs la verront.
Elément déclencheur : Facultatif, la tâche sera générée automatiquement, à chaque fois que l'action indiquée aura lieu. Selon l'action ciblée dans cette liste, d'autres champs peuvent s'afficher pour préciser l'action.
Déclencher cette tâche uniquement pour : Facultatif, la tâche ne se lancera qui si le ou les utilisateurs indiqués effectuent un traitement particulier nommé élément déclencheur. (voir l'article Destinataires et déclencheurs de tâches )
Type d'entrée : Facultatif ; permet de typer la tâche pour la retrouver plus facilement dans les listes de tâches et la colonne des Evénements de la fiche client (exemples : Appel sortant, Visite à domicile, Facturation, etc…). La liste des types d'entrée est entièrement paramétrable par vos soins (voir l'article « Listes personnalisées »).
Cette tâche peut être créée manuellement : Facultatif ; si la case est cochée, ce modèle de tâche sera proposé lorsque vous créerez manuellement une tâche depuis l'interface.
Cette tâche doit être associée à un client : Facultatif ; si la case est cochée, indique que la tâche doit être liée à un client : elle ne pourra donc pas être créée en dehors d'une fiche client. Laissez la case décochée pour des tâches génériques ou sans lien avec un client.
Cette tâche est prioritaire par défaut : Facultatif ; si la case est cochée, la tâche sera marquée comme prioritaire, affichera un point d'exclamation rouge dans les listes, et remontera en première position dans les listes parmi les tâches à réaliser le même jour (voir l'article « Liste des tâches »).
Description : Facultatif, commentaire décrivant en détail l'objet de la tâche.

Particularités des notifications

Une « tâche » de type Notification transmet un simple message informatif dans le centre de notifications de Modulr. Par exemple :

Ce type de tâche attend une quantité d'informations réduite, correspondant aux éléments communs décrits plus haut :

Types “Action” ou “Attente”

Ces deux types très similaires décrivent une tâche d'action classique. En plus des éléments décrit plus haut, vous pouvez préciser un délai de traitement en jours à compter de la date de création de la tâche :

Modulr calculera alors la date d'échéance exacte en appliquant ce délai à la date du jour, et en tenant compte de la règle de calcul précisée (jours ouvrés, lundi > samedi, lundi > dimanche).

La seule différence entre tâche d'attente et tâche d'action réside dans l'affichage de la tâche :

Action : la tâche est affichée dès sa création, pour être traitée dès que possible avant l'échéance.
Attente : la tâche n'est affichée qu'à l'échéance, pour être traitée ce jour-là.

Enfin, ces 2 types de tâches proposent des options supplémentaires :

Opérations : Facultatif ; permet de définir une checklist pour détailler plus clairement la tâche en sous-tâches. Indiquez une opération puis cliquez sur + pour en ajouter une autre. Pour terminer la tâche, un utilisateur devra valider chacune de ces étapes individuellement.
Tâches suivantes : Facultatif ; propose une ou plusieurs tâches pouvant être générées d'un clic lorsque vous terminez cette tâche. La liste propose les modèles de tâches existants. Il faut donc avoir préparé à l'avance les modèles des tâches subséquentes (voir « Créer des chaînages de tâches prédéfinies »).

Type “Validation”

Une tâche de validation décrit également une action à réaliser. Elle attend donc un délai de traitement comme les tâches d'action et d'attente :

Ce type de tâche doit être utilisé en conjonction avec certains Eléments Déclencheurs :

« A la génération d'un modèle de document »
« A la génération d'un modèle d'email »

Lorsqu'un document ou un email est généré à partir des modèles spécifiés, il est mis en attente et la tâche de validation est générée.

Au lieu de proposer un bouton Terminer, ce type de tâche propose 2 choix : Valider ou Refuser le document/l'email (voir l'article : « Gestion d'une tâche »).

Type “Validation (action extranet)”

Cette sous-catégorie de tâche de validation concerne les demandes d'attestations réalisées depuis l'extranet client. Une demande d'attestation donne lieu à la création du document demandé dans la GED du client, et à la création d'une tâche de validation. Le document est masqué pour le client tant qu'il n'a pas été validé par vos soins via la tâche de validation (voir l'article « Demandes d'attestations »).

Si vous validez le document : il est alors automatiquement partagé sur l'extranet client et le client peut immédiatement le télécharger via un bouton disponible sur son contrat.
Si vous refusez le document : il est alors supprimé de la GED. Aucun post-traitement n'est effectué : nous vous invitons à reprendre contact avec le client pour préciser sa demande.

Trucs et astuces

Si vous créez un modèle de tâche exclusivement réservé à des tâches créées automatiquement par un Déclencheur, vous pouvez décocher la case « Cette tâche peut être créée manuellement » : ainsi le modèle ne sera pas proposé dans la liste des modèles lorsque vous créerez une tâche manuellement (voir l'article Gestion d'une tâche).
Les modèles de tâches vous permettent de créer des chaînages de tâches et ainsi de créer des workflows pour accompagner vos processus de gestion.
Voir Créer des chaînages de tâches prédéfinies.

Modification d’une tâche prédéfinie

N'importe quel modèle de tâche est modifiable, à tout moment. Les tâches déjà créées à partir d'un modèle que vous modifiez ne seront pas impactées.

Suppression d’une tâche prédéfinie

N'importe quel modèle de tâche est supprimable, à tout moment. Les tâches déjà créées à partir d'un modèle que vous supprimez ne seront pas impactées.