Bordereaux de prélèvements

Les bordereaux de prélèvements permettent de générer un fichier de prélèvement à la norme SEPA. Ce fichier peut ensuite être remis à votre banque afin qu'elle procède aux prélèvements.

Le fonctionnement n'est disponible que pour les sociétés dont la devise est l'EURO.

Activation & configuration globale

Pour utiliser les bordereaux de prélèvement SEPA, vous devez vous rendre en configuration globale et activer l’option : “Activer le mode de paiement prélèvement automatique”.

Vous disposez alors de paramétrages additionnels en configuration :

• Activer le prélèvement des quittances comptants. Par défaut seuls les Termes sont prélevés. Activez cette option pour ajouter les comptants (et donc inclure vos comptants d’Affaire nouvelle par exemple).

• Créer automatiquement un second prélèvement en cas de rejet. Par défaut, dès qu’un prélèvement a été rejeté, une Dette non soldée du même montant est créée sur le compte du client et le contrat sort des prélèvements automatiques. Cette option vous permet de laisser Modulr prélever une seconde fois le contrat suite à un premier rejet.

Indiquer un contrat en prélèvement

La case à cocher “Règlement par prélèvement” permet d’activer le prélèvement SEPA contrat par contrat.

Exclure une quittance des prélèvements

Si un contrat est en “Règlement par prélèvement”, toutes ses quittances confiées sont susceptibles d'être prélevées dans un bordereau (voir plus bas). Cependant vous pouvez exclure des quittances qui auraient normalement dû être prélevées.

Exemple : votre client règle tous ses termes par prélèvement mais souhaite régler par virement la quittance de reprise du passé à la souscription.

Sur toutes les quittances confiées d’un contrat en prélèvement, vous retrouvez dans le menu d'actions si cette quittance doit être prélevée ou non :

Cliquez sur “Prélèvement activé” pour exclure la quittance du prélèvement. Le lien se modifie alors pour indiquer “Prélèvement désactivé” :

Cliquez à nouveau pour réactiver le prélèvement.

Liste des bordereaux

La liste des bordereaux de prélèvements vous permet de retrouver l'historique des bordereaux générés. À partir de cette liste vous pouvez :

1. Générer un nouveau bordereau

2. Télécharger le fichier SEPA d'un bordereau

3. Consulter le détail d'un bordereau en cliquant sur la ligne.

Consultation d’un bordereau

Depuis la liste des bordereaux de prélèvement, il est possible de cliquer sur chaque ligne de bordereau pour consulter le détail du bordereau.

Les informations suivantes sont affichées en en-tête :

• Le numéro du bordereau et sa date de génération.

• La société concernée par le bordereau.

Les informations suivantes sont affichées sur chaque ligne :

• Le nom du client (cliquable pour accéder à sa fiche).

• La date du paiement.

• Le montant du paiement.

Générer un bordereau de prélèvements

Appuyez sur “+” depuis a liste des bordereaux de prélèvements pour créer un nouveau bordereau.

Vous devez indiquer au minimum les informations suivantes pour pouvoir générer un bordereau :

• Société. Si vous êtes en multi sociétés, vous ne pouvez pas prélever des montants pour plusieurs sociétés en même temps.

• Compte bancaire. Le compte à créditer, qui sera renseigné dans le fichier SEPA. Veillez à ce que vos comptes dédiés au prélèvement aient les champs suivants complétés sinon ils pourront provoquer une erreur dans le fichier SEPA :

  • IBAN,

  • BIC,

  • Titulaire du compte,

  • Identifiant créancier SEPA (ICS / CID).

• Inclure les quittances dont la date d'effet est <= au.

• Date de prélèvement. Par sécurité, pour pallier aux temps de traitement des SEPA par les services bancaires, Modulr impose une date à +10 jours au minimum.

Le délai de 10 jours pour la date de prélèvement peut être paramétré grâce à l’option de configuration suivante : Délai minimum pour les prélèvements SEPA (en jours).

En complément, si vous réalisez des prélèvements ciblés, vous pouvez cibler les quittances et paiements à prélever grâce aux trois autres champs proposés :

• Limiter aux compagnies.

• Limiter aux types de contrats.

• Limiter aux contrats liés aux comptes bancaires.

Le système affiche ensuite le nombre de quittances et le nombre de paiements qui seront pris en compte dans ce nouveau fichier de prélèvement.

