Boîte de réception des emails

Pour le paramétrage des comptes emails, voir : Comptes emails.
Pour l'édition d’un email, voir : Rédiger un email.

Tous les emails reçus sur les boîtes emails reliées à Modulr arrivent dans la boîte de réception. Celle-ci est centrale et commune à tous les utilisateurs y ayant accès.

Pour accéder à la boîte de réception, il faut que votre compte utilisateur ait accès à au moins un compte email. A cette condition, un bouton “Email” apparaît dans la zone de notification et indique le nombre de nouveaux messages non traités auxquels vous avez accès :

Vous pouvez alors classer les emails dans les dossiers correspondants, les supprimer, y répondre…

Forcer la relève des emails
Filtrer les emails
Liste des emails
Traitement en masse des emails

Relève des emails

Modulr relève périodiquement tous les nouveaux emails reçus sur l’ensemble des comptes emails actifs sur la plateforme. Par défaut, une relève est effectuée toutes les 10 minutes.

Vous pouvez forcer la relève pour un ou plusieurs de vos comptes en sélectionnant les comptes concernés dans la liste Voir les emails du compte, et en cliquant sur le bouton Relever toutes les boîtes emails.

Filtrage des emails

Vous pouvez filtrer la liste des emails

Liste des emails

Les 3 onglets de classement

Emails reçus. Affiche les nouveaux emails pour l'ensemble des comptes email auxquels l'utilisateur a accès.
Emails envoyés. Affiche l'ensemble des emails envoyés par l'utilisateur connecté (et non pas les emails envoyés par l'ensemble des collaborateurs pour le compte email).
Brouillons. Affiche les brouillons en cours de l'utilisateur connecté. Vous pouvez reprendre leur édition directement à cet endroit. Si des brouillons sont en attente, un lien “Voir mes brouillons” s’affiche dans le menu gauche de Modulr

Affichage d’un email :

Date de réception
Emetteur
Objet
Destinataire.
Indicateur de la présence d’une ou plusieurs pièces jointes.

Pour accéder aux informations détaillées et aux pièces jointes, vous devez ouvrir l'email en cliquant dessus.

Emails lus/non lus

Par défaut un email reçu est noté comme non lu tant qu’il n’a pas été ouvert (en cliquant dessus). Vous pouvez repasser un email lu en “non lu” depuis son menu d’actions.

Classer un email

La boîte de réception vous permet de préclasser les emails à traiter avant qu’ils ne soient affectés à une fiche client. Utile si vous recevez beaucoup d’emails et devez prioriser leur traitement, ou lorsque votre équipe partage une même boîte email.

Vous pouvez indiquer un degré de priorité en lui attribuant une pastille colorée. Survolez le carré gris en bout de ligne pour afficher les pastilles disponibles puis cliquez sur celle de votre choix :

Vous pouvez aussi assigner un email à un autre utilisateur si vous partagez un même compte email avec plusieurs personnes. Survolez l’encart gris “Non assigné” pour choisir un autre utilisateur parmi ceux ayant accès à la boîte email qui contient l’email.

Cette fonctionnalité doit être activée au préalable par un Administrateur sur chaque compte email concerné en cochant la case Activer le dispatch des emails entre les utilisateurs qui consultent cette boite.

Il est possible d’automatiser cette assignation dans le cadre de conversations ; l’email reçu en réponse est alors automatiquement assigné à l’utilisateur qui a émis l’email d’origine. On se base sur l'émetteur du plus récent email auquel le client a répondu.

Pour activer ce mécanisme, l'option suivante doit également être activée par un Administrateur en configuration globale : Assigner automatiquement les emails à l'émetteur.

Gestion des emails

En bout de ligne, vous trouverez plusieurs options :

	Afficher un menu proposant des fonctionnalités supplémentaires, si vous en avez les droits, à partir duquel vous pouvez :
		Associer à une fiche (client, contact, etc.) ou associer de manière rapide un indiquant une référence contrat (le numéro de contrat doit être exact).
		Transférer l'email vers une adresse externe préalablement configurée.
		Marquer comme non lu.
	Supprimer un email, si vous en avez les droits. La suppression d'un email n'est pas définitive mais vous permet de ne plus l'afficher dans la liste des emails reçus. La suppression ne devient définitive qu'au bout de 30 jours ou par suppression manuelle depuis la corbeille de documents (voir l'article « Corbeille de documents »).

Ouvrir un email

Cliquez sur un email pour en consulter le détail.

Un email ouvert est considéré comme lu.

Depuis cet écran vous pouvez :

Revenir à la boîte de réception
Afficher l’email en version texte brut (sans images ni mise en forme)
Télécharger la source de l’email avec ses en-têtes
Options de gestion
Assigner l’email à un utilisateur (soumis à l’activation d’une option)
Télécharger les pièces jointes. Cliquez pour télécharger.

