Références automatiques des contrats

Si vous générez les numéros de polices pour l’assureur, ou si vous utiliser votre propre numérotation interne de contrats, vous n’avez pas à saisir manuellement le champ Référence des nouveaux contrats : vous pouvez laisser Modulr s’en charger en lui indiquant la nomenclature. Deux modes sont possibles :

• Une nomenclature globale à tout le portefeuille (ancienne option, nous conseillons plutôt d’utiliser la suivante)

• Une nomenclature spécifique à chaque Produit.

Nomenclature globale

Pour utiliser ce mode, activez dans la Configuration l’option suivante : Activer le calcul automatique des références contrats.

La nomenclature globale se compose d’un préfixe et d’un incrément numérique pouvant être complété par des zéros.

Exemple : 078.7867/00078753

Cela vous donne accès à de nouvelles options de configuration qui vous permettent de définir la nomenclature :

• Dernière valeur utilisée pour les références automatiques. Cet valeur numérique va évoluer toute seule au fil des souscriptions, mais vous pouvez lui donner sa valeur de départ. Vous pouvez ainsi garantir la continuité de vos références de contrats après une reprise de données.

• Longueur de la partie numérique (hors préfixe) des références contrats. Si la partie numérique comporte moins de chiffres, il est complété par des zéros à gauche, comme dans l’exemple ci-dessus.

• Préfixe des références contrats. Saisie libre, alphanumérique.

Nomenclature par produit

Pour utiliser ce mode, activez dans la Configuration l’option suivante : Activer le calcul automatique des références contrats à partir du paramétrage du produit.

La nomenclature produit se compose d’un préfixe et d’un incrément numérique.

Exemple : 078.7867/78753

Au lieu de définir la nomenclature globalement, vous devez la définir par produit. Cela implique bien sûr d’utiliser la notion de Produit dans Modulr, ce que nous conseillons vivement pour toutes les possibilités de paramétrage et de suivi que cela vous offre.

Une fois l’option globale activée, vous retrouvez sur chaque produit les champs suivants :

Vous pouvez ainsi définir les éléments de la référence du contrat :

• Préfixe de la référence. Saisie libre, alphanumérique.

• Numéro de la prochaine référence. Cette valeur va évoluer toute seule au fil des souscriptions, mais vous pouvez lui donner sa valeur de départ. Vous pouvez ainsi garantir la continuité de vos références de contrats après une reprise de données.

Vous constaterez qu’il est possible de définir une “référence automatique de projet”. Il s’agit d’une référence temporaire qui va vous servir à retarder la création de la référence contrat (voir ci-dessous).

Définir une référence temporaire (“référence automatique de projet”) version 15.6

Vous pouvez définir une référence de projet qui servira de référence temporaire sur le contrat jusqu'à ce qu’un événement particulier survienne (typiquement, le paiement de l’acompte par le client, qui activera le contrat). Vous évitez ainsi de générer une référence inutile auprès de l’assureur, en cas de non effet du contrat.

Concrètement, si le contrat est créé avec un sous-état spécifique que vous aurez défini sur le produit, il prendra une référence temporaire au lieu de la référence finale. Cette référence se définit elle aussi par un Préfixe et un incrément indépendants de la référence de contrat. Les deux nomenclatures ne peuvent utiliser le même préfixe.

Dès que le contrat perdra son sous-état, la référence temporaire (“de projet”) sera remplacée par la référence finale (“de contrat”) définitivement.

L’utilisation de la référence temporaire impose d’avoir paramétré une référence finale.

Exemple :

Le prochain contrat créé avec le sous-état “Demande de garantie”, ou les prochain projet transformé en contrat avec ce sous-état, prendra d’abord la référence “DEVIS.078-18765”. Dès que le contrat changera de sous-état, la référence sera remplacée par “078.7867/78753” (ou un autre incrément, car si des contrats ont été créés entre temps sur ce produit, l’incrément aura changé).