Gestion d'une tâche

Création d’une tâche

Plusieurs méthodes sont possibles :

• Depuis un courriel (voir l'article « Emails »)

• Depuis un événement (voir l'article « Événements ») ce qui aura pour effet d'associer l'entité concernée par l'événement au rappel.

• Depuis la liste des tâches (voir l'article « Liste des tâches »)

Ajouter une tâche

Le formulaire contient 3 éléments obligatoires:

• Le nom de la tâche. C'est l'intitulé qui sera mis en avant dans les listes de tâches : privilégiez un intitulé suffisamment court et précis.

• La date de traitement prévue

• L'utilisateur ou groupe d'utilisateurs concerné

Les autres sont facultatifs:

• L'heure limite de traitement

• « N'afficher cette tâche qu'une fois l'échéance atteinte » : en cochant la case, la tâche ne sera visible qu'à partir de la date prévue (quelle que soit l'heure prévue).

• Le type d'entrée : typer vos tâches vous permettra par la suite de filtrer les listes de tâches plus facilement. Exemple : si vous voulez cibler en priorité les rappels de clients, ou traiter uniquement les tâches IARD, il est conseillé d'avoir indiqué au préalable sur ces tâches un type d'entrée “Appels sortants” ou “IARD”. Les valeurs de cette liste sont entièrement paramétrables (Voir « Listes personnalisées »).

• « Marquer comme prioritaire » : en cochant cette case la tâche est marquée prioritaire (point d'exclamation rouge) et remonte en première position dans la liste des tâches parmi les tâches du même jour.

• La description

Exemple:

Ajouter une tâche depuis un modèle

Au fur et à mesure, certaines tâches vont peut-être devenir répétitives. Afin d'éviter de ressaisir à chaque fois les informations de votre tâche, il est conseillé d'utiliser un modèle de tâche. Une fois le modèle choisi dans la liste proposée, les champs de la tâche se préremplissent ; il vous suffit de compléter et d'ajuster les informations, avant de valider la création de la tâche.

Vous pouvez paramétrer vos modèles de tâches dans le menu d'administration de Modulr, via le bouton  (voir l'article « Tâches prédéfinies »)

MODIFICATION / SUPPRESSION / CLÔTURE

Pour afficher le contenu de la tâche, il suffit de cliquer sur les roues

Tâche non terminée

Lorsqu'une tâche est en cours ou en retard, 4 options sont proposées :

1. Affiche le même écran que celui de création et vous permet de modifier la tâche (uniquement si vous êtes le créateur de la tâche ou si vous disposez du droit de modifier une tâche)

2. Supprime totalement la tâche

3. Clôture la tâche en indiquant que le traitement demandé n'a plus lieu d'être

4. Clôture la tâche en indiquant que le traitement demandé est réalisé

Tâche clôturée

Lorsqu'une tâche a été terminée ou annulée, 3 options sont possibles :

1. La modification est possible uniquement si vous êtes le créateur de la tâche.

2. Suppression définitive de la tâche

3. Réouverture de la tâche avec la date d'origine (elle peut donc être considérée d'office en retard si la date est déjà passée)

Tâches de validation

Si une tâche a été générée automatiquement par un modèle (voir l'article « Tâches prédéfinies »), elle peut avoir une forme qui diffère des deux cas précédents : il peut s'agir d'une tâche de validation vous demandant de contrôler un email ou un document généré avant qu'il ne puisse être exploité.

Il existe 2 types de tâches de validation, pour chacune desquelles la validation et le refus se font de façon différente.

Tâche de validation de documents

Dans ce type de tâche, les boutons de gestion disponibles sont quelque peu différents et proposent notamment de valider ou de refuser le document directement depuis la tâche.

1. Télécharger le document à contrôler / accéder à l'email à contrôler

2. Validation

3. Refus

4. Modification

5. Suppression

Le refus d'un document peut s'accompagner de la saisie d'un motif. Un refus génère une notification à l'attention du créateur du document, qui l'avertira du refus en précisant le motif éventuel.

Tâche de validation d'emails

Si un email a fait l'objet d'une tâche de validation, il est mis en attente de validation dans Modulr et ne pourra pas être envoyé avant d'être validé. Dans ce cas, contrairement à la validation de documents ci-dessus, la tâche en elle-même est une tâche d'action classique dépourvue de boutons de clôture :

La validation ou le refus de l'email se fait sur l'email et nécessite donc que vous cliquiez sur le lien proposé dans la tâche pour consulter l'email.

La validation ou le refus provoque la clôture de la tâche associée à l'email.

Comme pour la validation de documents, le refus d'un document peut s'accompagner de la saisie d'un motif. Un refus génère une notification à l'attention du créateur du document, qui l'avertira du refus en précisant le motif éventuel.

Tâche de validation d'attestations Ces tâches sont créées pour une demande d'attestation effectuée depuis l'extranet client. Le document demandé est généré dans la GED du client, mais ne lui est pas partagé tant que vous ne le validez pas via la tâche associée.