Version 14.3

Echéanciers de règlements

NOUVEAU

Nous permettons désormais de subdiviser des quittances selon un échéancier de règlement. En fonction de la période de couverture de la quittance, vous pouvez fractionner en échéances mensuelles, trimestrielles ou semestrielles.

Après avoir activé la fonctionnalité, vous pouvez demander la création d’un échéancier sur toute quittance confiée respectant les conditions d'éligibilité. Vous pouvez choisir le fractionnement, la répartition des frais, honoraires et taxe attentat (selon ce qui est activé sur votre accès) sur toutes les échéances ou la première uniquement, puis précalculer les échéances, modifier si besoin, et enfin valider pour créer les échéances.

Une fois cette opération effectuée :

• La quittance principale est la seule a porter l’enregistrement comptable (si vous avez activé la comptabilité).

• La quittance principale ne peut plus être payée directement, il faut régler chaque échéance individuellement.

• Les avis d'échéance peuvent être réalisés sur la quittance principale avec une nouvelle étiquette qui compose le tableau des échéances de règlement.

• Les relances (si activées) fonctionnent par échéance (et non pas au niveau de la quittance principale).

• Ce sont les échéances qui sont réglées aux compagnies et apporteurs par l’intermédiaire de vos bordereaux habituels.

Plus d’informations dans l’article Générer un échéancier de paiement sur une quittance.

Vous avez de plus la possibilité de générer en lot les échéanciers sur une sélection de quittance, après avoir configuré sur chaque contrat les réglages nécessaires de votre échéancier. L’action produira automatiquement toutes les échéances des quittances sélectionnées.

Gestion des bénéficiaires par contrat

AMÉLIORÉ

Jusqu'à présent, la gestion des bénéficiaires se définissait au niveau du type de contrat. Désormais, le type de contrat permet de définir la gestion par défaut des bénéficiaires, mais il est possible de définir cette gestion par contrat. Vous pouvez donc activer la gestion des bénéficiaires sur un contrat, même s’il est d’un type qui ne gère pas normalement les bénéficiaires.

Clés de répartition et quotes-parts

NOUVEAU

En complément de la gestion des bénéficiaires, vous pourrez désormais activer la gestion des clés de répartition sur les bénéficiaires d’un contrat. Si vous activez ce mode de fonctionnement, vous pourrez définir une clé de répartition dans l’unité de votre choix (pourcentage, chiffre d’affaires, …) ou un montant fixe.

Nous proposons ensuite un mécanisme qui va produire des quotes-parts d’une quittance en fonction des clés de répartition de ces bénéficiaires, permettant à chacun de régler la somme qu’il doit. Les différents mécanismes habituellement liés aux quittances s’appliquent alors sur ces quotes-parts : émission d’avis d'échéances, relances, paiements, etc.

Après avoir activé la fonctionnalité et créé un contrat avec gestion des bénéficiaires et clés de répartition, vous pouvez demander la création de quotes-parts sur toute quittance confiée respectant les conditions d'éligibilité. Vous pouvez modifier au besoin la répartition du TTC initialement basée sur les clés de répartition (tant que le total reste égal à celui de la quittance).

Une fois cette opération effectuée :

• La quittance principale est la seule a porter l’enregistrement comptable (si vous avez activé la comptabilité).

• La quittance principale ne peut plus être payée directement, il faut régler chaque quote-part individuellement.

• Les avis d'échéance peuvent être émis par quote-part et être envoyés à chaque bénéficiaire pour le règlement correspondant (attention de bien utiliser les nouvelles étiquettes de publipostage de préfixe re_cl pour cibler le bénéficiaire associé à la quote-part et non le souscripteur).

  • Attention : nous ne gérons pas à ce stade les contrats pollicités avec quotes-parts : les avis d'échéance ne sauront pas sommer les valeurs à payer avec les quotes-parts des contrats pollicités.

• Les relances (si activées) fonctionnent par quote-part (et non pas au niveau de la quittance principale) et sont envoyées à chaque bénéficiaire (au lieu du souscripteur du contrat). Ici aussi, attention de bien utiliser les nouvelles étiquettes de préfixe re_cl dans vos modèles d'email.

• Ce sont les quotes-parts qui sont réglées aux compagnies et apporteurs par l’intermédiaire de vos bordereaux habituels.

Plus d’informations dans l’article Quotes-parts et bénéficiaires payeurs.

Réaffectation de portefeuille

NOUVEAU ESPACE CLUB

Nous avons ajouté une nouvelle fonctionnalité pour réaffecter les éléments associés à un utilisateur à un autre utilisateur. Cette fonction s’utilise notamment en cas de départ d’un collaborateur pour réassigner les clients, contrats, sinistres dont il est référent, ou encore les tâches actives etc.

