Documents attendus

Sur chaque contrat et sur chaque sinistre vous pouvez définir la liste des pièces à fournir pour ce dossier, afin d’en effectuer un suivi précis, et même d’en faciliter les relances.

Configuration en amont

Ces listes de documents attendus peuvent être paramétrées à l’avance :

• Sur chaque type de contrat, pour renseigner les nouveaux contrats de ce type, et même les nouveaux sinistres sur ce type de contrats.

• Sur chaque produit, pour renseigner les nouveaux contrats de ce type, ainsi que les nouveaux sinistres sur ce type de contrats.

• Sur chaque garantie, pour renseigner les nouveaux sinistres impliquant cette garantie.

Tous ces paramétrages peuvent se cumuler pour construire la liste complète des pièces attendues sur un dossier.

Exemple

Pour les nouveaux contrats de type Prévoyance collective, quelle que soit la compagnie, on attend généralement :

• La liste des salariés à couvrir

• La masse salariale totale

En fonction de l’activité de l’entreprise, certaines compagnies peuvent en plus exiger des justificatifs plus spécifiques. Par exemple une entreprise de BTP pourra se voir réclamer :

• Les types de chantiers couverts, et les risques afférents.

On indiquera donc les deux premières pièces sur le type de contrat Prévoyance, pour tous les contrats de ce type, et on réservera le troisième aux produits de Prévoyance BTP des compagnies concernées. Un nouveau contrat créé sur ce produit aura automatiquement les 3 pièces dans son suivi de documents attendus.

Le paramétrage des documents attendus est identique pour les types de contrats, les produits et les garanties. Vous y accédez depuis le menu de droite :

A tout moment, la liste des documents attendus peut être modifiée sans conditions. Vous pouvez :

• Renommer un document attendu (clef à molette)

• Supprimer un document de la liste.

Pour ajouter un document à la liste, vous pouvez renseigner les informations suivantes :

• Nom. Obligatoire. C’est la seule donnée obligatoire, mais vous pouvez aller plus loin en renseignant les données suivantes.

• Type de document. Vous permet de catégoriser vos pièces, afin de faire un suivi plus ciblé. Les types de documents possibles sont alimentés par une liste personnalisée administrable.

• Périmètre d’application (types de contrats et produits uniquement). Permet d’indiquer dans quel cas de figure le document sera attendu :

  • Contrats => lors de la création d’un contrat.

  • Projets => lors de la création d’un projet (si vous utilisez les projets de contrats).

  • Sinistres => lors de la création d’un sinistre.

• Documents attendus de la part du client ? Permet de cibler vos relances du client.

• Documents attendus de la part de la compagnie ? Permet de cibler vos relances de la compagnie.

• Visible par la client ? Permet au client de délivrer le document directement depuis son extranet, au niveau de la gestion documentaire de son contrat.

• Obligatoire ? Indique si le document est obligatoire. Essentiellement à titre indicatif.

Si vous utilisez les projets de contrats, un document attendu obligatoire bloquera toute tentative de transformation du projet en contrat, tant qu’il ne sera pas indiqué “Reçu” dans le suivi.

Notez que cela ne sert qu'à préremplir les contrats et sinistres : sur chaque dossier, individuellement, il est ensuite possible de modifier cette liste de départ comme bon vous semble en ajoutant ou retirant des pièces.

L'ajout ou la suppression de documents attendus sur un type de contrat, un produit ou une garantie n'est pas rétroactive et ne modifiera pas les contrats et sinistres existants.

Gestion des documents attendus d’un dossier

La liste des documents attendus d'un contrat ou d'un sinistre est accessible depuis le bouton dédié :

Le bouton peut prendre 4 couleurs :

1. Gris : Aucun document attendu actuellement.

2. Vert : Tous les documents attendus ont été réceptionnés.

3. Orange : Le client a déposé des documents sur son extranet qu'il faut vérifier.

4. Rouge : Des documents sont encore attendus.

Au clic sur le bouton, l'interface de gestion s'affiche :

À partir de cette interface, vous pouvez :

1. Passer au statut “Attendu” le document.

2. Passer au statut “Reçu” le document.

3. Valider ou refuser le document qui repassera donc au statut “Attendu” ou “Reçu”.

4. Afficher des informations supplémentaires sur le document, le modifier, le supprimer ou le télécharger s'il y en a un.

5. Ajouter un nouveau document. Vous devez indiquer un nom qui n'existe actuellement pas pour l'entité concernée et préciser si le statut de ce document doit être affiché dans l'extranet du client et si le document est attendu par le client. Dans ce dernier cas le client pourra déposer le document directement depuis son extranet. Cette fonctionnalité n'est proposée que si l'extranet client est activé sur votre compte Modulr Courtage.

Suivi des documents attendus

Vous pouvez filtrer la liste des contrats et la liste des sinistres :

• pour lesquels des documents déposés depuis l’extranet client nécessitent une validation de votre part ;

• pour lesquels il manque des documents.

Vous pouvez ainsi isoler les dossiers requérant une relance. A ces fins vous pourrez exploiter les filtres suivants, présent sur toutes ces listes.

L’utilisation du filtre “Etat de la relance sur les documents attendus” sera détaillée dans l’article Appel et relance des documents attendus.

De plus vous pouvez activer sur votre tableau de bord un encart entièrement dédié à cet usage : “Documents attendus” :

Appeler ou relancer les documents attendus

Notifier le client ou l’assureur qu’il est redevable de certaines pièces peut se faire par email ou par courrier, et utiliser avantageusement un modèle de document ou un message prédéfini.

Vous pouvez même utiliser plusieurs niveaux de relance pour mieux personnaliser vos communications, voire automatiser ces relances en fonction de certains délais.

Pour en savoir plus, lisez l’article Appel et relance des documents attendus.