Bordereaux de commissions et d'indemnités de gestion

Voir aussi Commissions et rétrocessions pour une vue d’ensemble des modes de commissionnement possibles dans Modulr.

Les bordereaux de commissions permettent de recréer dans la plateforme les bordereaux envoyés par les compagnies, puis d’y affecter les paiements reçus à titre de commissions. L'interface permet ainsi de pointer l'ensemble des commissions reçues ou non par votre cabinet.

Cette interface permet d'enregistrer des bordereaux de réception de commissions par compagnie pour :

• Les quittances en encaissement non confié

• Les quittances en encaissement confié pour lesquelles la commission est reversée avec la prime.

• Les sur-commissions reçues ponctuellement.

Les quittances confiées pour lesquelles vous déduisez automatiquement la commission ne sont pas concernées par cette étape de gestion des commissions, puisqu’étant déduites à la source, elles sont déjà au crédit de votre chiffre d’affaires.

Cas des indemnités de gestion

Lié à l’option de configuration Activer les indemnités de gestion et les gestionnaires (nécessite un abonnement PRO ou supérieur).

Les indemnités de gestion ne sont proposées que si cette fonctionnalité est activée sur votre compte. Le fonctionnement est similaire à celui des commissions. L'indemnité de gestion est une part de la prime définie en montant fixe ou en pourcentage qui peut être pré-paramétré sur le contrat ou les avenants et qui est déduite de la part compagnie pour être soit conservée par votre cabinet soit reversée totalement ou en partie à vos apporteurs d'affaires.

Lorsque cette fonctionnalité est activée, il devient alors possible de créer des bordereaux d'indemnités de gestion.

Cas des sur-commissions

Lié à l’option de configuration Activer les sur-commissions (nécessite un abonnement PREMIUM).
Voir l'article sur le Sur-commissionnement.

Si cette fonctionnalité est activée sur votre compte, il est possible d'importer des commissions exceptionnelles perçues de la part des compagnies.

Liste des bordereaux

La liste des bordereaux vous permet de retrouver l'historique des bordereaux de commissions (et d'indemnités de gestion si cette fonctionnalité est activée).

À partir de cette interface vous pouvez :

1. Générer un nouveau bordereau.

2. Cliquer sur une ligne pour consulter le détail d'un bordereau.

3. Vérifier l'état du bordereau :

   • carré vert : Le bordereau est soldé.

   • carré rouge : Le bordereau n'est pas entièrement soldé. Le montant restant à affecté est précisé au survol.

4. Menus d'actions :

   1. Voir le(s) paiement(s) de la compagnie affecté(s) au bordereau.

   2. Enregistrer une copie du bordereau au format CSV dans les documents de la fiche compagnie.

   3. Effacer le bordereau. Les lignes du bordereau ressortiront alors de nouveau aussitôt dans le prochain bordereau que vous souhaiterez générer pour la compagnie.

5. Infobulle : rappelle qui a créé le bordereau et qui l’a modifié en dernier.

Générer un bordereau de commissions / d’indemnités de gestion

Un clic sur le bouton + vous envoie sur la page suivante :

• 

  Choisissez pour quelle compagnie vous souhaitez générer un bordereau

• Indiquez le type de bordereau à créer : commissions ou indemnités de gestion. Si les indemnités de gestion ne sont pas activées sur votre plateforme, le type de bordereau est automatiquement commissions.

• Enfin, cochez les sources de vos commissions : quittances non confiées, quittances confiées avec commission reversée à la compagnie, et sur-commissions. Modulr listera ensuite toutes les quittances concernées dans l'étape suivante.

Toutes les quittances disponibles pour cette compagnie sont listées, en fonction des cases cochées à l'étape précédente :

• Les quittances non confiées qui ont été indiquées "payées à la compagnie"

• Les quittance confiées, entièrement soldées, dont la prime a été reversée à la compagnie avec la commission (voir Bordereaux compagnies).