Vous trouverez cette fonctionnalité à partir de la liste des utilisateurs.

Propriétaire de flotte

AMÉLIORÉ

Dans les contrats de type flotte de véhicules ou flottes d’immeubles, vous pouvez désormais renseigner des informations de propriétaire selon 2 modes :

• Saisie manuelle des informations.

• Association avec une fiche client (liée préalablement au client souscripteur du contrat).

Si vous optez pour l’association sur la base de fiches clients, vous avez également la possibilité d’imposer le choix d’une fiche client liée lorsqu’un client déclare un nouveau véhicule ou flotte en tant que propriétaire depuis son extranet (au lieu de saisir manuellement les informations).

Pré-remplissage via le SIRET sur l’extranet partenaires

NOUVEAU

Il existe déjà une fonctionnalité capable de remplir certains champs d’une fiche client à partir de son SIRET. Nous avons ajouté cette même fonctionnalité dans l’extranet partenaires.

Export des commissions manquantes

NOUVEAU

Nous avons ajouté un tout nouvel export qui recherche les périodes de contrat pour lesquelles les commissions ne sont pas encore enregistrées. Ceci comprend les périodes des contrats actifs qui n’ont pas de quittance ou des quittances mais sans commission.

Cet export vous aide à identifier les contrats pour lesquels la compagnie vous reste redevable des commissions. Vous pouvez choisir la période de recherche et limiter à certaines compagnies ou types de contrats donnés.

Cet export ne gère pas les rares cas de figure d’un changement de périodicité dans le contrat. Si ce cas s’est produit, la recherche des périodes pour ce contrat se limitera aux périodes postérieures au dernier changement de périodicité.

Le résultat de la recherche est un export dans lequel vous retrouvez des informations sur le client, le contrat et la période, ainsi que :

• Des montants chiffrés issus de la quittance terme ou comptant / affaire nouvelle, si elle existe sur la période.

• Sinon des montants chiffrés issus du contrat (si renseignés).

Filtrage automatique de la GED sur les dossiers ouverts

AMÉLIORÉ

Nous avons amélioré la GED en mode plein écran pour que le filtrage sur le devis, projet, contrat, sinistre ou réclamation s’active automatiquement lorsque vous dépliez l'élément correspondant dans votre onglet de navigation.

Taxes sur les avenants

NOUVEAU

Le détail des taxes et garanties obligatoires (taxe attentat, Cat. Nat., GAREAT) s’enregistrent au niveau des quittances (pour information et pour pouvoir être utilisés dans les publipostages).

Vous pouvez désormais les enregistrer au niveau des avenants de contrats pour utiliser ces informations en publipostage et préremplir également les quittances termes.

Reversement de primes aux compagnies par produit

AMÉLIORÉ

Lorsque vous réalisez un bordereau compagnie, vous pouvez désormais filtrer sur un produit en particulier pour réaliser un bordereau spécifique aux quittances de ce produit.

Statistiques portefeuille révisées

AMÉLIORÉ

Vous avez modifié la manière dont se comporte les statistiques portefeuille en mode prévisionnel. Jusqu’ici, ce calcul était très gourmand en ressources et ne fonctionnait pas avec un grand volume de données.

Dans le nouveau fonctionnement, un automate se charge de calculer un prévisionnel à votre demande (pas plus d’une fois par jour) et travaille uniquement sur la période allant du 01/01/N-2 au 31/12/N+1. Cet automate simule toutes les quittances qui ne sont pas déjà enregistrées sur vos contrats, dans les limites de la date d’effet et éventuellement de fin des contrats.

Le calcul du prévisionnel peut nécessiter un temps de traitement conséquent (plusieurs heures) et peut être mis en file d’attente si vous êtes trop nombreux à demander le calcul au même moment. Il se peut donc qu’un temps d’attente important soit nécessaire lors des premiers jours. En revanche, une fois le prévisionnel calculé pour votre base, vous pouvez consulter les statistiques librement et rapidement, sans nécessiter de recalcul (sauf demande de réactualisation).

Au lancement, nous limitons à une réactualisation de prévisionnel par semaine, pour éviter la saturation des serveurs en charge des calculs. Si possible, nous permettront ultérieurement des actualisations plus fréquentes.

Attention : le prévisionnel fournit des informations simulées qui ne sont pas précises. L'algorithme utilise des approximations et n'a aucune connaissance de revalorisations tarifaires annuelles. De ce fait, il donne une estimation de la situation aux dates demandées, mais ne doit en aucun cas être utilisé en comptabilité ou vis-à-vis des compagnies.

