Bénéficiaires
Cet article décrit l’onglet “Bénéficiaires” d’un contrat qui embarque la gestion de bénéficiaires.
Lors de la création d’un contrat, vous pouvez activer ou non la gestion de bénéficiaires (personnes) :
Ce paramètre est préréglé sur la valeur indiquée dans le Type de contrat sélectionné, mais vous pouvez l’ajuster contrat par contrat.
Si votre contrat gère les bénéficiaires, on sous onglet “Bénéficiaires” apparaît sur le contrat.
En outre, votre contrat devient éligible aux fonctionnalités suivantes :
Gestion des mouvements de bénéficiaires par avenants : Contraindre les mouvements de bénéficiaires par avenants
Subdivision des quittances en quotes-parts payables par ses bénéficiaires : Quotes-parts et bénéficiaires payeurs
Liste des bénéficiaires
Chaque bénéficiaire est listé avec les informations suivantes :
Son Genre, issu de la civilité lorsque c’est possible.
Ses Nom et prénom.
Sa Date d’adhésion.
Sa Date de radiation si renseignée.
1. Vous pouvez exporter tout l’historique des bénéficiaires du contrat au format CSV.
2. Le menu d’un bénéficiaire vous offre les actions suivantes :
Générer un document, à partir d’un modèle de document lié à l’entité “Bénéficiaire” (par exemple, une attestation individuelle).
Mettre à jour ses données personnelles ou ses garanties propres (voir plus bas)
Supprimer le bénéficiaire s’il n’est pas déjà lié à un sinistre du contrat.
3. Au survol de cette icône, vous obtenez des informations additionnelles.
4. Ce champ de recherche rapide permet de filtrer la liste des bénéficiaires à partir du nom ou du prénom. Pour valider votre recherche, appuyez sur les touches Entrée ou Tabulation, ou bien cliquer en dehors du champ. Utile pour les contrats collectifs pouvant réunir des dizaines de personnes.
5. Cliquez pour ajouter un nouveau bénéficiaire (voir plus bas).
6. Cochez cette case pour n’afficher que les bénéficiaires actuellement couverts. Décochez la case pour consulter tout l’historique incluant les bénéficiaires radiés.
Détail d’un bénéficiaire
En cliquant sur une ligne de bénéficiaire vous dépliez un volet présentant l’ensemble des informations personnelles renseignées, ainsi que ses éventuelles garanties propres.
Ajouter / modifier un bénéficiaire
En cliquant sur “+” pour ajouter un bénéficiaire, ou sur “Mettre à jour” depuis le menu d’action d’un bénéficiaire existant, un formulaire de saisie s’affiche dans la page :
Informations personnelles
Civilité.
Nom.
Prénom.
Date de naissance.
Date d’adhésion.
Date de radiation.
Catégorie.
Notes. Vous pouvez saisir un commentaire réservé à votre usage. Les clients et partenaires ne pourront pas le consulter depuis leurs extranets dédiés.
Contact associé. En complément des données renseignées sur le bénéficiaire, vous pouvez y associer une fiche contact de votre répertoire. Cela vous permettra de disposer de coordonnées plus complètes (téléphones, adresse postale, adresse, email…).
Informations supplémentaires. Si des champs personnalisés ont été créés pour les Bénéficiaires, votre zone de saisie sera étendue à cette section.
En outre, dans le cas des clients de type Particulier, une liste déroulante de bénéficiaires susceptibles d'être ajoutés au contrat vous permet de préremplir automatiquement le formulaire. Cette liste contient les bénéficiaires qui n'ont pas encore été ajoutés au contrat parmi le client lui-même, son conjoint et ses enfants :
Garanties propres
Un bénéficiaire peut être couvert par une partie seulement des garanties du contrat. Dans ce cas vous pourrez préciser ici quelles sont les garanties applicables pour cette personne en particulier.
Attention, à partir du moment où vous indiquez une garantie sur un bénéficiaire, les garanties applicables sont uniquement celles indiquées sur ce bénéficiaire, à l’exclusion de celles du contrat. Pensez donc à redéfinir ici toutes les garanties applicables pour ce bénéficiaire.
Si aucun garantie n’est indiquée ici, ce sont celles du contrat qui s’appliquent, s’il en possède.
Vous pouvez également gérer des formules de garanties en plus de garanties individuelles. Voir Formules de garanties.
Associer une fiche client
Un autre mode de gestion existe, vous imposant de saisir chaque bénéficiaires comme une fiche client à part. Utile notamment si tous les membres d’une famille, ou les associés d’un même cabinet, peuvent être à la fois bénéficiaires d’un même contrat, et porteurs d’un contrat individuel. Vous évitez ainsi de la double saisie.
Vous ne saisissez alors plus que les données de souscription (dates d’adhésion/radiation, catégorie et notes), et le reste des données sera issu de la fiche client sélectionnée au moyen des champs encadrés ci-dessous. En quelques clocs, vous pouvez ajouter le souscripteur lui-même en tant que bénéficiaire, ou rechercher un client dans votre portefeuille.
Pour utiliser ce mode sur tous vos contrats, activez l’option suivante dans la configuration globale : Activer la gestion des bénéficiaires en tant que clients.
Cela va masquer tous les bénéficiaires déjà saisis directement sur vos contrats ! De même, si vous désactivez cette option, vous ne verrez plus les bénéficiaires saisis en tant que clients.
Attention également : si vous activez la gestion des bénéficiaires en tant que clients, il devient impossible impossible de gérer les mouvements de bénéficiaires depuis l’extranet client et l’extranet partenaire.
Le choix d’utiliser ou non ce mode de gestion est donc à faire le plus tôt possible dans votre utilisation de Modulr.
Historiser les mouvements des bénéficiaires sur les avenants
Il existe un mode alternatif de gestion des bénéficiaires, qui vous contraint à créer un nouvel avenant au contrat à chaque adhésion / radiation. Cela vous permet d’historiser avenant après avenant tous les mouvements de bénéficiaires. Utile par exemple sur vos contrats collectifs (santé, protection statutaire, prévoyance…).
Pour en savoir plus, consultez le guide Contraindre les mouvements de bénéficiaires par avenants.