Déclarations de sinistres
Vous pouvez autoriser les clients à créer des sinistres sur leur extranet, en activant l’option « Permettre la déclaration de sinistres dans l'Extranet Client » .
Cependant, si vous le faites, les sinistres créés par les clients seront directement effectifs dans Modulr ; vous souhaitez peut-être intercaler une phase de contrôle entre la déclaration par le client et la prise en compte du sinistre dans Modulr. C’est une fonctionnalité que vous pouvez activer.
Activation et options
Ce paramétrage ne peut être réalisé que par le Support Ecilia.
Rendez-vous dans la section Administration / Configuration, dans l’onglet « Assurances » et recherchez la section « Déclaration de sinistres ». 3 options sont disponibles pour le Support Ecilia :
« Activation de la déclaration de sinistre »
« Le contrat est obligatoire pour la déclaration de sinistre »
« Interdire la saisie de contrat lors de la déclaration de sinistres sur l'extranet »
La première option permet d’activer toutes les fonctionnalités décrites ci-dessous, en particulier un nouvel écran de contrôle intermédiaire sur votre espace de gestion.
Les deux autres options sont mutuellement exclusives et permettent d’imposer une saisie rigoureuse au client, ou au contraire de lui permettre un certain degré d’incertitude dans les informations contractuelles qu’il doit saisir. Nous verrons plus bas quel est leur impact exact.
Déclaration sur l’extranet
Activer la déclaration de sinistres et la rendre disponible sur l’extranet client a 2 conséquences sur l’extranet :
Le client peut toujours utiliser la fonction « Nouveau sinistre » depuis sa section « Sinistres ». L’interface reste similaire, mais cela ne va plus créer un sinistre effectif directement : au lieu de cela une déclaration préalable sera effectuée.
Un nouvel écran est accessible depuis le menu de gauche : « Déclarations de sinistres », qui liste les déclarations en cours de révision. Il est également possible de déclarer depuis cet écran.
Liste des déclarations
Bouton « Nouveau sinistre » : permet de saisir une nouvelle déclaration (voir section suivante)
Liste : cliquer sur une ligne ouvre la fiche de la déclaration et permet d’effectuer d’autres actions, comme le dépôt de documents.
Filtres : permet d’isoler les déclarations dont le courtier attend des pièces (CNI, constat, certificat médical, etc…)
Saisir une déclaration
L’écran de saisie d’une déclaration va changer sensiblement en fonction du paramétrage que vous aurez réalisé dans la Configuration de Modulr :
Si l’option « Interdire la saisie de contrat lors de la déclaration de sinistres sur l'extranet » est désactivée (mode complet)
Dans ce mode, renseigner le contrat est obligatoire. L’intérêt ici est qu’une fois le contrat renseigné, Modulr peut proposer au client quel bénéficiaire, immeuble, ou véhicule est impliqué dans le sinistre, parmi ceux renseignés sur le contrat. Dans le cas des véhicules, il est en plus possible de renseigner le nom du conducteur, et d’indiquer si des dommages corporels ont été subis. Ce mode permet au courtier de recueillir dès le départ un maximum d’informations précises sur le sinistre.
Si en plus l’option « Le contrat est obligatoire pour la déclaration de sinistre » est désactivée, la liste des contrats propose un choix « Je ne trouve pas mon contrat » et le choix d’un contrat devient donc totalement facultatif. Le courtier devra ensuite rattacher la déclaration au contrat concerné sur son espace de gestion.
Si l’option « Interdire la saisie de contrat lors de la déclaration de sinistres sur l'extranet » est activée (mode simple)
Dans ce mode le client ne se voit pas proposer le choix du contrat : il peut se contenter d’indiquer la date et la garantie concernée. Il doit ensuite indiquer une immatriculation (dans le cas d’un contrat sinistre de véhicule) ou son n° de police mais aucune de ces deux informations n’est contrôlée ici. Cela se fera lors de la prise en compte de la déclaration dans l’espace de gestion du courtier.