• sur-commissions reçues de la compagnie (voir Sur-commissionnement).

Sélectionnez toutes les quittances que vous voulez grouper dans le même bordereau afin d’en faire le suivi. Votre bordereau apparaît alors en première position dans la liste des bordereaux :

Comme le signale le carré rouge, aucun encaissement bancaire n’a été associé à ce bordereau. Il va falloir lui affecter un paiement dès qu’il aura été reçu de la part de la compagnie.

Création automatique de bordereau…

… par l’import de commissions

Si vous enregistrez vos commissions par le biais d’un import de fichier CSV, lorsque vous validez l'écran de contrôle intermédiaire, Modulr vous propose de créer pour vous des bordereaux de commission à partir des commissions importées :

… par la Saisie des Quittances

Si vous enregistrez les commissions compagnie via la section Sasie des quittances (en mode Commissions), vous disposez d'une option pour générer automatiquement un bordereau de commissions à la fin du traitement :

Dans ce cas, dès que la création des commissions sélectionnées se termine, Modulr crée un bordereau de chaque type (commissions ou indemnités de gestion) pour chaque compagnie concernée, et y groupe toutes les commissions et indemnités de gestion présentes dans les quittances que vous venez de traiter. Cela vous permet de gagner du temps pour établir un suivi de vos paiements périodiques, lot par lot.

Créer un paiement compagnie

Pour pouvoir affecter un paiement compagnie à un bordereau il faut que ce paiement existe dans le compte de la compagnie. Vous disposez de deux moyens pour le faire :

• soit manuellement dans la fiche de la compagnie.

• soit par le biais d’un import de paiements compagnie, comme décrit dans l’article Imports.

Dans une fiche compagnie, l’onglet Compte vous permet de gérer les paiements et même leurs affectations. Si vous avez activé la gestion confiée des règlements de sinistres, assurez-vous de vous trouver dans l’onglet Commissions, car les paiements liés à la sinistralité ont une comptabilité différente. Puis cliquez sur + pour créer un nouveau paiement.

Affecter un paiement compagnie à un bordereau

Un paiement disponible peut être affecté au bordereau de deux manières :

• depuis la fiche compagnie.

• depuis l'écran le bordereau.

Affectation depuis la fiche compagnie

Cette étape peut être réalisée juste après la saisie du paiement car elle se déroule au même endroit.

• Cliquez sur le paiement pour déplier le détail de ses affectations.

• Choisissez le bordereau à solder.

• Indiquer le montant à lui affecter (ce montant ne peut dépasser le montant restant sur le paiement).

• Validez.

Affectation depuis le bordereau

Depuis la liste des bordereaux de commission et d’indemnités de gestion, le menu d’action en bout de ligne vous permet d’accéder à l'écran d'affectation :

L’ensemble des paiements compagnie disponibles est affiché. Vous pouvez les affecter librement jusqu'à solder le bordereau. Il n’est pas possible d’affecter un montant supérieur à celui attendu. Plusieurs paiements peuvent être utilisés pour solder le bordereau, ce qui peut arriver si un premier paiement insuffisant a été envoyé par erreur, suivi du solde.

Bordereaux négatifs : rembourser un trop perçu à l’assureur

Il peut arriver que le bordereau mensuel d’un assureur soit négatif, lorsqu’il contient plus de commissions négatives que de commissions positives. Par exemple :

Cela signifie que vous être redevable de la somme du bordereau à l’assureur. Vous avez deux options pour gérer ce cas :

• Ne pas générer le bordereau ce mois-ci : les montants négatifs resteront en attente jusqu’au prochain bordereau, qu’ils viendront compenser.

• Générer le bordereau malgré tout : dans ce cas, Modulr génère un bordereau négatif, et dans le compte compagnie apparaît un règlement de type “Remboursement” du montant total du bordereau. Ce règlement pourra être affecté à un prochain bordereau en compensation, pour refléter le fait que l’assureur retiendra les sommes dues de vos futures commissions.