Contraindre les mouvements de bénéficiaires par avenants
Il est vivement conseillé de lire au préalable l’article Bénéficiaires.
Les bénéficiaires (personnes) sont habituellement gérés sur vos contrats. Les adhésions et radiations se succèdent sans historisation, si bien que vous n’avez à tout moment qu’une vision de vos bénéficiaires actifs.
Vous pouvez utiliser un mode de gestion plus rigoureux, qui vous permettra d’historiser tous les mouvements de vos bénéficiaires, en les faisant correspondre à des avenants de changement de bénéficiaires.
Paramétrage
Vous devez activer ce mode de gestion sur chaque contrat concerné : si votre contrat embarque la gestion de bénéficiaires, vous disposez sur le contrat de la case à cocher « Contraindre les mouvements de bénéficiaires par avenants ».
Cochez-la pour basculer sur une gestion des bénéficiaires centralisée au niveau des avenants.
Une fois cette option activée sur un contrat, il n’est pas possible de la désactiver, pour garantir une certaine cohérence dans l’historique des mouvements.
Une fois cette option activée sur un contrat, il devient impossible de gérer les mouvements de bénéficiaires depuis les extranets client et partenaire, même s’il est normalement possible de le faire pour ce client. En effet la création d’avenants est interdite aux clients et aux intermédiaires.
Astuce
Vous disposez également de la même option sur les types de contrats. Si la majorité des contrats d’un certain type doivent utiliser ce mode de gestion, vous pouvez donc précocher la case sur le type de contrat, et chaque nouveau contrat de ce type que vous créerez par la suite aura cette option précochée, pour vous éviter de l’oublier. Vous pouvez bien sûr choisir d'activer ou non cette option contrat par contrat, mais n’oubliez pas qu’il n’est plus possible de la modifier une fois votre contrat créé.
Consultation des bénéficiaires sur le contrat
Désormais, l’onglet « Bénéficiaires » du contrat ne permet plus de créer des adhésions ou des radiations : celles-ci sont assujetties à la date d’effet d’un futur avenant. Vous pouvez néanmoins toujours consulter l’état des bénéficiaires.
Le menu d’actions de chaque individu vous permet toujours d’effectuer les actions suivantes :
Générer un document : pour une attestation par exemple.
Suppression : si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez toujours supprimer totalement un bénéficiaire.
Mettre à jour : même si vous ne pouvez gérer ni adhésion ni radiation par cet écran, vous pouvez toujours modifier les informations connexes :
Par défaut l’onglet vous présente la liste des bénéficiaires au cours du dernier avenant. C’est l’état à date. Vous pouvez néanmoins consulter votre historique en modifiant l’avenant dans la liste déroulante. Chaque avenant présente les bénéficiaires adhérents à cette période. Ceux qui ont été radiés lors de l’avenant suivant comportent une date de radiation, mais ils n’apparaissent plus sur l’avenant suivant :
Enfin vous pouvez, comme avant, exporter l’historique intégral de vos bénéficiaires. Ils ne seront pas regroupés par avenant dans le fichier CSV fourni, mais vous pourrez les regrouper par dates d’adhésion et de radiation puisque ces dernières seront assujetties aux dates d’effet des avenants du contrat.
Créer un mouvement en créant un avenant
Lorsque vous ajouter un nouvel avenant, le formulaire de saisie propose une section « Liste des bénéficiaires ». Sur le premier avenant d’un contrat cette section sera vide :
Si vous aviez déjà des avenants avec des bénéficiaires, le nouvel avenant reprend tous les adhérents du précédent avenant :
Un avenant pourra comporter autant d’adhésions et de radiations que vous le souhaitez.
Les adhésions et radiations effectuées dans le formulaire de saisie de l’avenant ne seront effectives que lorsque vous aurez enregistré cet avenant.
Adhésion
Cliquez sur « + » et remplissez les champs.
La date d’adhésion du nouveau bénéficiaire sera égale à la date d’effet de l’avenant. Si vous modifiez cette date pendant votre saisie, le tableau se mettra à jour :
En cas d’erreur sur une adhésion que vous venez de réaliser, vous pouvez supprimer la ligne (icône « poubelle »). Il n’est pas possible de radier un adhérent que vous venez d’ajouter. Une radiation doit intervenir dans un avenant futur.
Radiation
Pour radier un adhérent, cochez simplement la case « Radier ce bénéficiaire ? » dans le tableau des adhérents.
La date de radiation sera égale à la veille de la date d’effet de l’avenant.
Exemple
Si vous créez un avenant au 03/09/2021 pour radier DUPONT Gisèle du contrat Santé de son époux, sa date de radiation sera égale au 02/09/2021. Elle sera considérée couverte jusqu’au 02/09/2021 inclus.
Astuce
Notez qu’il est toujours possible de modifier le dernier avenant créé. Vous pouvez ainsi ajouter ultérieurement des mouvements à la date d’effet de cet avenant.