Gestion des commissions

Cet article se propose de vous guider d’un bout à l’autre du processus de gestion de vos commissions dans Modulr. Il fait référence à de nombreuses autres pages de la documentation.

La gestion des commissions dans Modulr suit trois grandes étapes qui peuvent varier selon les cas de figure :

• Le paramétrage des commissions, jusqu'à ce qu’elles soient indiquées sur les quittances d'assurance.

• L'enregistrement des commissions attendues de la part des assureurs, ainsi que les bonifications exceptionnelles qui vous sont accordées (sur-commissions).

• L'encaissement proprement dit des commissions en comptabilité.

Indemnités de gestion
Modulr vous permet d’activer une deuxième forme de rémunération similaire et complémentaire à la commission : l’indemnité de gestion. Celle-ci fonctionne de façon similaire, peut être calculée sur les mêmes bases et peut être reversée à des intermédiaires. Tous les paramétrages et toutes les fonctionnalités concernant les commissions peuvent également s’appliquer aux indemnités de gestion si vous les avez activées sur votre plateforme. Par simplicité, nous ne parlerons ici que des commissions.

Voir aussi : Commissions et rétrocessions pour une synthèse des calculs utilisés par Modulr pour calculer vos commissions.

Paramétrage des commissions

Type de gestion

Voir Contrats, Produits, Types de contrat.

La première question à se poser est celle du type de gestion utilisé pour vos contrats :

• Quittancement non confié ?

• Quittancement confié ? Ici, deux cas de figure :

  • vous reversez les primes avec les commissions, puis l’assureur vous rétrocède les commissions.

  • vous reversez les primes sans les commissions, que vous retenez à la source.

Ce paramétrage est indiqué sur le contrat, mais peut être préparamétré sur les produits, et même sur les types de contrats si ce mode de gestion est généralisé dans votre cabinet.

Sur les avenants et les quittances : en montant fixe

Voir Avenants.

Le montant indiqué sur la quittance, comme tout le reste de la quittance, peut être préparamétré sur les avenants du contrat. On indique alors les montants à reporter sur chaque Terme. Toute quittance créée sera préremplie avec les données indiquée sur le dernier avenant.

Si vous importez des quittances par un fichier CSV ou via EDI Courtage, les montants indiqués dans le fichier sont toujours utilisés tels quels et supposés justes, car issus de l’assureur.

Sur les contrats : en %

Voir Contrats.

Les commissions sont toujours indiquées directement sur les quittances avec le reste de la prime, mais vous n’avez pas à renseigner ces informations sur chaque quittance individuellement : il est possible de paramétrer vos commissions sur le contrat en % du HT. Vous pouvez différencier le commissionnement de la première année et celui des années suivantes, le cas échéant.

Pour utiliser ce mode de calcul des commissions, il ne faut pas renseigner de montant fixe sur la prime fractionnée de l’avenant. La quittance créée utilisera préférentiellement les données de l’avenant si elles sont renseignées, puis celles du contrat.

Ainsi, chaque nouvelle quittance que vous créerez calculera la commission automatiquement à partir du taux indiqué et du montant HT de la prime. Il est donc vital que le montant HT de la prime fractionnée soit également renseigné.

Même si vous importez toutes les quittances depuis un fichier assureur ou EDI Courtage, il est vivement conseillé d’indiquer sur les contrats les commissions que vous êtes en droit d’attendre. Ainsi, vous pourrez contrôler que les montants versés par l’assureur correspondent aux termes de votre contrat d’intermédiaire.

Vous pouvez aller encore plus loin et préparamétrer vos commissions en % du HT sur les Produits, et mêmes sur les Types de contrats, ce qui remplira automatiquement les nouveaux contrats avec les bonnes valeurs.

Avec le détail des primes : fixe ou en % dans les produits, les avenants et les quittances

Voir Détail des primes.

Les montants de la prime peuvent être détaillés si vous activez l’option Activer le détail des primes. Il n’est alors plus possible d’indiquer les montants totaux du TTC, du HT, ainsi que la commission : vous devez indiquer le détail de ces montants ligne par ligne :

La commission peut être indiquée en % du HT de la ligne, ou en montant fixe, l’autre donnée se déduisant automatiquement de la première.

