Utiliser les factures honoraires

Lorsque vous facturez des honoraires à vos clients en lien avec un contrat d’assurance, vous pouvez simplement indiquer le montant des honoraires TTC sur vos quittances. Cependant vous avez peut-être un contrat de prestation (conseil, gestion…) bien dissocié des contrats d’assurance que vous gérez pour les assureurs.

A cette fin, Modulr permet de gérer des contrats d’honoraires, à part des contrats d’assurances, afin de facturer vos propres prestations aux clients. Ces contrats ne génèrent pas de quittances, mais des factures d’honoraires, que nous appellerons simplement « factures » dans Modulr, par opposition aux « quittances » d’assurance.

Contrats d’honoraires et factures utilisent les mêmes mécanismes que les contrats d’assurance et les quittances, aussi nous allons nous concentrer sur les différences qui les caractérisent.

Activer les factures d’honoraires

Pour activer les contrats d’honoraires dans Modulr, vous devez activer l’option de configuration « Activer les contrats d’honoraires » dans l’onglet « Assurance » de la page « Configuration ».

Cela active plusieurs choses sur votre plateforme :

Un page « Factures » accessible depuis votre menu principal.
La possibilité d’activer les contrats d’honoraires sur chaque type de contrats individuellement.
3 nouveaux comptes comptables accessibles dans le « Journal comptable » :
- Honoraires soumis à TVA
- Honoraires non soumis à TVA
- TVA

Du fait de son impact comptable, par sécurité, cette option ne peut être activée ou désactivée que si le journal comptable de chaque société est désactivé au préalable.

Paramétrage des contrats d’honoraires

En premier lieu vous préciser sur les types de contrats concernés qu’il s’agit de contrats d’honoraires. A cette fin il est conseillé de créer des types de contrats pour chaque type de prestation que vous proposez, ou simplement un type unique « Honoraires ».

Ouvrez en édition un type de contrat pour lequel il n’existe encore aucun contrat. Puis cochez la case « Contrats d'honoraires ».

A compter de cet instant, tous les contrats de ce type que vous allez créer seront des contrats d’honoraires et permettront de créer des factures.

Saisie des contrats d’honoraires

Les contrats d’honoraires sont créés via le même écran que les contrats d’assurances ; certaines informations propres aux contrats d’assurances n’auront donc aucune utilité ici, par exemple : les champs « Commission en % du HT », « Commission », « Indemnités de gestion en % du HT », le champ « Honoraires », le « Mode d’encaissement (confié/non confié) », etc…

Configuration générale

Tout contrat Modulr doit être lié à une compagnie. Dans le cas des contrats d’honoraires, le prestataire est toujours votre cabinet. Il est donc conseillé de créer une fiche compagnie au nom de votre cabinet (ou plusieurs, si vous gérez plusieurs sociétés sur votre compte).

Astuce

Afin d’aller encore plus rapidement dans la saisie de vos contrats, vous pouvez même configurer un produit par prestation, lié à votre type de contrat d’honoraires et à votre compagnie.

Configuration de la prime

Comme pour les contrats d’assurance, vous pouvez préciser sur votre contrat d’honoraires les montants de la prime fractionnée. Cela s’appliquera à vos factures d’honoraires et permettra de préremplir leur montant - utile si vous facturez de façon récurrente. Quelques précisions :

Le montant des honoraires d’un contrat d’honoraires doit être saisi dans les champs « Prime TTC » et « Prime HT ». Chaque fois qu’il est question de « prime » dans une fonctionnalité disponible à la fois aux contrats d’assurances et aux contrats d’honoraires, elle s’applique aussi bien au montant des primes d’assurances qu’au montant des factures d’honoraires.
Vos factures d’honoraires peuvent être sujettes à la TVA ; vous disposez des mêmes moyens que les contrats d’assurances pour configurer cette taxe :
- Renseigner les montants TTC et HT à la main. Le montant de la TVA sera déduit par soustraction dans les publipostages et les affichages informatifs.
- Configurer le produit en indiquant un taux de taxes global : lorsque vous saisirez la Prime TTC, Modulr pourra en déduire le montant HT pour vous.
- Configurer une taxe historisée dans la section « Historique : indices, taxes… » que vous rappellerez simplement sur chaque contrat concerné.
Enfin vous pouvez y ajouter des frais de courtage.

La plupart des fonctionnalités connexes disponibles sur les contrats d’assurances le sont également sur les contrats d’honoraires. Notamment :

Gestion des avenants
Tâches
Classement des emails et des documents
Générer des documents et des emails depuis des modèles liés à l’entité « Contrats »
Documents attendus
Dématérialisation Chorus Pro pour les organismes publics
Tarification par assiettes de cotisation
Gestion des sinistres
Apporteurs d’affaires et gestionnaires
Validation des quittances obligatoires

Les fonctionnalités suivantes sont indisponibles sur les contrats d’honoraires :

Suivi des impayées depuis le tableau de bord
Relances automatiques des impayés
Import de quittances
Détail des primes
Garanties

Un type de contrat d’honoraires ne peut gérer que des contrats d’honoraires, pas des contrats d’assurances.
A partir du moment où un contrat d’un certain type est créé, il n’est plus possible de modifier l’option sur le type de contrat.

