Comptes emails

• La rédaction d’un email est détaillée dans l’article : Rédiger un email.

• La gestion des emails est détaillée dans l’article : Boîte de réception des emails.

La plateforme vous permet de configurer vos comptes emails afin de recevoir les emails et les classer dans les fiches (clients, contacts, compagnies, etc.) et aussi de rédiger des emails à destination de vos clients et autres entités à partir de leur fiche.

Un même compte de messagerie peut être affecté à plusieurs utilisateurs ce qui permet par exemple de se répartir la gestion des nouveaux emails pour une adresse de contact, ou à un seul utilisateur s'il s'agit d'une adresse nominative.

Le nombre de comptes email disponible est dépendant de votre abonnement.
Si vous souhaitez acquérir des comptes email supplémentaires, il faut contacter le service commercial.

Liste des comptes emails paramétrés

L'interface de gestion des emails recense la liste de tous les comptes emails configurés dans la plateforme.

Vous pouvez, depuis cette interface :

1. Ajouter un nouveau compte email (dans la limite de votre abonnement) grâce à l’icône +

2. Utiliser un des boutons de fonctionnalité de chacun des comptes pour :

   • Afficher des informations supplémentaires sur le compte email en survolant le i

   • Définir les utilisateurs ayant accès à ce compte email en cliquant à l’enveloppe. Les utilisateurs ayant accès à ce compte email peuvent alors consulter et traiter la boite de réception du compte. Vous pourrez également leur associer une signature que vous aurez au préalable configurée.

   • Modifier le compte email en survolant les trois traits.

   • Supprimer le compte email en survolant les trois traits. Uniquement s'il n'est rattaché à aucun utilisateur et si aucun email du compte n'a été traité. Si le compte n'est pas supprimable, il est néanmoins possible de le désactiver en cliquant sur la coche verte. Il ne sera alors plus synchronisé et les utilisateurs ne le verront plus dans la boite de réception. Les comptes désactivés ne comptent plus dans le quota des comptes emails utilisés par l'abonnement.

Ajout / modification d’un compte email

La création d'un compte email requiert que vous possédiez déjà une adresse auprès d'un service de messagerie ou de votre organisation. Pour tout aide nécessaire à la configuration d'un compte email, vous devez vous référer à l'article « Configuration des comptes emails ».

Il faudra au préalable récupérer les informations nécessaires au paramétrage du compte (adresse email, adresse du serveur de mails, protocole de connexion au serveur, n° du port pour la connexion, mot de passe du compte, etc.).

En complément de la configuration dans Modulr, nous vous invitons à suivre les instructions détaillées sur Vérifications des comptes email pour vérifier le bon paramétrage de votre serveur de messagerie. Ces réglages sont nécessaires pour assurer une bonne délivrabilité des emails envoyés.

Accès des collaborateurs aux comptes emails

Un même compte de messagerie peut être affecté à un seul ou plusieurs utilisateurs ce qui permet par exemple de se répartir la gestion des nouveaux emails. Cela permet également de donner temporairement accès à sa messagerie à un collègue avant un départ en congés par exemple.

Le bouton Enveloppe permet de sélectionner les utilisateurs qui doivent avoir accès au compte email. Il ouvre une fenêtre permettant de :

1. Définir le compte email comme étant le compte par défaut de l'utilisateur.

2. Supprimer l'accès de l'utilisateur au compte email.

3. Ajouter un nouvel accès utilisateur.

4. Sélectionner une signature par défaut par utilisateur

Signature des emails

Il est possible de configurer jusqu'à trois signatures par compte de messagerie. La signature par défaut de l’utilisateur est ensuite automatiquement incluse dans les emails et s’il y a d’autres signatures existantes sur le compte email, elles restent sélectionnables par les utilisateurs en cas de besoin.

Insérer des images dans une signature

La plateforme ne permet pas de télécharger directement les images / logos à inclure dans votre signature. Ceux-ci doivent d’abord être déposés sur un espace en ligne accessible à vos utilisateurs, comme votre site internet public par exemple. Ensuite, copiez collez l’adresse de l’image dans le bloc d'édition de la signature ; celle-ci sera intégrée au code de la signature, et s’affichera dans le rendu visuel.

Si votre image est au format SVG (fichier vectoriel), son intégration sera un peu plus complexe car l'éditeur ne sait pas encore le faire lui-même. Vous devrez donc intervenir dans le code HTML de la signature :

• cliquez sur le bouton <> pour afficher le code source HTML de la signature

• à l’endroit où doit se trouver l’image SVG, insérez une balise <img src="URL du fichier image" /> (d’autres balises sont possibles).

Notez toutefois que les SVG ne sont pas supportés par tous les clients emails. Nous vous recommandons de ne pas les utiliser.

Vous pouvez utiliser des étiquettes de publipostage dans vos signatures afin que Modulr la personnalise en fonction de l’utilisateur qui rédige un email. Vous les retrouverez dans l’article "Etiquettes de publipostage".