Contacts
La plateforme permet de gérer un annuaire de contacts. Les contacts sont des fiches pouvant être rattachées à d'autres fiches (clients, compagnies, apporteurs d'affaires) ou aux sinistres (expert, garage, tiers, …).
Liste des contacts
La liste des contacts vous permet de visualiser l'ensemble des contacts enregistrés dans la plateforme. Chaque ligne vous permet d'identifier le contact selon :
Le numéro d'identification du contact (généré par la plateforme).
L'identité (nom, prénom ou société).
Le service du contact.
Le type de contact. Les types de contact sont configurables depuis le menu d'administration de la plateforme (voir « Gestion des types de contact » plus bas).
À partir de cette page, vous pouvez :
Afficher les coordonnées détaillées du contact directement dans la liste.
Ajouter un nouveau contact.
Être notifié d'un éventuel rappel en retard pour ce contact (voir l'article « Événements »).
Afficher l'historique des événements associés au contact (voir l'article « Événements »).
Supprimer le contact. La suppression d'un contact n'est possible, si vous en avez les droits, que si le contact n'est associé à aucun événement, aucun email, ni aucun document.
Afficher les autres pages de résultats. Les résultats sont paginés afin de ne pas surcharger l'affichage. Vous pouvez également entrer directement le numéro de la page souhaitée dans le champ prévu à cet effet. Pour valider, vous pouvez appuyer sur les touches « Entrée » ou « Tabulation », ou tout simplement cliquer en dehors du champ. Le nombre d'éléments à afficher par page est personnalisable sur la page de configuration de la plateforme (voir l'article « Configuration de la plateforme »).
Un encart de sélection vous permet d'opérer une action sur un ou plusieurs contacts (préalablement sélectionnés). Selon les options activées sur votre plateforme, les actions possibles sur les contacts sont :
La création d'un publipostage (voir l'article « Publipostage »).
L'export de contacts (voir l'article « Exports »).
L'envoi d'un SMS aux contacts (voir l'article « Campagnes SMS »).
Les champs de recherche présents sous l'encart de sélection vous permettent de filtrer sur les éléments de la liste. Parmi ces champs se trouve notamment un champ de recherche multicritères. Ce champ vous permet de faire une recherche sur un grand nombre d'informations sur les contacts, à savoir :
Leur nom et prénom.
Le nom de leur société et de leur service.
Leurs adresses, codes postaux, villes et pays.
Leurs numéros de téléphone et fax.
Leurs adresses emails.
Leur adresse de site web et compte Facebook.
Leurs notes.
Une fois les critères de filtre sélectionnés, vous pouvez :
 | Remettre à zéro les filtres appliqués. |
 | Appliquer les filtres et lancer la recherche. |
Un clic sur une ligne de la liste permet d'afficher la fiche du contact correspondant.
Fiche contact
La fiche contact centralise toutes les informations relatives au contact. La documentation sur la fiche contact est disponible dans l'article « Fiche contact ».
Ajout / modification d’un contact
Le formulaire vous permettant d'ajouter ou de modifier un contact est divisé en plusieurs encarts thématiques. Afin de pouvoir valider le formulaire, vous devez fournir a minima le nom du contact ou un nom de société.
Gestion des types de contacts
La liste des types de contact configurés dans la plateforme affiche en lecture directe le libellé de tous les types. Ces types de contacts peuvent ensuite être utilisés lors de la création / mise à jour d'une fiche contact pour catégoriser le contact.
À partir de cette interface, vous pouvez :
Ajouter un nouveau type de contact.
Modifier un type existant.
Supprimer un type de contact.
Le formulaire d'ajout ou de modification d'un type de contact ne requiert qu'un libellé afin d'être validé. Le code permet d'accéder aux contacts dans le système de publipostage. Par exemple, sur le type de contact “Expert” on pourrait indiquer le code “exp” (terme libre de choix) afin de pouvoir accéder aux données du contact expert rattaché à un sinistre dans le publipostage. Cela permet de générer des courriers à destination d'un contact tiers par exemple. Pour plus de détails consultez la section “contacts rattachés” de l'article sur le « publipostage ».