Rejets de prélèvement exclus des bordereaux compagnie et apporteurs

AMÉLIORÉ

Lorsque vous réalisez un bordereau compagnie ou apporteur, les quittances qui ont été réglées par un paiement rejeté apparaissent avec un symbole ⚠ et ne sont pas cochées par défaut lorsque vous cochez toutes les quittances, afin d'éviter de reverser ces quittances qui ne sont finalement pas encore réglées.

De plus, si vous réalisez un bordereau depuis la liste principale (sans sélectionner le détail des quittances), ces quittances au paiement rejeté ne seront pas incluses. Si la dette issue du rejet de paiement est régularisée, alors la quittance sera de nouveau proposée sans avertissement dans le prochain bordereau.

Conventions collectives - Partenariat Kanonik

NOUVEAU

En activant le partenariat avec Kanonik depuis le panneau de configuration (section ‘Partenariat’), vous voyez apparaître un nouveau champ ‘conventions collectives’ sur les fiches clients. Celui-ci peut se remplir automatiquement à partir du SIRET renseigné.

Depuis la fiche client, vous avez également accès à toutes les obligations des conventions collectives ainsi qu'à un récapitulatif complet au format PDF de celles-ci.

Les conventions collectives des clients se mettent à jour automatiquement tous les mois (uniquement pour les clients ayant une convention collective renseignée).

Plus d’informations dans l’article Kanonik, récupérateur de conventions collectives.

Informations additionnelles de naissance

NOUVEAU ESPACE CLUB

Les clients de type particulier ou TNS ainsi que les contacts disposent d’informations complémentaires que vous pouvez renseigner :

• Nom de naissance

• Code postal de naissance

• Ville de naissance

• Pays de naissance

• Nationalité

• Nationalité supplémentaire

Refonte de certains imports pour retirer la limite de lignes

AMÉLIORÉ

Imports concernés : clients, contacts, contrats.

Nous avons mis en place un nouveau mécanisme d’import en 2 temps qui permet de s’affranchir de la limite de lignes qui était jusqu’ici imposée. Il fonctionne de la manière suivante :

• L’import enregistre toutes les lignes en base de données dans un premier temps et permet de les ajuster comme avant (traitement des erreurs et avertissements).

• Après validation, un traitement différé se charge d’importer toutes lignes préalablement enregistrées. Durant le traitement différé, vous pouvez utiliser Modulr pour travailler normalement. A la fin du traitement, vous recevrez un rapport.

Nouveaux imports : compagnies et apporteurs d’affaires

NOUVEAU

Nous avons ajouté 2 nouveaux imports dans Modulr : import de compagnies et import d’apporteurs d’affaires. Vous les trouverez dans la section imports (depuis le menu de gauche).

Modifications API, exports ou imports

Cette section décrit les éventuelles modifications qui impactent les appels ou contrôles de l’API, ou encore les formats de fichiers d’import ou d’exports.

• Imports

  • Gestion des bénéficiaires par contrat : L’import comporte désormais une nouvelle colonne obligatoire pour le paramétrage des bénéficiaires avec 3 valeurs possibles : Non, Oui, Oui avec clés de répartition (et quote-part de quittances).

  • Taxe attentat, Gareat et Cat.Nat. sur les avenants : les modèles d’imports de contrats et d’avenants sont ajustés en conséquence si la base est configurée pour renseigner ces données.

  • Informations complémentaires de naissance : le modèle d’import de clients est ajusté pour intégrer ces nouvelles informations.

  • Véhicules : le modèle d’import comprend une nouvelle colonne supplémentaire ‘Référence du propriétaire' de façon à pouvoir lier automatiquement un client en tant que propriétaire d’un véhicule.

  • Immeubles : les informations d’adresse, capital contenu et propriétaire (même fonctionnement que pour les véhicules) ont été ajoutées au modèle d’import

• Exports standards

  • Taxe attentat, Gareat et Cat.Nat. sur les avenants : les modèles d’exports de contrats et d’avenants sont ajustés en conséquence si la base est configurée pour renseigner ces données.

  • Informations complémentaires de naissance : le modèle d’export de clients est ajusté pour intégrer ces nouvelles informations.

  • Véhicules : la référence du propriétaire a été ajoutée aux modèles d’export.

  • Immeubles : les informations d’adresse, capital contenu et propriétaire ont été ajoutées aux modèles d’export.

• API

  • Type de contrat : le paramètre qui indiquait s’il gérait les bénéficiaires ou non est remplacé par une chaine de caractères, car il y a maintenant 3 possibilités : no (pas de gestion des bénéficiaires), yes (gestion des bénéficiaires), yes_with_distribution_key (bénéficiaires avec clés de répartition).

    • Ce paramètre n’est pas obligatoire et hérite du paramétrage du type de contrat s’il n’est pas transmis.