Dossiers

Les dossiers peuvent servir au stockage de documents et d'emails sur une thématique particulière. Les dossiers marqués comme « Dossier de documents communs » permettent d’associer directement les documents qu’ils contiennent à d’autres fiches dans le formulaire d’ajout de document d’une fiche (voir l'article « Gestion documentaire »).

Liste des dossiers

La liste des dossiers vous permet de visualiser l'ensemble des dossiers enregistrés dans la plateforme. Chaque ligne vous fournit les informations essentielles sur le dossiers :

• Le numéro d'identification généré par la plateforme.

• Le nom du dossier.

• Les règles de partage des documents de ce dossier.

À partir de cette page, vous pouvez :

1. Ajouter un nouveau dossier.

2. Utiliser un des boutons de fonctionnalité disponibles pour chaque dossier, à partir desquels vous pouvez :

	Être notifié d'un éventuel rappel en retard pour ce dossier (voir l'article « Événements »).
	Afficher l'historique des événements associés au dossier (voir l'article « Événements »).
	Supprimer le dossier. La suppression d'un dossier n'est possible, si vous en avez les droits, que si aucun événement, document, ou email n'est associé au dossier.

3. Filtrer la liste des dossiers sur leur nom.

Ajouter / modifier un dossier

• La seule donnée obligatoire est le nom du dossier.

• Une Note peut détailler le contenu et la raison d'être du dossier.

• Règles d’accessibilité des documents :

  • Documents communs : permet de rendre les documents accessibles pour l’ajout dans la GED des fiches clients, compagnies, contacts, apporteurs (voir Gestion électronique des documents (GED)).

  • Documents accessibles sur l'extranet partenaire : permet de rendre les documents accessibles sur l’extranet partenaires dans une section Ma bibliothèque.

  • Documents accessibles sur l'extranet client : permet de rendre les documents accessibles sur l’extranet client dans une section Ma bibliothèque.

Notez que même si le dossier est accessible sur l’extranet, les documents doivent individuellement être notés comme visibles sur l’extranet (icône oeil vert).

Fiche dossier

La fiche dossier centralise toutes les informations relatives au dossier. La documentation sur la fiche dossier est disponible dans l'article « Fiche dossier ».