Quotes-parts et bénéficiaires payeurs

Nécessite un abonnement Premium.

Il est conseillé d'être familiarisé avec la gestion des Bénéficiaires sur un contrat.

Dans le cas d’un groupement de structures partageant le paiement des quittances d’assurance, vous pouvez subdiviser les montants à régler des quittances en quotes-parts calculées spécifiquement pour chaque payeur. Les payeurs doivent être renseignés comme des bénéficiaires du contrat, ce qui vous permet de configurer pour chacun une clef de répartition permettant de calculer sa quote-part du montant total à régler sur les quittances (il peut également s’agir d’un montant fixe).

Activation

Pour activer les quotes-parts sur Modulr, vous devez disposer d’un compte Premium et activer l’option de configuration Activer les clés de répartition dans les contrats et les quotes-parts de quittances dans la section Configuration / Assurance.

Cela active plusieurs nouvelles zones de saisie sur les contrats et les produits, de nouveaux filtres sur les pages quittance et contrats, et plusieurs nouvelles actions sur les contrats et les quittances.

Principes généraux

La quittance découpée en quotes-parts se transforme en quittance principale. Ses quotes-parts sont traitées comme des “sous quittances” qui lui sont associées.

Conditions d'éligibilité

Vous pouvez créer des quotes-parts sur toute quittance existante qui respecte les conditions suivantes :

• La quittance est confiée.

• La quittance n’est ni « pour information », ni « à valider ».

• La quittance n’est pas soldée du tout (même pas partiellement).

• Le paiement de type ristourne associé à la quittance n’est pas affecté (si la quittance est négative).

• Le contrat est configuré pour gérer les bénéficiaires avec clés de répartition.

• Au moins un bénéficiaire associé au contrat.

• La quittance n’a pas d'échéancier associé.

Particularités des quittances principales et des quotes-parts

Quittance principale et quotes-parts se comportent comme des quittances classiques, avec les exceptions suivantes :

• La quittance principale porte l’écriture comptable. Les quotes-parts n’ont aucune écriture comptable associée.

• La quittance principale porte le numéro (si la numérotation est activée), les quotes-parts n’ont pas de numéro de quittance généré, mais se réfèrent au numéro de la quittance principale

• Les quotes-parts n’ont ni numéro propre ni écriture comptable, mais fonctionnent avec tous les autres mécanismes de Modulr, et en particulier :

  • Elles peuvent être payées via l’association d’un paiement (la quittance principale n’est pas directement payable).

  • Elles peuvent faire l’objet de publipostage d’avis d’échéances ou de relances.

  • Elles sont câblées avec le système de relance par email (si activé et configuré). Les quittances principales ne peuvent pas être relancées directement.

  • Elles enregistrent les commissions à mesure qu’elles sont payées ainsi que les reversement compagnies : ce sont les quotes-parts qui remontent aux compagnies individuellement (et non pas la quittance principale). L’enregistrement comptable des commissions est également fait par quote-part.

  • Elles bénéficient des fonctionnalités existantes sur les quittances classiques, en particulier le pictogramme de suivi des paiements, la possibilité de voir les paiements associés, générer un document, etc.

• Il est toujours possible de publiposter depuis une quittance principale.

• Il n’est pas possible de modifier une quittance avec quotes-parts, ni ses quotes-parts

  • Les montants ne peuvent pas être modifiés et elle doit rester en encaissement confié.

  • Une quittance principale peut être supprimée et recréée en cas d’erreur, sous certaines conditions (notamment si elle n’est pas déjà figée en comptabilité ni soldée). Dans ce cas, les quotes-parts sont intégralement supprimées en cascade.

  • Les quotes-parts ne peuvent pas être individuellement supprimées.

• L’annulation d’une quittance avec quotes-parts ne produit pas de quotes-parts mais une quittance d’annulation unique du montant global.

  • Il reste possible de créer des ristournes avec quotes-parts depuis le contrat en saisissant une quittance principale négative puis en générant ses quotes-parts (voir plus bas).

  • Il n’est pas possible d’annuler une quote-part individuellement.

• Les quittances principales ne gèrent pas le passage en contentieux.