Le détail de primes est inséré dans chaque quittance, mais peut être préparamétré sur les avenants au niveau de la prime fractionnée, ainsi que sur les produits.

Enregistrement des commissions

Enregistrer une commission revient à dire que cette commission va vous être versée : elle est renseignée dans la quittance, mais n’est pas encore comptabilisée. La commission est enregistrée différemment selon le mode de gestion employé sur le contrat :

Quittances confiées reversées commission incluse

Les quittances confiées dont vous reversez toute la prime, commission incluse, à l’assureur, doivent d’abord être soldées puis reversées dans un bordereau compagnie.

A partir de ce point, elles peuvent recevoir des commissions. Vous disposez de plusieurs moyens pour le faire :

• Grâce à un import de commissions.

• Grâce à l'écran de Saisie des commissions.

• Grâce à l’écran de Saisie des quittancesen volume, en utilisant l’opération Saisie de commission.

• En saisissant la commission manuellement sur la quittance, depuis l’action Saisie des commissions du menu en bout de ligne. Voyons cette interface plus en détails ci-dessous.

Cette fenêtre vous permet de saisir manuellement une ou plusieurs commissions sur une quittance. Ce mode de saisie est certainement le moins courant que vous utiliserez, mais il vous permettra par exemple de corriger manuellement une erreur d’import isolée.

Plusieurs commissions peuvent se cumuler sur une même quittance, et leur total peut dépasser le montant attendu. Il s’agira alors d’un “trop-perçu” qui peut matérialiser une sur-commission liée à cette quittance spécifiquement :

Quittances confiées reversées, commission déduite

La commission est enregistrée ET comptabilisée automatiquement dès que la quittance est entièrement soldée par un paiement.

Quittances non confiées

La commission d’une quittance non-confiée peut être renseignée de trois façons :

• Dès sa création, ou en la modifiant, en cochant la case Quittance déjà payée à la compagnie. Le montant exact de la commission attendue est alors enregistré sur la quittance.

  

• Grâce à l’action sur sélection de la page Quittances : Forcer le paiement des quittances non-confiées. Cela revient à cocher la case Quittance déjà payée à la compagnie sur chacune d'elles. Le montant exact de la commission attendue est alors enregistré sur chaque quittance.

• Grâce à un import de commissions. Notez que si vous avez renseigné votre commission sur tous les contrats, l'écran de contrôle de cet import affichera la différence entre la commission attendue et la commission fournie dans le fichier de l’assureur.

  

Sur-commissions

Les sur-commissions sont insérées directement par vos soins, elles ne peuvent évidemment pas être programmées sur les contrats. Vous pouvez les renseigner depuis l'écran de saisie des Sur-commissions, dès lors que les sur-commissions sont activées sur votre plateforme.

Suivi des commissions manquantes

L'étape finale consistant à comptabiliser les commissions reçues ne peut se faire que si les commissions sont effectivement enregistrées sur les quittances. Pour celles qui ne sont pas déduites automatiquement à la source, vous aurez besoin de pouvoir suivre l'état de ces enregistrements. Nous vous proposons deux vues différentes à cette fin :

Depuis la liste des quittances

Utilisez à votre avantage les filtres suivants :

• Etat des commissions reçues : “Partielles ou non reçues”.

• et tout autre filtre permettant d'isoler un lot à traiter : compagnie, client, date d'effet, encaissement...

Depuis la page Quittances manquantes (mode commissions)

La page Quittances manquantes propose un mode qui permet de lister les contrats pour lesquels des termes sont manquants ou sans commission.

Voir Quittances manquantes.

Encaissement des commissions

Les quittances confiées avec commission déduite à la source ont déjà comptabilisé les commissions lorsqu’elles ont été soldées. Pour les autres cas de figure, il faut générer un bordereau de commission pour chaque compagnie, renseigner les paiements effectifs reçus de l’assureur, et solder les premiers avec les seconds.

Toute cette procédure est décrite dans l’article dédié aux Bordereaux de commissions et d'indemnités de gestion.