Liste des factures

De même que les listes des quittances et des dettes génériques sont accessibles sur des pages dédiées, vous pouvez désormais accéder à vos factures depuis le menu de gauche.

Elle est très similaire aux deux autres pages, et propose des filtres plus adaptés aux facture.

Les actions sur sélection disponibles sont :

Exporter
Validation des factures : permet de valider les factures en attente de validation (cette option doit être activée sur chaque produit)
Dématérialisation Chorus : si la dématérialisation de factures est activée sur votre plateforme.

Pour plus de détails sur cette page, consultez l’article Liste des factures.

Créer une facture

Depuis un contrat

Au lieu d’un onglet « Quittances » un contrat d’honoraires dispose d’un onglet « Factures », qui permet uniquement de gérer et de créer des factures d’honoraires.

L’écran de création d’une facture est similaire à celui des quittances, mais simplifié :

Par défaut, Modulr vous propose une période de facturation liée à la Périodicité de votre contrat. Cependant, contrairement à des quittances Termes, vous avez toute liberté pour modifier ces dates.

Si vous avez saisi dans vos avenants les montants récurrents de facturation dans la section « prime fractionnée », ces montants seront rappelés ici à la création d’une nouvelle facture.

Factures et quittance partagent la même structure de données. Les factures sont traitées comme des quittances comptant en gestion confiée.
Comme pour les quittances, les informations du champ « Commentaire » apparaitront dans le bordereau comptable

Saisie des quittances

Alternativement, si vous facturez de façon récurrente certaines prestations, vous pouvez créer des factures en masse depuis l’écran « Saisie des quittances » (si ce dernier est activé sur votre plateforme).

Modulr utilisera alors la périodicité et les montants de prime indiqués dans la section « Prime fractionnée » du dernier avenant, pour préremplir les factures d’honoraires.

Dans les critères de génération en haut de page, sélectionnez simplement « Saisie de factures » :

Numérotation des factures

Les quittances d’assurances disposent d’une numérotation technique simpliste : un numéro qui augmente à chaque nouvelle quittance, sans préoccupation particulière pour l’ordre des dates ou la continuité des numéros.

Les factures d’honoraires, en revanche, suivent une autre numérotation, plus contrôlée :

Les numéros doivent suivre l’ordre des dates comptables (dates de création).
Les numéros doivent se suivre sans discontinuité.

Pour garantir ces contraintes, il n’est pas possible de supprimer les factures émises, sauf la dernière créée (à condition qu’elle ne soit ni soldée ni figée dans un bordereau comptable, comme pour les quittances).

Le numéro de la facture est publipostable par l’étiquette {{re.invoice_code}}.
Sur les quittances d’assurances, vous pouvez activer une numérotation plus proche de celles des factures, qui garantit la continuité des numéros, mais elle reste dissociée de la numérotation des factures.

Editique

Les quittances d’assurances peuvent être associées à leur avis d’échéance s’il est généré depuis un modèle de document de type « Avis d’échéance ».

Les factures ne peuvent être liées à un avis d’échéance : au lieu de cela on dispose d’un autre type de modèle de document : « Facture », qui joue le même rôle, mais qui est clairement différencié de son homologue assurantiel.

Procédez de la même façon que pour les quittances :

Créez un modèle de document Word : vous disposez à cet effet des mêmes étiquettes de publipostage que pour les quittances. Notez qu’il existe quelques étiquettes spéciales permettant de cibler spécifiquement les factures en excluant les quittances et les dettes génériques.
Importez votre modèle dans la section « Modèles de documents » en précisant :
- L’entité « Contrats ».
- Le type spécial « Facture ».

Générez un document de facture individuellement depuis une facture, via l’action « Générer un document » et en choisissant le modèle adapté.

Lorsqu’un document de type facture a déjà été généré à partir d’une facture, il n’est plus possible de générer un nouveau document. Les modèles de type facture ne sont donc plus disponibles dans les modèles de documents de la facture.

Générez des documents factures en masse depuis la page Factures en utilisant l’action sur sélection « Publipostage » et en choisissant le modèle adapté.

Ce type de document est obligatoirement converti en PDF lors de sa génération. Aucune version Word d’une facture n’est enregistrée dans la GED du contrat.

Solder les factures

Par définition, les factures d’honoraires sont toujours en encaissement confié. Elles apparaissent donc toujours dans l’onglet « Compte » de vos clients :

Elles sont listées parmi les quittances et dettes du client, sans distinction.
Elles peuvent être soldées de la même façon que ces dernières, par affectation d’un paiement du client.