• Les quotes-parts ne prennent pas en charge le détail de primes. A ce stade, cette fonctionnalité ne peut pas être activée si votre contrat gère les bénéficiaires avec clés de répartition.

Configuration des contrats

Vous ne pourrez définir des clefs de répartition sur un contrat que si :

• Le contrat gère des bénéficiaires avec clefs de répartition (comme paramétré sur le Type de contrat)

• Et si ces bénéficiaires sont traités comme des fiches clients (l'option de configuration suivante est activée : Activer la gestion des bénéficiaires en tant que fiches clients).

Lorsque vous éditez un bénéficiaire sur un contrat, vous pourrez alors définir le montant de ses quotes-parts, soit par une clef de répartition, soit en indiquant un montant fixe

Filtrer les quittances avec ou sans quotes-parts

Sur la page Quittances, un nouveau filtre vous permet d’isoler les quittances éligibles : Type de subdivision. Il propose les choix suivants :

• Quittances sans subdivision : cible les quittances sans quotes-parts ni échéancier

• Quittances avec quotes-parts: cible les quittances principales

• Quotes-parts : cible les quotes-parts des quittances principales

Si vous avez également activé les échéanciers de paiements sur les quittances, le filtre propose également les choix suivants :

• Quittances avec échéancier

• Échéances

Pour plus de détails sur les échéanciers, voir l’article Echéanciers de paiements.

Plusieurs autres filtres de cette page vont désormais cibler des quittances ou leurs quotes-parts. Ils sont signalés par des infobulles.

Générer des quotes-parts sur une quittance

Depuis une quittance éligible, vous disposez d’un choix de menu supplémentaire : Générer des quotes-parts.

Cela ouvre un écran intermédiaire qui vous présente la liste des bénéficiaires du contrat assortie des règles de calcul (clefs de répartition et montants fixes). Modulr précalcule les montants TTC (hors frais et honoraires) à partir des clefs de répartition et des montants fixes définis sur le contrat (voir plus bas pour le détail du calcul) :

• Cochez les bénéficiaires concerné pas la quittance.

• Vous pouvez rectifier le montant TTC de chaque quote-part avant de valider. Les montants indiqués peuvent être positifs ou négatifs. Cela ne modifie pas les clefs ni les montants fixes paramétrés sur le contrat.

• Puis validez.

Si la somme des montants est strictement égale au montant à régler TTC de la quittance principale, Modulr génère les quotes-parts correspondantes. L’ensemble des montants de chaque quote-part est calculé au prorata du montant à régler sur la quote-part.

Calcul des quotes-parts

Les montants à régler des quotes-parts des différents bénéficiaires du contrat sont calculées à partir de montants fixes et de clefs de répartition paramétrés sur les bénéficiaires du contrat :

• Modulr crée d’abord les quotes-parts en montants fixes en reprenant les mêmes montants.

• Le montant à régler restant, après déduction des montants fixes, et alors réparti en fonction des clefs de répartition. Les clefs de répartition représentent des grandeurs relatives qui servent à représenter la proportion de la prime devant être payée par chaque bénéficiaire.

• Les autres montants des quotes-parts sont alors calculés en au prorata du montant à régler TTC, qui peut avoir été modifié manuellement. Cela inclut :

  • Prime TTC

  • Prime HT

  • Commission

  • Indemnité de gestion (si activée)

  • Frais d’intermédiation (si activés)

  • Frais de courtage (si activés)

  • Honoraires (si activés)

  • Tous les montants de taxes de la quittance (CAT.NAT, GAREAT, etc. si activés).

Exemple

Soit une quittance avec un montant à régler TTC de 1000 €. On a défini 3 bénéficiaires payeurs sur le contrat, avec la répartition suivante :

- bénéficiaire A : clef de répartition 96

- bénéficiaire B : clef de répartition 120

- bénéficiaire C : montant fixe 200€

Le montant à régler de la quote-part de C s'élève simplement à 200 €. Il reste 800 € à répartir entre A et B, en utilisant les clefs 96 et 120. La somme des clefs représente un total de 120 + 96 = 216.

