Bordereaux partenaires

Les bordereaux de partenaires permettent de générer des bordereaux de rémunération des apporteurs d'affaires / gestionnaires d'après les quittances soldées des contrats qui leur sont rattachés.

Générer un bordereau partenaire

Quelles sont les primes qui peuvent être reversées ?

Toutes les quittances soldées dont la commission est déduite à la source, qu'elles soient en encaissement confié ou non confié, ressortent automatiquement dans le menu Bordereaux partenaires pour effectuer le versement. Pour les quittances en encaissement non confié, cela revient à cocher la case « Payée à la compagnie ».

Les quittances dont la commission est reversée, en revanche, ne ressortent pas directement. Il faut d'abord passer par l'interface Saisie des commissions pour valider la réception de vos commissions sur ces quittances. Une fois cette étape effectuée, ces quittances ressortent dans le menu Bordereaux partenaires pour effectuer le versement.

Le choix de déduire ou reverser les commissions se fait sur le contrat avec le paramètres Règlement des primes compagnies (Commission déduites ou Commissions reversées) et s'applique à toutes les quittances du contrat.

Génération des bordereaux en volume pour plusieurs partenaires

En accédant au menu Bordereaux partenaires, l'historique des bordereaux n'est pas affiché directement. C'est la liste des partenaires paramétrées dans la plateforme qui apparait. Les partenaires pour lesquels une rétrocession de commissions est possible sont affichés en début de liste et les montants pré-calculés apparaissent directement.

Les informations affichés sont :

Le nombre de commissions à reverser.
La somme à reverser pour ces quittances.

Des filtres sont disponibles en haut de page et permettant de filtrer ces données de rétrocession ainsi :

Filtre sur la date de comptabilisation : Permet de ne prendre en compte dans la liste des éléments à reverser que les quittances comptabilisés dans la période indiquée.
Filtre sur la date de règlement : Permet de ne prendre en compte dans la liste des éléments à reverser que les quittances soldées dans la période indiquée. Cela permet par exemple de reverser les primes du mois derniers uniquement, en excluant celle en début du nouveau mois et qui auraient déjà été soldées.

Sur cette interface vous pouvez :

Cocher la case pour générer le bordereau : S'il y a des commissions pouvant être reversées, vous pouvez choisir de cocher les partenaires concernés pour générer en une action l'ensemble des bordereaux via le bouton Générer les bordereaux disponible en bas de page.
Aller consulter l'historique des bordereaux générés pour chaque partenaire.
Consulter le détail des commissions à reverser pour chaque partenaire et générer les bordereaux partenaire par partenaire en vérifiant le détail. Cette action n'est possible que s'il y a des commissions à reverser au partenaire. Le fonctionnement de génération d'un bordereau partenaire spécifique est décrit ci-après.

Un filtre disponible en bas de page vous permet également de retrouver l'ensemble des bordereaux partenaires ayant été générés à une date spécifique. Le résultat affichera la liste des bordereaux identifiés par la recherche.

Génération des bordereaux partenaire par partenaire

Comme vu ci-dessus, le menu Bordereaux partenaires affiche la liste des partenaires avec ceux pour lesquels une rétrocession de commissions est possible en début de liste. Sur ces partenaires, il est possible de consulter le détail des commissions à reverser.

L'accès au détail permet de consulter les informations suivantes pour chaque prime :

Référence du contrat.
Le nom du client (cliquable pour accéder à sa fiche).
Période de la quittance.
Montant de base de la rétrocession : Selon la configuration du contrat, il peut s'agir du TTC de la quittance, du HT, de la commission du cabinet, de la commission du cabinet + les honoraires.
Le mode de rétrocession : Précise l'origine du montant servant de base de rétrocession avec la méthode de calcul de la commission à reverser.
Montant à reverser pour la quittance.

Depuis cet écran vous pouvez générer le bordereau du partenaire en cochant soit toutes les lignes, soit uniquement celles que vous souhaitez reverser. Il est également possible de saisir une référence de règlement (paiement, chèque, autre) lors de la génération du bordereau.

Retrouver des bordereaux partenaires

Les bordereaux générés peuvent ensuite être retrouvés depuis le menu Bordereaux partenaires en ouvrant l'historique des bordereaux des partenaires. Ils sont également enregistrés au format CSV compatible Excel et au format PDF dans les documents de la fiche du partenaire. Ces fiches sont dans les menus Apporteurs d'affaires et Gestionnaires. Ainsi, vous pouvez vous rendre dans la fiche du partenaire pour récupérer le fichier PDF du bordereau et l'imprimer pour l'envoyer au format papier ou bien l'envoyer par mail au partenaire directement depuis l'interface.

LISTE DES BORDEREAUX D'UN PARTENAIRE

La liste des bordereaux d'un partenaire vous permet de retrouver l'historique des bordereaux générés pour le partenaire.

À partir de cette interface vous pouvez :

1. Revenir à la liste des partenaires.

2. Rapidement lister les bordereaux d'un autre partenaire ou bien générés à une date spécifique.

3. Cocher un ou plusieurs bordereaux pour :

Les envoyer par email : Possible si une adresse email est renseignée sur la fiche du partenaire.
Générer un fichier de virement SEPA : Possible si les coordonnées bancaires de votre société et celles du partenaire sont complètes et si la devise et l'EURO.

4. Cliquer sur la ligne pour consulter le détail du bordereau.

5. Voir l'état de l'envoi de l'email au partenaire, qui peut être :

	Impossible car aucune adresse email n'est configurée sur la plateforme ou pour le partenaire en question.
	Erreur lors de l'émission du mail par le serveur.
	Non-envoyé.
	Envoyé mais retournant une erreur.
	Envoyé avec succès.

6. Infobulle au survol

7. Exporter le bordereau dans différents formats (EDI, CSV, PDF) ou bien effacer le bordereau.

Annuler un bordereau partenaire

Il est possible d'annuler un bordereau partenaire en y accédant dans l'historique des bordereaux du partenaire et en utilisant l'action d'annulation disponible dans le menu en bout de ligne. Cela aura pour effet :

De sortir toutes les quittances concernées du bordereau. Elle ressortiront alors de nouveau aussitôt dans les calculs automatique des rétrocessions à faire sur l'écran Bordereaux partenaires.
De générer les écritures comptables d'annulation si la comptabilité est activée.

Consultation d’un bordereau partenaire

Depuis la liste des bordereaux d'un partenaire, il est possible de cliquer sur chaque ligne de bordereau pour consulter le détail du bordereau.

Les informations suivantes sont affichées en en-tête :

Le numéro du bordereau et sa date de génération.
Le partenaire concerné par le bordereau.
La société concernée par le bordereau.
La référence du règlement (si renseignée lors de la génération du bordereau).

Les informations suivantes sont affichées sur chaque quittance :

La référence du contrat.
Le nom du client (cliquable pour accéder à sa fiche).
La période de la quittance.
Le montant de base de la rétrocession.
Le mode de rétrocession
Le montant à reverser pour la quittance.

Le nombre de quittances et les totaux sont affichés en fin de liste.