Relance et échéance
La plateforme vous permet de générer des messages de relance et des avis d'échéance à travers le publipostage (voir l'article « Publipostage »).
La génération de tels documents passe en premier lieu par la création d'un modèle de documents (voir l'article « Modèles de documents »). Depuis le formulaire de création de modèles, vous avez la possibilité de sélectionner l'entité concernée ainsi que le type du modèle :
Avis d'échéance. Ce type de modèle ne peut être utilisé que pour l'entité « Contrat ». Il vous permet de générer des avis d'échéance depuis la liste des contrats.
Message de relance. Ce type de modèle ne peut être utilisé que pour l'entité « Client ». Il vous permet de générer des messages de relance depuis la liste des clients.
Message de relance
La génération d'un publipostage pour un document de type « Message de relance » vous permet de générer des messages de relance à destination des clients. Un champ de filtre « Clients en attente de relance » est disponible sur la liste des clients afin de restreindre la liste aux clients dont le paiement d'au moins une quittance d'un contrat est en retard :
Première relance. Les clients ont un retard de paiement sur au moins une quittance d'un contrat et ne font l'objet d'aucune relance.
Seconde relance. Les clients ont un retard de paiement sur au moins une quittance d'un contrat et ont fait l'objet d'une première relance.
Une fois le filtre appliqué, vous pouvez sélectionner les clients concernés par le publipostage et générer le document final (voir l'article « Publipostage »).
La génération d'un message de relance pour un client déclenche un traitement particulier sur ce client :
Le document est enregistré dans la liste des documents de la fiche du client.
Le niveau de relance du client est modifié :
Première relance si le client n'a pas déjà été relancé.
Deuxième relance si le client a déjà été relancé une première fois.
Le niveau de relance apparaît sur la fiche client, dans l'encart « Notes importantes ».
Avis d'échéance
La génération d'un publipostage pour un document de type « Avis d'échéance » vous permet de générer des avis d'échéance à destination des clients. Un champ de filtre « Avis d'échéance à envoyer » est disponible sur la liste des contrats afin de restreindre la liste aux contrats dont la dernière quittance n'a pas encore été soldée. Le contrat n’apparaît dans la liste que si les quittances ont été correctement renseignées.
Une fois le filtre appliqué, vous pouvez sélectionner les contrats concernés par le publipostage et générer le document final (voir l'article « Publipostage »).
La génération d'un avis d'échéance pour un client déclenche un traitement particulier sur ce client et les contrats concernés :
Le document est enregistré dans la liste des documents de la fiche du client et dans les documents liés aux contrats.
L'avis d'échéance apparaît sur la fenêtre pop-up affichée au survol de la souris sur l'icône du statut de la dernière quittance des contrats concernés.