Astuces
Si la garantie choisie est configurée pour comporter des documents attendus, ces documents sont précisés dans un message en haut de page pour que le client puisse les déposer une fois sa déclaration effectuée (voir ci-dessous).
Si le contrat choisi est d’un type qui prévoit des documents attendus pour les sinistres, ces documents sont également précisés dans le message.
De plus tous ces documents attendus sont liés à la déclaration, et le courtier pourra en faire le suivi dans son espace de gestion.
Suivi d’une déclaration sur l’extranet
Une fois que le client a saisi sa déclaration, il peut y accéder en cliquant dessus dans la liste. Cela l’envoie sur la fiche correspondante.
Il peut seulement consulter les informations saisies (onglets « Synthèse du sinistre » et « Détails »)
Et déposer des documents sur l’onglet « Documents ». Ces documents seront ensuite visibles sur la déclaration dans l’espace de gestion du courtier.
Gestion des déclarations dans l’intranet
Liste : rappel des informations identifiantes de la déclaration. 3 interactions possibles :
Cliquer sur la ligne ouvre la déclaration pour que vous puissiez l’examiner et décider de son sort.
L’icône des documents attendus permet d’ouvrir la fenêtre habituelle des documents attendus. Si le type de contrat et/ou la garantie indiqués par le client comportaient des documents attendus, vous les retrouverez ici. Vous pouvez évidemment gérer la liste des pièces manquantes comme sur les contrats et les sinistres.
Supprimer une déclaration.
Filtres : si vous recevez beaucoup de demandes de sinistres, ces filtres vous permettront de traiter les déclarations par groupes, ou bien si un client vous relance pour la prise en charge de sa demande vous pouvez aussi la rechercher par son n° interne (que le client peut voir dans son extranet).
Gérer une déclaration
Cette fenêtre se compose des éléments suivants :
Rappel de l’identité du client
Consolidation des données saisies : selon la configuration effectuée dans Modulr, le client aura indiqué un contrat existant, ou bien aura saisi librement un n° de police ou une immatriculation de véhicule, ces deux données pouvant être inexactes. Dans ce dernier cas, vous pouvez ici rattacher le futur sinistre à un contrat existante. De même si le client a indiqué une garantie incorrecte par rapport au détail du sinistre, vous pouvez la modifier ici.
Consultation des documents liés : si le client a déposé des documents dans la fiche de sa déclaration, vous pouvez les télécharger d’un clic et le consulter. Ensuite, si des documents sont manquants, libre à vous de relancer le client à leur sujet avant de transformer la déclaration en sinistre effectif.
Convertir en sinistre : Enfin lorsque vous voulez confirmer la création du sinistre il vous reste à cliquer sur « Convertir en sinistre ». Cela vous renvoie vers la création d’un sinistre dont la plupart des champs sont préremplis à partir des informations de la déclaration.
Pour revenir à la liste sans modifier la déclaration, refermez la fenêtre par le bouton « croix » situé dans le coin supérieur droit.
Si vous voulez refuser la prise en charge, refermez la fenêtre et cliquez sur l’icône « poubelle » dans la liste.
Supprimer une déclaration
Vous pouvez effectuer deux actions ici :
Supprimer la déclaration sans informer le client (bouton « Supprimer »).
Compléter le contenu de l’email proposé à l’écran : cela réactive le bouton « Supprimer et notifier » qui supprimera la déclaration et enverra l’email au client, en utilisant le compte email par défaut de votre compte utilisateur.
Astuce : Configurer une tâche de rappel automatique
Vous pouvez configurer un modèle de tâche automatique pour que chaque déclaration effectuée sur par un client des puis l’extranet génère une tâche de rappel automatiquement.
Pour cela, procédez comme expliqué dans l’article Tâches prédéfinies, en utilisant le déclencheur « Action sur l’extranet client » / « Déclaration de sinistre ».