Quote-part de A : 800€ x 96/216 = 355,56 €

Quote-part de B : 800€ x 120/216 = 444,44 €

En réalité, la toute dernière quote-part n’est pas calculée à partir des clefs : afin de rectifier les erreurs d'arrondis induites par les divisions dans le calcul des autres quotes-parts, la dernière quote-part est calculée en soustrayant toutes les autres de la quittance principale.

Exemple

Dans notre exemple ci-dessus, la Quote-part de B est la dernière calculée dans l’ordre des bénéficiaires, et sera donc égale à 1000€ - Somme des autres quotes-parts = 444,44 €

Affichage des quittances principales et des quotes-parts

Dans les listes de quittances, les quittances principales sont signalées par une icône “camembert”, les quotes-parts sont signalées par la mention “quote-part” :

• Sur la page Quittances : selon le mode d’affichage voulu par le filtre Par mode de subdivision, vous afficherez les quittances principales ou leurs quotes-parts.

• Sur une fiche client : les quittances principales sont affichées au premier plan ; cliquez sur l’icone de quotes-parts dans la colonne Montant à régler pour déplier les quotes-parts associées à la quittance.

• Sur l'écran d’affectation des paiements : les quotes-parts sont identifiées par une mention “Quote-part de…” précisant le bénéficiaire payeur du contrat.

• Sur les extranets client et partenaire : les quotes-parts sont identifiées par une icône “Quote-part de…” précisant le bénéficiaire payeur de la quote-part. Les quittances principales ne sont pas présentées.

Publipostage

Vous pouvez toujours publiposter sur des quittances principales, mais seuls les informations de la quittance sont disponibles, pas celles de ses quotes-parts.

Lors d’un publipostage sur une quote-part (par exemple pour un avis d'échéance), les particularités suivantes s’appliquent :

• Des nouvelles étiquettes de publipostage (préfixe re_cl) permettent de cibler le bénéficiaire lié à la quote-part (rappel : les bénéficiaires payeurs de quotes-parts sont toujours gérés comme des fiches clients).

• Le numéro de quittance se réfère à celui de la quittance principale (rappel : les quotes-parts n’ont pas de numérotation propre).

• Le document généré est enregistré dans la GED du bénéficiaire payeur lié à la quote-part et aussi dans la GED du client souscripteur, associé au contrat correspondant.

Comment publiposter sur les quotes-parts d’une quittance spécifique ?

Si vous avez activé la numérotation des quittances dans Modulr, les quittances principales avec quotes-parts disposent d’un choix de menu additionnel : “Voir les quotes-parts”. Ce lien vous renvoie sur la page Quittances, filtrée sur les quotes-parts de cette quittance numérotée. Vous pouvez aussi reproduire les mêmes filtres manuellement sur la page Quittance.

Il vous suffit alors de sélectionner les quotes-parts et d’utiliser l’action sur sélection “Publipostage” comme d’habitude.

Attention : nous ne gérons pas à ce stade les contrats pollicités avec quotes-parts : les avis d'échéance ne sauront pas sommer les valeurs à payer avec les quotes-parts des contrats pollicités.

Comptabilité et commissions des quotes-parts

Par défaut, les montants de la quittance sont répartis sur ses quotes-parts au prorata du montant à régler. Cela inclut les commissions. Conséquence : les primes reversées sur chaque quote-part peuvent inclure une part de la commission globale (si commissions reversées) ou au contraire être tronquées d’une part de la commission globale (si commissions retenues à la source). Toutefois, l’assureur peut refuser ce mode de fonctionnement et préférer que la commission vous soit versée si la part compagnie lui a été intégralement reversée au préalable.

Pour activer ce mode alternatif, rendez-vous dans la Configuration globale et activez l’option suivante dans l’onglet Assurance / Prime : Appliquer les commissions et indemnités de gestion sur la dernière quote-part payée dans les contrats concernés.

SI vous activez de mode, les quotes-parts seront calculées autrement :

• Le montant initial des commissions est égal à 0 sur l’ensemble des quotes-parts.

• Lorsque la dernière quote-part est soldée, le montant de la commission globale est intégralement imputé sur cette quote-part avant l’affectation du règlement. Le règlement est alors effectivement affecté, ce qui solde la quote-part et déclenche la gestion de la commission selon les règles habituelles (retenue ou reversée avec la prime).