Les options de gestion sont plus nombreuses que sur la liste des emails :

	Créer une tâche ou une notification pour cet email. Voir l’article Gestion d'une tâche.
	Afficher un menu proposant des fonctionnalités supplémentaires, si vous en avez les droits, à partir duquel vous pouvez :
		Imprimer l'email. L'email sera alors affiché dans un format imprimable.
		Changer la boîte de réception pour cet email. Vous pouvez changer la boite de réception de l'email, permettant ainsi à d'autres utilisateurs de le traiter.
		Associer à une fiche (client, contact, etc.) ou associer de manière rapide par référence contrat (le numéro de contrat doit être exact).
		Transférer l'email vers une adresse externe préalablement configurée.
		Marquer comme non lu.
	Supprimer un email, si vous en avez les droits. La suppression d'un email n'est pas définitive mais vous permet de ne plus l'afficher dans la liste des emails reçus. La suppression ne devient définitive qu'au bout de 30 jours ou par suppression manuelle depuis la corbeille de documents (voir l'article « Corbeille de documents »).

Associer un email à une fiche

Regardons plus en détails comment fonctionne l’action Associer à une fiche. Quel que soit l’endroit où vous cliquez sur “Associer à une fiche”, cette fenêtre popup s’ouvre :

Vous disposez de plusieurs moyens pour retrouver une fiche à associer.

1. Proposition de classement rapide par adresse email similaire.

Si l'émetteur de l’email a une adresse email également présente sur une fiche Modulr, celle-ci vous est proposée immédiatement. Cliquez simplement sur la fiche de votre choix.

2. Proposition de classement rapide.

Les emails envoyés depuis Modulr peuvent contenir une information cachée permettant à l’application de retrouver la fiche Client ou Contact concernée. Ainsi tous les emails d’une même discussion pourront être proposés en association rapide dans la fenêtre de classement. Cliquez simplement sur la fiche de votre choix.

Cela ne fonctionne que pour l’association aux fiches Client et Contact.

Pour activer cette fonctionnalité de classement rapide, un Administrateur doit avoir activé l’option Activer l'association rapide de mails à des fiches client et contact. Attention, cette fonctionnalité n’est pas rétroactive : elle ne concernera que les emails émis depuis Modulr à partir de cet instant.

3. Recherche d’une fiche par mot-clé.

Recherche intelligente. Entrez un mot-clé puis cliquez sur la proposition qui vous convient.

4. Recherche d’une fiche depuis la liste complète.

Si vous ne trouvez pas la fiche recherchée par mot-clé ou parmi les propositions d’association rapide, survolez ce bouton et choisissez l’entité concernée (client, compagnie, apporteur, etc…).

Vous êtes alors redirigé vers la page correspondante (pas de panique, vous serez ensuite renvoyé dans la boîte de réception). Un message en haut de page vous rappelle que vous êtes en train d’associer un email à une fiche.

Utilisez les fonctionnalités habituelles pour retrouver la fiche, puis cliquez simplement sur la ligne concernée. Vous êtes alors dirigé vers la fiche pour vérifier que vous avez fait le bon choix.

Vous pouvez alors confirmer l’association ou annuler le traitement. Modulr affiche alors l'écran d’association aux dossiers du client (voir plus bas). A la fin du processus, vous n'êtes pas redirigé vers la boîte de réception, vous restez sur la fiche.

5. Validation de l’association

Une fois votre fiche sélectionnée, cliquez sur l’un des deux boutons de validation.

La coche verte vous laisse sur la boîte de réception pour continuer à classer des emails.
L’autre bouton vous renverra vers la fiche ciblée à la fin du processus, pour continuer à traiter ce dossier.

Si vous avez choisi la recherche depuis une liste, vous avez validé l’association depuis la fiche ciblée. Dans ce cas vous serez redirigé vers la boîte de réception.

Association de l’email à des affaires (clients uniquement)

Quel que soit le moyen suivi pour associer une fiche à l’email, si la fiche ciblée est une fiche client et possède des contrats, des devis ou des sinistres, un second écran vous propose alors d’associer l’email à l’un de ces dossiers également :

Recherchez la ou les affaires auxquelles vous voulez rattacher l’email, et cochez-les. Validez enfin votre choix. Cette étape est bien sûr facultative. Si vous n’avez pas besoin de rattacher l’email à une affaire du client, validez sans rien cocher.

Selon le choix que vous avez fait à la première étape, vous serez alors renvoyé soit vers la boîte de réception, soit vers la fiche ciblée. Si vous êtes passé par la recherche dans une liste, vous restez sur la fiche cible.

Traitements en masse

Depuis cette zone vous pouvez réaliser des opérations sur un lot d’emails. Sélectionnez les emails à traiter en cochant les cases correspondantes, puis choisissez l’opération à réaliser, et validez.

Vous disposez des opérations suivantes :

Associer à une fiche. Fonctionne comme l’association individuelle d’un email à une fiche (voir plus haut)
Supprimer. Place les emails dans la Corbeille avant leur suppression définitive.
Changer de boîte de réception. Déplace les emails vers une autre boîte de réception disponible, permettant ainsi à d’autres utilisateurs de les traiter.