Liste des quittances qui seront dans le bordereau

Les quittances prises en compte dans le nouveau fichier de prélèvement sont celles répondant aux critères suivants :

• La quittance est sur un contrat dont l'option « Règlement par prélèvement » est cochée.

• La quittance est en encaissement confié.

• La quittance est un terme. Saut si l'option « Activer le prélèvement des quittances comptants » est activée.

• La quittance n'est pas encore soldée.

• La quittance n'est pas en attente de validation.

• La quittance n'est pas marquée « Contentieuse ».

• Le montant TTC est bien renseigné sur la quittance.

• Le client a des informations bancaires complètes :

  • IBAN

  • BIC

  • Titulaire du compte

  • Date de signature du mandat (la date de signature peut être postérieure au prélèvement) .

• La date d’effet est dans la période de prélèvement indiquée sur la fiche client, ou antérieure à la date de fin de prélèvement indiquée sur le compte bancaire (si cette est renseignée).

• La date d’effet de la quittance doit être postérieure à la date de début de prélèvement (si celle-ci est renseignée sur le client), et antérieure à la date de fin de prélèvements (si celle-ci est renseignée). Si ni la date de début ni la date de fin de prélèvement ne sont renseignées, toutes les quittances pourront être prélevées indépendamment de leur date d'effet.

• La quittance n’est pas marquée en “Prélèvement désactivé” (voir plus haut).

La liste de ces quittances peut être consultée avant génération en cliquant sur le raccourci « Voir les quittances » disponible juste à côté du nombre de quittances détectées.

Liste des paiements “volants” qui seront dans le bordereau

Les paiements pris en compte dans le nouveau fichier de prélèvement sont ceux répondant aux critères suivants :

• Le paiement n'est pas déjà dans un précédent bordereau de prélèvement.

• Le paiement n'est pas rejeté.

• Le paiement est de mode « Prélèvement automatique ».

• La date du paiement est antérieure à la date effective de prélèvement saisie pour génération du fichier SEPA.

Dans cette liste des paiements, vous pouvez accéder rapidement à la fiche de chaque client en cliquant sur son nom.

Paiements affichés en anomalie
Notez que les paiements de mode « Prélèvement automatique » qui ne pourront pas être prélevés sont quand même affichés dans la liste mais sont en surbrillance rouge. Ces paiements seront ignorés lors de la validation du bordereau. Cette exclusion peut être due à un paramétrage incomplet de la fiche client (date de signature du mandat non renseignée par exemple).

La date de début de prélèvement et la date de fin de prélèvement disponibles sur la fiche client ne sont pas obligatoires pour la création des bordereaux de prélèvement.

Gestion des rejets de prélèvements

Les bordereaux de prélèvement sont prévus pour représenter les paiements rejetés jusqu'à deux fois.

C'est à dire qu'un paiement rejeté sera représenté, puis, s'il est à nouveau rejeté il sera représenté une 2ème et dernière fois.

Si ce dernier prélèvement échoue également, le contrat ne sera alors plus prélevé et il faudra gérer le cas manuellement avec le client.

Lors d’un rejet :

• Une Dette du mondant du rejet est crée sur le compte du client.

• Si vous utilisez 2 rejets et qu’il s’agit du premier rejet, la Dette est automatiquement soldée par un nouveau paiement de type prélèvement automatique. Ce paiement apparaître automatiquement parmi les paiements “volants” inclus dans le prochain bordereau (voir plus haut).

• S’il s’agit du dernier rejet possible, la Dette créée est non soldée et doit être soldée autrement : virement, chèque, CB…

• La quittance apparaît en défaut de paiement tant qu’une Dette issue d’un rejet de prélèvement n’est pas soldée :

Si vous ne souhaitez pas que les prélèvements rejetés soient à nouveau intégrés dans un bordereau de prélèvement, vous disposez de deux options possibles :

• Avant de générer le bordereau, vous pourrez vous rendre sur la fiche client pour supprimer le paiement de type prélèvement automatique généré à l'étape du rejet, sans pour autant avoir besoin de décocher l'option prélèvement sur le contrat. La simple suppression du paiement de type prélèvement automatique juste après avoir effectué le rejet sera suffisante pour que le paiement ne soit pas représenté.

• Dans la configuration, désactivez l’option "Créer automatiquement un second prélèvement en cas de rejet", mais gardez à l'esprit que cela concernera tout votre portefeuille. Dès le premier rejet, le prélèvement sera désactivé sur le contrat jusqu'à ce que vous le réactiviez manuellement.